企業(yè)會計(jì)電算化的實(shí)施，也就是企業(yè)建立會計(jì)電算化的整個過程，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在整個系統(tǒng)的實(shí)施過程中，包括會計(jì)電算化工作的規(guī)劃，會計(jì)信息的建立與管理，人員的分工與培訓(xùn)，各種制度的建立與實(shí)施等眾多內(nèi)容，都必需采用系統(tǒng)工程的方法與原理去安排組織，這樣才能使企業(yè)會計(jì)電算化工作順利正確地進(jìn)行。

　　一、會計(jì)電算化實(shí)施的內(nèi)容

　　企業(yè)要建立會計(jì)電算化系統(tǒng)，需要做哪些工作？會計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施，應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？對這此問題認(rèn)識不足，將導(dǎo)致整個會計(jì)電算化工作不能正確順利進(jìn)行。目前，在我國財(cái)會人員、會計(jì)電算化人員中仍有不少人員對上述問題持有種種片面的認(rèn)識，主要有以下幾種觀點(diǎn)：

　　⒈會計(jì)電算化就是建立計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)的過程。

　　這種觀點(diǎn)認(rèn)為，只要會計(jì)信息系統(tǒng)已建成，或者已購買到會計(jì)信息系統(tǒng)，企業(yè)的會計(jì)電算化工作就完成了。他們有時(shí)也認(rèn)為會計(jì)電算化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，但卻錯誤地認(rèn)為，在開發(fā)會計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)采用了系統(tǒng)工程的方法，就表明整個會計(jì)電算化過程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。這種觀點(diǎn)的錯誤在于把會計(jì)電算化這一系統(tǒng)工程中的某一部分?jǐn)U大為會計(jì)電算化的整個內(nèi)容，從而忽略了其他的內(nèi)容。

　　⒉會計(jì)電算化就是編程。

　　認(rèn)為會計(jì)電算化就是建立會計(jì)信息系統(tǒng)，而建立會計(jì)信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點(diǎn)不僅忽略了會計(jì)電算化的其他內(nèi)容，而且就是在建立會計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)也拋棄了系統(tǒng)工程的方法，不進(jìn)行系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)，直接編程是這種觀點(diǎn)的突出表現(xiàn)。

　　⒊會計(jì)電算化必須是一次建立一完整的電算化系統(tǒng)。

　　這種觀點(diǎn)認(rèn)為會計(jì)電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體，企業(yè)要建立會計(jì)電算化系統(tǒng)，就必須一步到位，健全所有的子系統(tǒng)，甚至擴(kuò)大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計(jì)電算化是系統(tǒng)工程的特點(diǎn)，把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段，把會計(jì)信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可他離性，從而也否認(rèn)會計(jì)電算化的過程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。

　?、磿?jì)電算化也就只是會計(jì)部門的工作采用電算化，與其他部門的工作無關(guān)。

　　認(rèn)為會計(jì)電算化就是以計(jì)算機(jī)代替手工記帳、算帳、報(bào)帳，否認(rèn)了會計(jì)信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系，從而也就把會計(jì)預(yù)測、會計(jì)控制以及會計(jì)輔助決策等眾多內(nèi)容從會計(jì)電算化工作中給拋棄了。

　　由于這些片面觀點(diǎn)的存在，影響了我國會計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展。那么會計(jì)電算化工作實(shí)施到底包括哪些內(nèi)容？

　　我們認(rèn)為其主要內(nèi)容如下所述：

　　⒈會計(jì)電算化工作的規(guī)劃。

　　它包括，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)和管理信息系統(tǒng)的總目標(biāo)，明確會計(jì)電算化的總目標(biāo)；并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定會計(jì)信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，劃分各子系統(tǒng)，并確認(rèn)它們之間的聯(lián)系；確定會計(jì)電算化工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的階段和步驟，以及建立各子系統(tǒng)的先后順序；確定會計(jì)電算化管理體制及組織機(jī)構(gòu)方案，以及資金來源與預(yù)算等項(xiàng)內(nèi)容。

