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電算化環(huán)境下實(shí)施有效審計(jì)的方法

來(lái)源: 編輯: 2002/12/05 08:47:11  字體:
  方法一:操作日志審計(jì)法

    操作日志是指對(duì)進(jìn)入會(huì)計(jì)軟件中的所有操作進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤記錄,從而確保所有經(jīng)授權(quán)或未經(jīng)授權(quán)的接觸和修改活動(dòng)都留有痕跡(類似于飛機(jī)的“黑閘子”),以提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性,為以后的電算化審計(jì)留下線索。其內(nèi)容應(yīng)包括操作人員工號(hào)、操作人員姓名、操作日期、進(jìn)入時(shí)間,退出時(shí)間、使用模塊名稱、運(yùn)行狀態(tài)等。操作日志文件的作用是通過(guò)真實(shí)記錄在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行的各種操作,來(lái)保證數(shù)據(jù)的安全性、真實(shí)性、完整性;便于加強(qiáng)企事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的內(nèi)部監(jiān)督、控制和審計(jì);方法系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù);同時(shí)也為以后的審計(jì)工作留下線索。為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制,從而進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)信息的安全性,操作日志應(yīng)包括機(jī)制操作日志和手工操作日志,前者是由會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)自動(dòng)生成;后者則應(yīng)由上機(jī)操作人員手工如實(shí)填寫。審計(jì)人員在進(jìn)行審計(jì)前可以仔細(xì)閱讀操作日志,并對(duì)其中一些特殊情況(如:反復(fù)核、反登賬、反結(jié)賬、日志短缺等)進(jìn)行記錄,作為審計(jì)證據(jù)保管。目前有部分開展會(huì)計(jì)電算化的單位在查賬前往往會(huì)利用財(cái)務(wù)軟件中提供的反復(fù)核、反登賬、反結(jié)賬等功能進(jìn)行賬戶調(diào)整,致使審計(jì)人員看到的往往不是該單位真實(shí)的賬戶情況。通過(guò)操作日志可以發(fā)現(xiàn)這種情況的存在,審計(jì)人員在查賬過(guò)程中,再通過(guò)一些蛛絲馬跡來(lái)加以證實(shí)。這樣就可以有效防止因人為調(diào)賬而帶來(lái)的損失,從而確保審計(jì)工作的有效性、安全性、準(zhǔn)確性、完整性。

  方法二:通審軟件審計(jì)法

    隨著全球信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,我國(guó)大部分企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,不少單位還甩掉了手工賬,并采用局域網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理財(cái)務(wù)。企事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn),給審計(jì)部門、稅務(wù)部門及會(huì)計(jì)(審計(jì))師事務(wù)所的審計(jì)工作產(chǎn)生了重大影響。這些影響主要表現(xiàn)在:一是會(huì)計(jì)賬務(wù)由分工處理變?yōu)榧刑幚硐魅趿朔止ぬ幚頃r(shí)的內(nèi)部牽制和職責(zé)分工,容易產(chǎn)生舞弊而發(fā)生審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。二是傳統(tǒng)的審計(jì)工具如算盤、計(jì)算器、手工記錄、審計(jì)檔案紙介質(zhì)化等已很難適應(yīng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)電子化的需要,產(chǎn)生的直接后果是人海戰(zhàn)術(shù)工作方式下的低效率、高成本。三是傳統(tǒng)的審計(jì)查賬方法(順查、逆查或抽查),主要適用于手工記賬方式即繞過(guò)計(jì)算機(jī)審計(jì)方式。四是審計(jì)準(zhǔn)則的具體要求。因此,必須有與會(huì)計(jì)電算化和審計(jì)工作規(guī)范化相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)審計(jì)工具。目前在國(guó)際上已形成一套比較完整的計(jì)算機(jī)審計(jì)理論和方法,而在我國(guó)第一套計(jì)算機(jī)通用審計(jì)系統(tǒng)是通審2000(由北京通審軟件技術(shù)有限責(zé)任公司研制成功),它的出現(xiàn)將填補(bǔ)我國(guó)計(jì)算機(jī)審計(jì)軟件工具的空白。通審軟件將在審計(jì)領(lǐng)域形成突破性變革,它將改變事務(wù)所現(xiàn)有的人海戰(zhàn)術(shù)的工作模式,取而代之的將是現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)審計(jì)輔助工具的廣泛應(yīng)用,審計(jì)人員將大大減少,而工作效率將成倍提高,從而降低審計(jì)成本和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。該系統(tǒng)在客戶提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)及資料的情況下,就可以將各種財(cái)務(wù)軟件的電子賬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成該系統(tǒng)使用的電子數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù),它不僅可以有效解決不同財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口、操作方法不一致的缺陷,還可以對(duì)財(cái)務(wù)軟件本身進(jìn)行測(cè)試,以防一些欺詐性程序的存在,從而解決了計(jì)算機(jī)審計(jì)的通用性問(wèn)題。審計(jì)部門在進(jìn)行審計(jì)時(shí)可以充分利用該軟件,能真正做到有效記錄審計(jì)軌跡,保證審計(jì)質(zhì)量,避免審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

