2014年中級(jí)經(jīng)濟(jì)師考試人力資源管理專業(yè)精講：人力資源信息系統(tǒng)

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第三節(jié) 人力資源信息系統(tǒng)

建立人力資源信息系統(tǒng)的目的

人力資源信息系統(tǒng)在組織中主要服務(wù)于以下兩個(gè)目標(biāo)。

（一）促進(jìn)行政與運(yùn)營(yíng)效率

即通過對(duì)員工及人力資源活動(dòng)信息的編制，來提高效率。許多人力資源活動(dòng)通過自動(dòng)化的HRIS可以拋棄大量的紙上作業(yè)，一點(diǎn)在線數(shù)據(jù)錄入被啟用，所需存儲(chǔ)的表格及必需的手工錄入工作將大犬減少，從而使人力資源管理更有效率地實(shí)現(xiàn)。目前許多有關(guān)人力資源活動(dòng)的重組都聚焦于識(shí)別人力資源信息流，以及促使這些信息能夠被更有效地為權(quán)威人士所獲得。

（二）促進(jìn)組織的戰(zhàn)略性人力資源管理

建立HRIS對(duì)組織而言具有更為戰(zhàn)略性的意義，與人力資源規(guī)劃相關(guān)。HRIS使得人力資源規(guī)劃和管理決策的做出可以在很大程度上依賴于充分、全面的人力資源信息，這樣就不是僅僅依靠管理人員的觀點(diǎn)和直覺判斷。

人力資源信息系統(tǒng)包括的內(nèi)容

計(jì)算機(jī)化的人力資源信息系統(tǒng)通常包括以下基本內(nèi)容。

（一）工作經(jīng)驗(yàn)代碼

即用以描述企業(yè)內(nèi)各種工作的一系列工作經(jīng)驗(yàn)代號(hào)、名稱、代碼等，便于用簡(jiǎn)單的符號(hào)表示雇員現(xiàn)在、過去以及將來可能從事的工作。

（二）人口統(tǒng)計(jì)特征

包括員工的年齡，在組織中的工作時(shí)間，在現(xiàn)期工作崗位上的工作時(shí)間等。

（三）職業(yè)發(fā)展

包括員工的工作經(jīng)歷，行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，每個(gè)工作崗位的工作時(shí)間，晉升或其他工作變動(dòng)等。員工在某些關(guān)鍵性的相關(guān)行業(yè)中的知識(shí)對(duì)某些職位來說是非常有用的。

（四）產(chǎn)品知識(shí)

員工對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)線或服務(wù)的熟悉程度，可以作為某人是否適合被調(diào)動(dòng)或提升的指標(biāo)。

（五）正規(guī)教育

包括員工接受教育的機(jī)構(gòu)名稱、學(xué)習(xí)領(lǐng)域、被授予的學(xué)位、畢業(yè)時(shí)間等。

（六）培訓(xùn)課程

員工參加過的由雇主舉辦的或由外部的某些機(jī)構(gòu)所舉辦的培訓(xùn)課程名稱。

（七）遷移局限

反映員工是否有愿意地理上遷移的意愿，便于在調(diào)配時(shí)更有效地進(jìn)行人員安排。

（八）職業(yè)興趣

反映員工所愿意從事的工作類型。并反映員工是否具備從事想要做的工作的資格。

（九）工作績(jī)效評(píng)價(jià)

反映員工在所評(píng)價(jià)的領(lǐng)域中（如領(lǐng)導(dǎo)能力、激勵(lì)性、溝通能力等方面）的進(jìn)步，同時(shí)對(duì)員工的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行總體評(píng)價(jià)。

