根據(jù)國家稅務(wù)總局《關(guān)于修訂<增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定>的通知》（國稅發(fā)[2006]156號）相關(guān)規(guī)定，一般納稅人取得專用發(fā)票后，發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形但不符合作廢條件的，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，購買方應(yīng)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)填報(bào)《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》。
《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》所對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票應(yīng)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)證。若認(rèn)證結(jié)果為“認(rèn)證相符”并且已經(jīng)抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的，一般納稅人在填報(bào)《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》時(shí)不填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息。若認(rèn)證結(jié)果為“納稅人識別號認(rèn)證不符”、“專用發(fā)票代碼、號碼認(rèn)證不符”的，一般納稅人在填報(bào)《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》時(shí)應(yīng)填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息。
《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》應(yīng)一式兩聯(lián)：第一聯(lián)由購買方留存；第二聯(lián)由購買方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)留存。《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》必須加蓋一般納稅人財(cái)務(wù)專用章才可生效。
主管稅務(wù)機(jī)關(guān)對一般納稅人填報(bào)的《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》進(jìn)行審核后，出具《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》。特別注意的是《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》應(yīng)與《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》一一對應(yīng)。
《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》一式三聯(lián)：第一聯(lián)由購買方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)留存；第二聯(lián)由購買方送交銷售方留存；第三聯(lián)由購買方留存。《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》必須加蓋主管稅務(wù)機(jī)關(guān)印章。并且應(yīng)按月依次裝訂成冊，比照專用發(fā)票保管規(guī)定進(jìn)行管理。
購買方必須暫依《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》所列增值稅稅額從當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額中轉(zhuǎn)出，未抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的可暫列入當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與留存的《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》一并作為記賬憑證。如果經(jīng)認(rèn)證結(jié)果為“納稅人識別號認(rèn)證不符”、“專用發(fā)票代碼、號碼認(rèn)證不符”的，不作進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出。銷售方憑購買方提供的《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》開具紅字專用發(fā)票，在防偽稅控系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具。