    方法三:突擊審計(jì)法

    目前,我國(guó)絕大多數(shù)審計(jì)工作都會(huì)在事前擬訂好審計(jì)工作方案,然后送達(dá)一份審計(jì)通知書到被審計(jì)單位,要求被審計(jì)單位提前準(zhǔn)備各項(xiàng)資料。這種做法的優(yōu)點(diǎn)是可以提高審計(jì)工作效率、降低審計(jì)成本,缺陷是被審計(jì)單位有充足的時(shí)間進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整,使得審計(jì)人員往往無(wú)法全面、準(zhǔn)確地看到被審計(jì)單位真實(shí)的財(cái)務(wù)資料,會(huì)產(chǎn)生一定的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn),也難以確保審計(jì)工作質(zhì)量。這種做法只適用于手工會(huì)計(jì),因?yàn)樵谑止げ僮飨?,要大幅度調(diào)整賬簿,不是短時(shí)間內(nèi)能完成的,而且往往會(huì)留下痕跡;而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)人員可以在很短的時(shí)間內(nèi)對(duì)賬簿進(jìn)行大幅度調(diào)整,而且可以不留痕跡。因此,審計(jì)部門可以嘗試采用突擊審計(jì)法,審計(jì)人員在對(duì)被審單位實(shí)施審計(jì)前,不預(yù)先把審計(jì)的目的、內(nèi)容和日期通知被審計(jì)單位,直接對(duì)其實(shí)施審計(jì)。審計(jì)人員在審計(jì)時(shí)可以借助于一些輔助審計(jì)軟件將該單位的電腦原始賬務(wù)數(shù)據(jù)下載下來(lái),再按事先擬訂的審計(jì)工作方案的要求,對(duì)其實(shí)施有效審計(jì)。采用這種方法可以有效防止人為調(diào)賬、賬外賬現(xiàn)象的發(fā)生。