人力資源信息系統(tǒng)的基本職能

人力資源信息系統(tǒng)一般有三個(gè)職能：

（一）為人力資源規(guī)劃建立人事檔案

人事檔案既可以用來估計(jì)目前勞動(dòng)力的知識(shí)、技術(shù)、能力、經(jīng)驗(yàn)和職業(yè)抱負(fù)，又可以用來對(duì)未來的人力資源需要進(jìn)行預(yù)測(cè)。這兩種信息必須互相補(bǔ)充，否則對(duì)人力資源規(guī)劃無用。如果不以組織內(nèi)現(xiàn)有人員狀況為基礎(chǔ)作出的預(yù)測(cè)，顯然對(duì)組織是無用的；而只有對(duì)未來人員數(shù)量、技術(shù)反經(jīng)驗(yàn)等有所了解，才能夠制定出解決預(yù)計(jì)問題的行動(dòng)計(jì)劃。

（二）為其他的人力資源管理活動(dòng)提供信息

通過人事檔案為晉升人選的確定、特殊項(xiàng)目的工作分配、工作調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、工資獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃、職收生涯計(jì)劃等提供決策信息。

（三）為管理部門的決策提供各種報(bào)告

人力資源信息系統(tǒng)可以用于日常管理的工作性報(bào)告，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息。如崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機(jī)構(gòu)和一些指定單位提供規(guī)定性的報(bào)告和用于組織內(nèi)部研究的分析性報(bào)告，以表明勞動(dòng)力在各個(gè)部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分布，按消費(fèi)水平劃分的雇員福利情況，也可表明錄用新職工的測(cè)驗(yàn)分?jǐn)?shù)與工作績(jī)效考核分?jǐn)?shù)之間統(tǒng)計(jì)關(guān)系的有效性等。

人力資源信息系統(tǒng)的類型

一套人力資源信息系統(tǒng)既可以小到用一臺(tái)個(gè)人電腦即可運(yùn)行，也可以大到需要用一臺(tái)或多臺(tái)電腦連接在一起的大型計(jì)算機(jī)運(yùn)行。企業(yè)可以群據(jù)自己的組織結(jié)構(gòu)以及管理理念對(duì)人力資源依息系統(tǒng)迨行選擇：

（一）集中型

將所有的控制權(quán)與責(zé)任集中設(shè)置在一個(gè)節(jié)點(diǎn)上。這種設(shè)置使管理人員可以在最大限度上控制該系統(tǒng)并且節(jié)約成本，但是限制了那些需要使用該系統(tǒng)信息的其他人的靈活性。

（二）分散型

既有一個(gè)中心裝置還有多個(gè)與中心裝置相連或彼此相連的節(jié)點(diǎn)，給系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行保留了較大程度的控制，同時(shí)，給使用者提供了一定的靈活性。

（三）獨(dú)立型

有多個(gè)子系統(tǒng)，子系統(tǒng)可以彼此相連也可以沒有關(guān)系。這種系統(tǒng)給單個(gè)使用者提供了最大限度的靈活性，可以對(duì)系統(tǒng)加以設(shè)計(jì)來滿足自己的特殊需求。管理控制通常非常少，這會(huì)帶來成本的增加，因?yàn)樾枰獙?duì)不同的使用者進(jìn)行二次開發(fā)，或者對(duì)組織中已經(jīng)存在的功能進(jìn)行重復(fù)開發(fā)。

（四）混合型

將人力資源信息系統(tǒng)的某些模塊集中在一起同時(shí)將其他功能留給使用者自行斟酌使用?；旌舷到y(tǒng)可以在組織中達(dá)到集中控制與分散自治的良好統(tǒng)一，但這種系統(tǒng)往往很貴，因?yàn)樗仨氈С衷S多不同的功能。

建立人力資源信息系統(tǒng)的程序

（一）選擇人力資源信息系統(tǒng)

在為組織建立人力資源信息系統(tǒng)的時(shí)候，必須使這一系統(tǒng)支持組織的人力資源戰(zhàn)略。這需要仔細(xì)分析整個(gè)組織和人力資源部門對(duì)人力資源信息的使用。一般說來，對(duì)人力資源信息系統(tǒng)的選擇主要取決于成本因素，而不是在多大程度上支持人力資源決策制定。

（二）人力資源信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與發(fā)展

1.要設(shè)計(jì)出一個(gè)有效的人力資源信息系統(tǒng)，專家們建議要從所需信息的本身出發(fā)