　　⒉會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的建立。

　　包括實(shí)施人員組織、會計(jì)軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。

　　⒊會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的管理。

　　包括人員管理、使用操作管理、維護(hù)管理、檔案管理等。

　　⒋計(jì)算機(jī)審計(jì)及計(jì)算機(jī)舞弊。

　?、禃?jì)決策支持系統(tǒng)。

　　這是會計(jì)信息系統(tǒng)的延伸。

　　由上可以看出，會計(jì)電算化內(nèi)容非常豐富，它不僅是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，還是一個人機(jī)系統(tǒng)，忽略任一方面的內(nèi)容，都是對會計(jì)電算化的片面認(rèn)識，都會給會計(jì)電算化的實(shí)施帶來不利的因素。

　　二、會計(jì)電算化實(shí)施的目標(biāo)

　　會計(jì)電算化的目標(biāo)，也就是會計(jì)電算化工作所要完成的任務(wù)，即通過現(xiàn)代化的手段，提高會計(jì)工作的地位，提高會計(jì)工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)管理的現(xiàn)代化，提高經(jīng)濟(jì)效益。

　　具體包括如下內(nèi)容：

　　⒈減輕財(cái)會人員勞動強(qiáng)度，提高財(cái)會工作效率。

　　利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)，把繁雜的記帳、結(jié)帳、報(bào)帳工作交給高速的計(jì)算機(jī)處理，以減輕財(cái)會人員的勞動強(qiáng)度，并且由于計(jì)算機(jī)的精確性和確定性，可以避免手式操作難免產(chǎn)生的誤差，以達(dá)至提高財(cái)會工作效率的目的。

　　⒉促進(jìn)會計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。

　　手工條件下，廣大財(cái)會人員被繁重的手工核算工作所包圍，沒有時(shí)間和精力來更好地發(fā)揮會計(jì)參與管理、決策的職能；通過電算化，使財(cái)會人員解脫了繁重的手工操作，有時(shí)間和精力，也就有條件參與企業(yè)管理與決策，為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

　　⒊準(zhǔn)確、及時(shí)地提供會計(jì)信息。

　　手式條件下，由于大量會計(jì)信息需要進(jìn)行記錄、加工、整理，使需要信息者不可能及時(shí)得到財(cái)會信息，這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟(jì)活動的最新情況和存在的問題；而電算化后，大量的信息都可以及時(shí)記錄、匯總、分析、傳送，保證向企業(yè)管理者準(zhǔn)確、及時(shí)地提供會計(jì)信息。

　?、刺岣呷藛T素質(zhì)，促進(jìn)會計(jì)工作規(guī)范化。

　　會計(jì)電算化，給會計(jì)工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求會計(jì)人員提高自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識，另一方面還必須掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識，好的會計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序，是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的前提條件，所以會計(jì)電算化也要求促進(jìn)會計(jì)工作的規(guī)范化。

　　⒌實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

　　會計(jì)電算化是企業(yè)管理信息電算化的重要組成部分，企業(yè)管理信息電算化的目標(biāo)及任務(wù)，就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè)，提高經(jīng)濟(jì)效益。因而，會計(jì)電算化不僅要使會計(jì)工作本身現(xiàn)代化，最終目標(biāo)是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

　　三、會計(jì)電算化的原則　

　　企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化不是隨心所欲的，它必須考慮會計(jì)工作的特點(diǎn)和企業(yè)的現(xiàn)狀，以及有關(guān)法律制度，遵循一定的原則，才能使企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化達(dá)到其最終目標(biāo)。

 　　一般地，應(yīng)考慮如下幾項(xiàng)基本原則：

　　⒈合法性原則。

　　即企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化的各項(xiàng)工作，都必須以有關(guān)法律制度為原則。

　　第一，實(shí)施會計(jì)電算化，必須遵循我國的會計(jì)制度、財(cái)務(wù)制度及有關(guān)法律。

　　第二，必須遵循財(cái)政、財(cái)務(wù)部門會計(jì)電算化管理制度。

　　第三，還要遵循本企業(yè)的財(cái)務(wù)制度，以保證機(jī)構(gòu)設(shè)置的合法性，崗位分工和人員職責(zé)的合法性，操作使用的合法性，輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性，輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。