    方法四:兩頭審計(jì)法

    兩頭審計(jì)法又稱繞過(guò)計(jì)算機(jī)審計(jì)法,它是在審計(jì)過(guò)程中,審計(jì)人員通常繞過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì),即將計(jì)算機(jī)視為接受數(shù)據(jù)輸入、產(chǎn)生信息輸出的“黑箱”,置之不理,只是對(duì)輸入數(shù)據(jù)和輸出信息加以審核,并且將兩者結(jié)果加以核對(duì)。兩頭審計(jì)法實(shí)際上是審計(jì)人員對(duì)當(dāng)前出現(xiàn)的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)所采取的一種手工審計(jì)的方法。因?yàn)殡娝慊瘯?huì)計(jì)剛剛逐步普及,審計(jì)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的了解和掌握的知識(shí)結(jié)構(gòu)不同,而且大部分審計(jì)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的了解還很膚淺,相當(dāng)一部分的審計(jì)人員還不熟悉計(jì)算機(jī),所以,審計(jì)人員根本無(wú)法對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行直接的審計(jì),只能對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的兩頭進(jìn)行審計(jì)。另一方面,在確認(rèn)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)程序是否可靠、可信賴的一個(gè)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)時(shí),采用兩頭審計(jì)的方法也是一種比較直觀的審計(jì)方法,與原來(lái)手工審計(jì)的方法沒(méi)有多大的區(qū)別,即使沒(méi)有計(jì)算機(jī)知識(shí)的審計(jì)人員或不具備計(jì)算機(jī)審計(jì)條件的單位,也可以進(jìn)行。因此,對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的兩頭審,也是審計(jì)人員樂(lè)于接受和普遍采用的一種審計(jì)方法。但是,隨著電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中不僅具有強(qiáng)大的計(jì)算和處理數(shù)據(jù)分析的能力,還有強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能,而打印出來(lái)的數(shù)據(jù),只能是為數(shù)有限的一部分,僅包括上報(bào)的報(bào)表和內(nèi)部管理所需的文件,其他一切中間報(bào)表和手工計(jì)算所必需的計(jì)算底稿,都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)并不打印輸出,再次,兩頭審計(jì)法忽視了對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)程序本身的審計(jì),有些不合格的電算化會(huì)計(jì)程序和不法分子在電算化會(huì)計(jì)程序里作弊、弄虛作假,也給審計(jì)人員造成假象,無(wú)法真正地了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各種處理結(jié)果的真實(shí)性、可靠性和安全性。因此,對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)采用兩頭審計(jì)法只能是一種過(guò)渡性的被動(dòng)方法,要真正擔(dān)負(fù)起對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的審計(jì)任務(wù),只有對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行直接的審計(jì)。

    方法五:賬外賬審計(jì)法

    隨著我國(guó)企事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的日益普及,再加上會(huì)計(jì)人員財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用水平的日益提高,由此也帶來(lái)了一個(gè)新的問(wèn)題:有部分單位和部分會(huì)計(jì)人員會(huì)利用電腦做幾套賬來(lái)應(yīng)付不同部門的檢查,給國(guó)家稅收、財(cái)政預(yù)算、金融資金、項(xiàng)目投資帶來(lái)了極大的危害。據(jù)美國(guó)《電子計(jì)算機(jī)世界》1984年的資料披露,美國(guó)因電腦犯罪而發(fā)生的各種損失每年高達(dá)1億美元以上。為了能有效防止和降低因賬外賬而導(dǎo)致的損失,審計(jì)人員在審計(jì)時(shí)可以采用以下幾種方法:

  1.突擊清查所有賬簿。目前在絕大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件上都可以建立若干套賬,為此審計(jì)人員有必要將每一套賬都打開,逐套清查,以便發(fā)現(xiàn)它們的勾聯(lián)關(guān)系,實(shí)施有效的審計(jì)。

  2.突擊清查計(jì)算機(jī)內(nèi)所有程序和數(shù)據(jù)。有些單位在同一臺(tái)電腦上會(huì)裝上幾套財(cái)務(wù)軟件,他們會(huì)根據(jù)需要,將其中某一套公開應(yīng)付檢查,而將其他幾套隱藏起來(lái),審計(jì)人員在審計(jì)過(guò)程中,就有必要借助于一些工具軟件將該電腦中的所有程序和數(shù)據(jù)都打開,逐個(gè)清查,以找出賬外賬的藏身之處。

  3.突擊清查財(cái)務(wù)部門所有計(jì)算機(jī)。部分單位財(cái)務(wù)部門會(huì)配上幾臺(tái)計(jì)算機(jī),并在不同的計(jì)算機(jī)中存放不同的賬來(lái)應(yīng)付不同部門的檢查,因此,審計(jì)人員應(yīng)將財(cái)務(wù)部門每一臺(tái)計(jì)算機(jī)都打開,逐臺(tái)清查,不留死角。

  4.突擊清查所有對(duì)外報(bào)送的財(cái)務(wù)資料。由于出于自身利益的考慮,有部分單位對(duì)外報(bào)送財(cái)務(wù)資料時(shí)會(huì)有所差異,審計(jì)人員可以到一些相關(guān)部門抽取相應(yīng)資料進(jìn)行對(duì)比分析,以找出其中的一些欺詐行為,確保審計(jì)工作的安全性、完整性。
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