（1）什么信息是可得的？組織中需要什么樣的信息？

（2）這些信息將如何使用？

（3）遞交這些信息時(shí)，需要什么樣的格式，才能與其他公司的信息數(shù)據(jù)相容？

（4）誰(shuí)需要這些信息？

（5）這些信息什么時(shí)候需要以及需要的頻率怎樣？

2.對(duì)于這些問題的回答，可以幫助組織定出必要的硬件與軟件設(shè)施。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與發(fā)展階段主要需要完成以下的任務(wù)：分析項(xiàng)有記錄、報(bào)告和表格，以確定對(duì)人力資源信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的要求；確定最終的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容和編碼結(jié)構(gòu)；說明用于產(chǎn)生和關(guān)心數(shù)據(jù)的文件保存和計(jì)算過程；規(guī)定人事報(bào)告的要求和格式；決定人力資源信息系統(tǒng)的技術(shù)檔案的結(jié)構(gòu)、形式和內(nèi)容；確定操作計(jì)算機(jī)的員工工資福利表的格式及內(nèi)容等要求；確定工資和其他系統(tǒng)與人力資源信息系統(tǒng)的對(duì)接要求。

（三）人力資源信息系統(tǒng)的實(shí)施

包括對(duì)目前及以后系統(tǒng)的使用環(huán)境進(jìn)行考察以找出潛在問題；檢查計(jì)算機(jī)的硬件結(jié)構(gòu)、所用語(yǔ)言和影響系統(tǒng)設(shè)計(jì)的軟件約束條件；確定輸人——輸出條件要求、運(yùn)行次數(shù)和處理量；提供有關(guān)實(shí)際處理及對(duì)操作過程的要求、使用者的教育情況及所需設(shè)施的資料；設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸人文件、事務(wù)處理程序和對(duì)人力資源信息系統(tǒng)的輸入控制。

（四）培訓(xùn)

對(duì)那些使用人力資源信息系統(tǒng)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)于組織成功地實(shí)施人力資源信息系統(tǒng)具有重要的意義。這種培訓(xùn)分幾個(gè)層次進(jìn)行：①組織中每一位從事員工信息數(shù)據(jù)工作的人都必須參加培訓(xùn)，以使用新的符合人力資源信息系統(tǒng)輸人要求的錄人形式。②人力資源專業(yè)人員與人力資源經(jīng)理必須接受有關(guān)人力資源信息系統(tǒng)培訓(xùn)。③從信息系統(tǒng)的軟硬件供應(yīng)商那里得到的支持和指導(dǎo)也很重要，可以幫助組織充分利用系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)。

（五）評(píng)價(jià)

對(duì)人力資源信息系統(tǒng)的評(píng)價(jià)包括：估計(jì)改進(jìn)人事管理的成本；確定關(guān)鍵管理部門人員對(duì)信息資料有何特殊要求；確定人們對(duì)補(bǔ)充特殊信息的要求；對(duì)與人力資源信息系統(tǒng)有關(guān)的組織問題提出建議；提出保證機(jī)密資料安全的建議。

建立人力資源信息系統(tǒng)需要注意的問題

建立人力資源信息系統(tǒng)最大的不利面是有可能泄露員工的隱私。建立人力資源的信息系統(tǒng)使組織更加便捷地獲取信息，同時(shí)也增加了未獲得授權(quán)的人員接觸這些隱秘信息的機(jī)會(huì)。有些國(guó)家特別頒布法律對(duì)非法獲取某些種類雇員信息的行為給予懲罰，但還不能夠從根本上防止此類問題的發(fā)生。所以對(duì)建立人力資源信息系統(tǒng)的組織而言，應(yīng)該盡一切可能加強(qiáng)防范措施避免隱私泄露。如加設(shè)系統(tǒng)密碼，把可以接觸到的機(jī)密信息的人員限制在需要知情的人員范圍內(nèi)，謹(jǐn)慎設(shè)定并限制使用者權(quán)限，對(duì)使用者進(jìn)行核實(shí)，傳輸和保存數(shù)據(jù)時(shí)使用密碼，對(duì)使用情況進(jìn)行記錄等。