2013會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試《會(huì)計(jì)電算化》：會(huì)計(jì)電算化檔案管理

　　2013年會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試備考正在如火如荼進(jìn)行，為了幫助廣大考生充分備考，從論壇整理了一些相關(guān)備考資料供大家參考，祝愿大家學(xué)習(xí)愉快，夢(mèng)想成真！

第三章 會(huì)計(jì)電算化基本要求

第五節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求

　　計(jì)算機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書(shū)面會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，必須符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求；如果采用中文或中外文對(duì)照，字跡一定要清晰。這些作為會(huì)計(jì)檔案保存的資料，其保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。

　　一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理概述

　　電算化會(huì)計(jì)檔案包括以磁性介質(zhì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印輸出的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，還有會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行過(guò)程中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。

　　存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，其保存期限應(yīng)與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（書(shū)面形式的會(huì)計(jì)財(cái)簿、報(bào)表）相一致。

　　會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)文檔資料，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。

　　二、記賬憑證的生成與管理

　　計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，記賬憑證的生成有兩種方式：

　　1.將原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員的簽名或蓋章、會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名和蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。

　　計(jì)算機(jī)與手工并行工作期間，可用計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。

　　此外，在保證記賬憑證清晰的前提下，計(jì)算機(jī)打印輸出憑證中的表格線可適當(dāng)減少。

　　三、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理

　　計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，財(cái)政部對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的書(shū)面打印有明文規(guī)定，其保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但財(cái)政部的規(guī)定同時(shí)考慮到計(jì)算機(jī)打印的特殊情況，在會(huì)計(jì)資料生成方面作了一些靈活規(guī)定，包括：

　　1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè)的辦法；如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁(yè)打印的，也可按旬打印輸出。

　　2.一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打��；發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁(yè)打印。

　　3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類(lèi)賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類(lèi)賬可用“總分類(lèi)賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。

　　4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。

　　5.記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

　　6.采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿，必須征得同級(jí)財(cái)政部門(mén)的同意。

　　7.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年。期滿后，原則上應(yīng)由財(cái)會(huì)部門(mén)編造清冊(cè)并移交本單位檔案部門(mén)保管。

　　8.各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得外借。

　　9.各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

　　四、電算化會(huì)計(jì)檔案的基本要求

　　1.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲(chóng)蛀、防霉?fàn)�和防鼠咬等工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，最好放在兩個(gè)不同的建筑物內(nèi)。

　　2.采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，要定期進(jìn)行檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料丟失。一般來(lái)說(shuō)，軟盤(pán)的存放環(huán)境，溫度4oC-50oC，相對(duì)濕度8％-83％，磁場(chǎng)強(qiáng)度50奧斯特。

　　3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會(huì)計(jì)檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　4.各種會(huì)計(jì)資料，包括打印出來(lái)的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤(pán)、硬盤(pán)、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。

　　5.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查病毒，防止感染病毒。

　　6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤(pán)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

　　7.存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書(shū)面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說(shuō)來(lái)，為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至其中的會(huì)計(jì)信息完全過(guò)時(shí)為止。

　　8.對(duì)存檔的會(huì)計(jì)資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會(huì)計(jì)主管的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)具備出納人員簽名和蓋章等。

　　9.對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的人員，應(yīng)該進(jìn)行檢查糾正，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政、審計(jì)機(jī)關(guān)嚴(yán)肅處理。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

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