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與手工環(huán)境相比計算機信息系統(tǒng)(CIS)下的內部控制顯得尤為重要。由于CIS系統(tǒng)的引入,系統(tǒng)操作變得簡便快速,但同時也增加了錯誤與舞弊的風險:如缺乏原始憑證以及交易的審計軌跡,數(shù)據(jù)與程序的高度集中,系統(tǒng)生成交易涉及的授權問題等等。
CIS系統(tǒng)下的內部控制主要分兩類:一般控制(General Control)和應用控制(Application control)。一般控制的目的是為CIS系統(tǒng)建立一套總體控制框架,為實現(xiàn)內部控制目標提供合理保證。主要包括組織與管理控制,應用程序的開發(fā)與維護控制,操作控制,系統(tǒng)軟件控制和數(shù)據(jù)錄入與程序控制。應用控制的目的是為會計應用建立特定控制程序,以合理保證所有交易都經授權,并完整、準確、及時地予以記錄和處理。主要包括對交易,數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出等控制??梢奀IS系統(tǒng)下內部控制的核心問題是系統(tǒng)的授權,準確性、完整性與安全性。其主要內部控制技術如下:
一、授權
授權涉及到系統(tǒng)開發(fā)、維護、計算機接觸、數(shù)據(jù)錄入、主文件更改等一系列環(huán)節(jié)。主要的措施有物理控制,包括文件授權,警衛(wèi)檢查,機房上鎖,鑰匙配給有權限的工作人員,個人識別號碼(Personal Identity Number),電子鑰匙卡,閉錄電視,安全警報等;程序控制主要是設置口令,數(shù)據(jù)加密,系統(tǒng)日志等。
二、準確性
準確是數(shù)據(jù)處理的核心。員工培訓,校對等工作是必須嚴格把關的。另外像校驗碼、合理性檢驗、范圍檢驗、存在性檢驗、相互應證檢驗等都是利用計算機程序為數(shù)據(jù)處理正確性提供合理保證的良策。校驗碼檢驗最常用的系統(tǒng)是模11,這對檢查數(shù)字的審位及缺位錯誤效果甚佳;合理性檢驗、范圍檢驗、存在性檢驗是利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的內存邏輯關系實現(xiàn)的,比如每月天數(shù)不可能超過對天,賒銷數(shù)額不能超過授權的信用額度,帳號不存在的客戶數(shù)據(jù)不能輸人等;而相互應證檢驗則是利用系統(tǒng)內數(shù)據(jù)間的相互勾稽關系來實現(xiàn)的,比如職工福利開支與工資水平之間就存在著特定的代數(shù)關系。
三、完整性
對完整性的檢驗可通過逐項檢查實現(xiàn)。但這只有在業(yè)務量小,或項目十分重要時才顯得經濟與必要。通常更常用的方法是批加總控制,雜項加總控制,運行總數(shù)控制,文件單據(jù)清點以及序號檢查等。批加總控制是先對一系列同類交易的數(shù)值字段的數(shù)據(jù)進行手工加總,再與計算機處理結果核對,進而進行控制的一種方法;雜項加總控制原理與批加總控制相同,只是數(shù)據(jù)加總的結果沒有實際意義,比如客戶帳號,運行加總控制是指在處理過程中,批加總有關參數(shù)會隨處理進程的深入而相應變化,該參數(shù)在每一處理環(huán)節(jié)完成時就自動進行核對,以保證在每一處理環(huán)節(jié)都能得到適當控制。
四、安全性
CIS系統(tǒng)下特有的安全問題主要包括死機引起數(shù)據(jù)丟失,黑客襲擊與病毒入侵造成數(shù)據(jù)毀損與系統(tǒng)癱瘓,電流不穩(wěn)擊穿硬盤,磁盤意外毀損等。針對這些問題,我們可以采取多種預防措施,比如文件備份、加密,穩(wěn)定電源,安裝與隨時升級病毒監(jiān)測程序,建立磁盤儲藏館并指定專人管理與維護,建立回訪系統(tǒng)以使非授權或非善意來訪者無法聯(lián)接系統(tǒng),限制公共軟件的使用及軟盤拷貝,將主文件的訪問限制在特定的工作臺并局限于工作目的工作時間。此外還應安排應急計劃,這包括投保。建立各用系統(tǒng),與制造商或其他公司簽訂服務協(xié)議等措施。各應急措施的成本不一,因此具體安排還得視公司具體情況而定。
CIS系統(tǒng)的建立不僅僅是文件轉換與生成,系統(tǒng)變更的問題。根據(jù)系統(tǒng)特點建立與完善內部控制制度,實施內部控制監(jiān)督更是重中之重。
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