　?、残б嫘栽瓌t。

　　提高經(jīng)濟(jì)效益，是會計(jì)電算化的最終目的。提高經(jīng)濟(jì)效益，也要從兩方面考慮，一是直接經(jīng)濟(jì)效益，即直接投入直接產(chǎn)出的效益；二是間接經(jīng)濟(jì)效益，即由于會計(jì)電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化，產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟(jì)效益。間接經(jīng)濟(jì)效益，雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實(shí)施電算化。

　　以下幾個方面值得特別注意：

　　第一，在系統(tǒng)實(shí)施前，應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益，技術(shù)力量，管理水平，各種約束條件進(jìn)行全面分析，先進(jìn)行整個系統(tǒng)的可行性分析，以確定是否具備條件進(jìn)行會計(jì)電算化工作。

　　第二，可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益來開展。一般來說，評價(jià)電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益，要從會計(jì)電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量，能否準(zhǔn)確、及時(shí)和全面地提供必須的信息，能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量，以及決策水平等方面著眼。也就是說，要從計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。

　　第三，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，也應(yīng)堅(jiān)持效益性原則，力求降低設(shè)計(jì)開發(fā)成本，提高會計(jì)信息系統(tǒng)的質(zhì)量。

　?、诚到y(tǒng)性原則。

　　也就是以包括整體觀點(diǎn)，關(guān)聯(lián)觀點(diǎn)，發(fā)展觀點(diǎn)，最優(yōu)觀點(diǎn)在內(nèi)的系統(tǒng)觀點(diǎn)來進(jìn)行會計(jì)電算化實(shí)施工作。要注意以下兩點(diǎn)：

　　第一，內(nèi)部與外部相聯(lián)系。

　　會計(jì)部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門，與其他職能部門是密切聯(lián)系的，因此，實(shí)施會計(jì)電算化時(shí)，應(yīng)考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作，把會計(jì)信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，既要分清各子系統(tǒng)的界面，又要留好各子系統(tǒng)之間的接口，并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)上做到信息共享，減少數(shù)據(jù)冗余。

　　第二，局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)，實(shí)施會計(jì)電算化，不可能一次全部完成各子系統(tǒng)，必須分階段進(jìn)行。這樣，在進(jìn)行部分子系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)施時(shí)，必須有全局的觀點(diǎn)，考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性，使逐個實(shí)施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計(jì)信息系統(tǒng)，而不能只考慮局部的優(yōu)化，以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。

　?、匆?guī)范性原則。

　　包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)的規(guī)范性，管理制度的規(guī)范性，數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求，可以使系統(tǒng)實(shí)施避免二義性，避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實(shí)施的偏差，從而避免會計(jì)電算化工作失敗的可能性。

　　⒌可靠性原則。

　　可靠性是會計(jì)電算化系統(tǒng)能否實(shí)際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多，主要考慮以下三個方面：

　　第一，準(zhǔn)確性，即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性，在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方，建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng)，進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)，保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性。

　　第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法，防止系統(tǒng)被非法使用，數(shù)據(jù)丟失及非法改動，此外還應(yīng)有系統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等。

　　第三，易擴(kuò)充性，即整個系統(tǒng)在運(yùn)行周期內(nèi)，由于環(huán)境條件的變化，從而要求系統(tǒng)隨之進(jìn)行改變的難易程度，易擴(kuò)充性要求對系統(tǒng)的修改和擴(kuò)充能夠非常容易地進(jìn)行。

　　6.易用性原則。

　　易用性也就是易操作性。會計(jì)信息系統(tǒng)的使用者是會計(jì)人員，因此系統(tǒng)必須盡可能地方便用戶，要具有友好的界面，準(zhǔn)確簡明的操作提示，簡單方便的操作過程，并要求盡可能地使用會計(jì)術(shù)語，使會計(jì)人員一學(xué)既會。

　　四、會計(jì)電算化的條件

　　會計(jì)電算化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，會計(jì)信息系統(tǒng)是一個人機(jī)系統(tǒng)，因此企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化，必須有先決條件，企業(yè)具備了這些條件，就可以很好地開展會計(jì)電算化工作。

