第一條　為了規(guī)范煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)的公文處理工作，保證審計工作質(zhì)量，根據(jù)國務(wù)院辦公廳《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和審計署《審計機(jī)關(guān)公文處理的規(guī)定》，制定本規(guī)定。

　　第二條　本規(guī)定所稱煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)公文，是指煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)在審計工作中形成或為所在單位代擬的具有管理、約束效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。

　　第三條　本規(guī)定所稱公文處理，是指審計業(yè)務(wù)公文的擬制、辦理、管理、立卷歸檔或為本單位代擬公文等工作。

　　第四條　煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立公文處理的管理部門或設(shè)置專兼職公文處理人員，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)并指導(dǎo)下一級審計機(jī)構(gòu)的公文處理工作。

　　第五條　公文處理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和審計署《審計機(jī)關(guān)公文處理的規(guī)定》，做到及時、準(zhǔn)確、安全。

　　第六條　煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)的公文種類主要包括：

　?。ㄒ唬┩ㄓ霉姆N類

　　1、決定　適用于對審計重要事項或重大行動做出安排。

　　2、指示適用于對所屬單位布置審計工作，闡明審計工作活動的指導(dǎo)原則。

　　3、通知　適用于批轉(zhuǎn)所屬單位的審計公文，轉(zhuǎn)發(fā)審計機(jī)關(guān)和上級內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求所屬單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項。

　　4、通報　適用于表彰審計工作先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

　　5、報告　適用于向上一級內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)審計機(jī)關(guān)和上一級內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)的詢問。

　　6、請示　適用于向上一級內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)請求指示、批準(zhǔn)。

　　7、批復(fù)　適用于答復(fù)所屬單位有關(guān)審計工作的請示事項。

　　8、函　適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽有關(guān)審計工作、詢問和答復(fù)問題。

　　9、會議紀(jì)要　適用于記載和傳達(dá)審計會議情況和議定審計事項。

　?。ǘ徲嫎I(yè)務(wù)公文種類

　　1、審計通知　適用于煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)在實(shí)施審計前向被審計單位通知有關(guān)實(shí)施審計的事項。

　　2、審計意見　適用于煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)審定審計報告，報經(jīng)單位行政主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)以后，對審計事項做出評價和向被審計單位提出改進(jìn)管理的意見。

　　3、審計決定　適用于對被審計單位違反國家規(guī)定的財務(wù)收支行為給予處理和處罰的決定。

　　4、審計建議　適用于煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)建議單位內(nèi)部有關(guān)部門糾正其所制定的與國家法律、行政法規(guī)相抵觸的財務(wù)收支規(guī)定；建議對被審計單位違反國家規(guī)定的財務(wù)收支行為給予處理、處罰；建議對違反《煤炭內(nèi)部審計工作暫行規(guī)定》和財經(jīng)法規(guī)負(fù)有直接責(zé)任的主管人員和其他責(zé)任人員給予行政處分。

　　5、移送處理函　適用于煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)提請所在單位黨的紀(jì)律檢查和行政監(jiān)察部門對被審計單位、有關(guān)單位和有關(guān)人員違反法律、法規(guī)，構(gòu)成犯罪的行為，進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查處理，依法追究責(zé)任。

　　第七條　公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、份數(shù)序號、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)分送、印發(fā)機(jī)關(guān)和時間、份數(shù)等部分組成。

　　第八條　文字從左至右橫寫、橫排。文件標(biāo)題用2號宋體，正文一般用3號仿宋體。每頁排印19行，每行25個字。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。

　　第九條　公文中凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且又很得體的地方，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。遇有特殊情形，可以靈活變通，但應(yīng)力求保持相對統(tǒng)一。

　　（一）年份不能簡寫，如，1997年不能寫作97年，1990－1997年不能寫作1990－97年；星期幾一律用漢字，如星期六。

　?。ǘ┮粋€數(shù)值的書寫形式要照顧到上下文。不是出現(xiàn)在一組表示科學(xué)計量和具有統(tǒng)計意義的數(shù)字中的一位數(shù)可以用漢字，如一個人、三本書、四種產(chǎn)品、六種意見等；4位和4位以上的數(shù)字，采用國際上通行的三位分節(jié)法。節(jié)與節(jié)之間空半個阿拉伯?dāng)?shù)字的位置，也可以不分節(jié)；5位數(shù)以上的數(shù)字，尾數(shù)零多的，可改寫以萬、億作單位的數(shù)。一般情況下，不得以十、百、千、十萬、百萬等作單位（法定計量單位中的詞頭不在此列）；一個用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的多位數(shù)不能移行。

　?。ㄈ?shù)字作為詞素構(gòu)成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞句可以使用漢字；鄰近的兩個數(shù)字并列連用，表示概數(shù)的可以使用漢字，但連用的兩個數(shù)字之間不應(yīng)用頓號隔開。

　　第十條　公文用紙一般為16開型（長260毫米、寬184毫米）；也可以采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米、寬210毫米）。左側(cè)裝訂。

　　第十一條　煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)公文文頭紙格式參照審計署統(tǒng)一格式制訂。

　　審計報告和審計報告征求意見書、審計文書送達(dá)回證、審計工作底稿用紙等按審計業(yè)務(wù)用紙管理。

　　第十二條　下級煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)應(yīng)按規(guī)定向上級煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)報送文件，不得多頭或直接向上級煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)業(yè)務(wù)部門報送文件。

　　第十三條　“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，不得越級、多頭主送和抄送下級機(jī)關(guān)；情況特殊，確需越級請示的，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)人直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。

　　上報的請示，應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。

　　第十四條　“報告”中不得夾帶請示事項。

　　第十五條　公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　第十六條　通過計算機(jī)遠(yuǎn)程站發(fā)送的電子公文，經(jīng)密碼確認(rèn)后，其載體視同紙質(zhì)公文處理。利用計算機(jī)遠(yuǎn)程站傳輸秘密公文，必須采用加密裝置；絕密公文不得用計算機(jī)傳輸。不得通過未加密的傳真機(jī)傳送國家秘密、工作秘密和商業(yè)秘密。

　　第十七條　對交有關(guān)部門辦理的公文，煤炭內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提出辦理時限，并負(fù)責(zé)催辦、查辦。承辦部門應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。

　　凡涉及其他部門的問題，應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理的公文，應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。

　　第十八條　公文文稿在送單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，必須經(jīng)內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。未經(jīng)內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核的文稿，不得送所在單位文秘部門辦理或送單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

　　第十九條　以內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)名義發(fā)出的審計公文由內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以單位名義發(fā)出的內(nèi)部審計公文由本單位主管審計工作領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)公文，主批人應(yīng)當(dāng)在簽發(fā)欄明確簽署意見，并寫上姓名和簽發(fā)日期。其他負(fù)責(zé)人圈閱公文文稿，應(yīng)當(dāng)視為同意。

　　第二十條　對已簽發(fā)的公文文稿，不得擅自改動。如發(fā)現(xiàn)有疑義，必須作改動的，提出改動意見和說明，經(jīng)原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人同意，并在原稿改動處加蓋“簽發(fā)后改動”印章。

　　第二十一條　印章要指定專人管理，嚴(yán)格按簽批手續(xù)用印。

　　第二十二條　發(fā)出公文應(yīng)當(dāng)?shù)怯?、套封，要認(rèn)真核對。審計業(yè)務(wù)公文必須按照法定程序，在法定時效內(nèi)送達(dá)有關(guān)單位和個人，并要求對方在“審計文書送達(dá)回證”上簽收。

　　第二十三條　公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

　　第二十四條　沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，由專人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。

　　第二十五條　審計業(yè)務(wù)公文和審計業(yè)務(wù)用紙具體格式按照審計署駐煤炭工業(yè)部審計局統(tǒng)一格式制訂。

　　第二十六條　本規(guī)定由煤炭工業(yè)部審計局負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十七條　本規(guī)定自1998年1月1日起施行。