　　這些條件主要是：

　?。?）、企業(yè)的客觀需要

　　指企業(yè)對開展會計(jì)電算化工作的迫切程度。企業(yè)對會計(jì)電算化的客觀需要，決定了企業(yè)會計(jì)電算化的目標(biāo)、任務(wù)，是當(dāng)前開展會計(jì)電算化工作的前提。其實(shí)，在開發(fā)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)之前，企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)也存在，是否要開發(fā)新的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，取決于原信息系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的需要。對多數(shù)企業(yè)來說，原來的手工會計(jì)信息系統(tǒng)越來越不適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新情況，迫切需要進(jìn)行會電算化，但是也有一部分小企業(yè)，由于其業(yè)務(wù)量不大，手式系統(tǒng)亦能很好地滿足企業(yè)的需求，因此也就沒有必要強(qiáng)迫它實(shí)施電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，否則既浪費(fèi)了人財(cái)物，對企業(yè)的濟(jì)效益也不會有什么提高。

　　（2）、領(lǐng)導(dǎo)的重視

　　企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化，幾乎涉及企業(yè)的所有部門和人員，同時(shí)還涉及管理機(jī)構(gòu)及管理體制的變動，這都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面組織和協(xié)調(diào)。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化所遇到的問題，如：人員配置，資金問題，部門間的合作與協(xié)調(diào)，配套改革等，將很難得到解決。因此，在會計(jì)電算化工作中企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)該項(xiàng)工作，有條件時(shí)還可吸收有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組成電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)整個企業(yè)的會計(jì)電算化工作。

　?。?）、良好的管理基礎(chǔ)工作，尤其是會計(jì)基礎(chǔ)工作

　　管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計(jì)數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。對于基礎(chǔ)較差的企業(yè)，應(yīng)不急于開展會計(jì)電算化工作，應(yīng)首先提高管理水平，規(guī)范會計(jì)、財(cái)務(wù)制度，改善基礎(chǔ)工作，為開展會計(jì)電算化工作積極創(chuàng)造條件。

　?。?）、專業(yè)人員的合理配置

　　實(shí)施會計(jì)電算化，將改變原手工會計(jì)信息系統(tǒng)的崗位分工與職能，單純的財(cái)會人員，已不能滿足會計(jì)電算化后的工作需要，必須另外配置與電算化工作有關(guān)的專業(yè)人員，以負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作的管理以及項(xiàng)目開發(fā)和系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等。

　　第一要配備一名會計(jì)電算化工作的管理人員，負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作的規(guī)劃、項(xiàng)目開發(fā)、計(jì)劃、組織和運(yùn)行管理，這是會計(jì)電算化工作順利進(jìn)行的保證；；

　　第二應(yīng)配備硬件維護(hù)員，負(fù)責(zé)整個電算化系統(tǒng)硬件的維護(hù)、維修工作，考慮到有些企業(yè)電算化工作范圍較小等特點(diǎn)，硬件維護(hù)員可以是兼職的；

　　第三，無論是自選開發(fā)，或者購買軟件，都需要配備既懂計(jì)算機(jī)又熟悉財(cái)會業(yè)務(wù)的專門人才，他們可以參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)，又負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行的一些維護(hù)工作，使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的一般維護(hù)工作能夠由企業(yè)自己處理，保證會計(jì)電算化工作的順利進(jìn)行。

　　（5）、經(jīng)費(fèi)保證

　　實(shí)施會計(jì)電算化工作需要專門人才，也需要軟件及硬件設(shè)備，這些都需要有一定的投資，為了保證會計(jì)電算化工作的順利開展，所需經(jīng)費(fèi)必須有來源，所需數(shù)額也必須控制確定。會計(jì)電算化所需的費(fèi)用分初期投資費(fèi)用和日常費(fèi)用兩種。初期投資費(fèi)用包括，購買硬件及系統(tǒng)軟件所需費(fèi)用，應(yīng)用軟件取得所需費(fèi)用，基建費(fèi)用，人員培訓(xùn)費(fèi)用等。日常費(fèi)用主要包括，所需消耗品費(fèi)用和日常維護(hù)費(fèi)用。會計(jì)電算化所需費(fèi)用，

　　根據(jù)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的建立方法和規(guī)模不同，數(shù)額也不相同，甚至相關(guān)很大，要具體情況具體分析，使所需經(jīng)費(fèi)必須確有保證，并且又不浪費(fèi)。