費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)可以說(shuō)是每一個(gè)財(cái)務(wù)人員都十分頭疼的事情吧，主要還是因?yàn)楦鞑块T(mén)在報(bào)銷(xiāo)時(shí)的票據(jù)總是不規(guī)范，那么費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)如何做到規(guī)范、高效？趕快看看。

一、制度要考慮細(xì)節(jié)

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)要規(guī)范高效，首先要有明確的規(guī)章制度。制度一定要明細(xì)化，讓各種可能出現(xiàn)的場(chǎng)景都有約定。

【案例】員工出差都有出差補(bǔ)貼，就要計(jì)算補(bǔ)貼的天數(shù)，天數(shù)怎么算呢？8月1號(hào)出差，8月2號(hào)回來(lái)，算一天還是兩天。算頭不算尾的話(huà)，給一天的出差補(bǔ)貼；頭尾都算，給兩天的補(bǔ)貼。特殊情況來(lái)了，一個(gè)員工8月2日晚上坐飛機(jī)回到首都機(jī)場(chǎng)時(shí)是晚上11點(diǎn)，打車(chē)到家是3日的零點(diǎn)四十分。算出差補(bǔ)貼時(shí)要不要多計(jì)一天？

如果制度能約定清楚以到北京的時(shí)間為準(zhǔn)，就不會(huì)有爭(zhēng)議了。可見(jiàn)制定制度時(shí)在細(xì)節(jié)上務(wù)需清晰。

二、特殊事項(xiàng)要有替代方案

很多財(cái)務(wù)人員糾結(jié)錢(qián)付出去了，沒(méi)有發(fā)票，怎么報(bào)銷(xiāo)？

【例子】通訊公司到山區(qū)鋪設(shè)5G網(wǎng)絡(luò)，兩個(gè)月吃住在老鄉(xiāng)家。項(xiàng)目結(jié)束，給了老鄉(xiāng)3000元作感謝，沒(méi)有發(fā)票，費(fèi)用該如何報(bào)銷(xiāo)呢？一味強(qiáng)調(diào)憑票報(bào)銷(xiāo)顯然不合理。

對(duì)此，有家公司就設(shè)計(jì)替代方案，把出差地劃分為ABCD四類(lèi)，對(duì)于D類(lèi)地區(qū)（偏遠(yuǎn)的山區(qū)）實(shí)行費(fèi)用包干制，給很高的出差補(bǔ)貼。

三、新生事項(xiàng)預(yù)留例外通道

首先對(duì)新生事項(xiàng)，要有清晰的界定。這里所謂的新生，是指制度中沒(méi)有約束、從前也沒(méi)有發(fā)生過(guò)的事項(xiàng)。對(duì)于新發(fā)生的事項(xiàng)，要預(yù)留通道。等這些新生事情有了處理的先例，再修改費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度予以規(guī)范。

四、培訓(xùn)宣貫制度

《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度》出來(lái)后，必須宣講、培訓(xùn)才能深入人心。一般大企業(yè)在新員工入職培訓(xùn)時(shí)會(huì)開(kāi)一門(mén)課《員工如何報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用》。把財(cái)務(wù)的要求以及關(guān)于發(fā)票的知識(shí)點(diǎn)告訴員工，有助于員工正確認(rèn)識(shí)制度，避免產(chǎn)生誤解。

【案例】很多員工對(duì)增值稅專(zhuān)票和普票的區(qū)別不清楚，不明白為什么財(cái)務(wù)要求索取專(zhuān)票。通過(guò)培訓(xùn)，可以讓員工了解專(zhuān)票可以抵稅。

五、找準(zhǔn)審批關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

員工報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用時(shí)，往往要找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽批，簽批結(jié)束才提交到財(cái)務(wù)，接著是會(huì)計(jì)審批、出納打款。需要哪些人簽字，每個(gè)企業(yè)有不同的要求。公司規(guī)模越小，簽字越簡(jiǎn)單；規(guī)模越大，簽字流程越長(zhǎng)。

六、報(bào)銷(xiāo)和審批約定時(shí)限

以華為為例，費(fèi)用發(fā)生之后，應(yīng)該在三個(gè)月之內(nèi)報(bào)銷(xiāo)，超過(guò)三個(gè)月不超過(guò)六個(gè)月的，需要走特批流程報(bào)銷(xiāo)。超過(guò)六個(gè)月就不給報(bào)銷(xiāo)了。

為了保證費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批的及時(shí)性，華為規(guī)定了電子審批的時(shí)限。一般自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過(guò)一定時(shí)間沒(méi)有審批的，系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，審批責(zé)任由該沒(méi)有及時(shí)審批的審批人承擔(dān)。公司會(huì)定期提取審批時(shí)效記錄予以通報(bào)，通報(bào)本質(zhì)就是批評(píng)。

七、集中處理

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)往往都是小金額，大批量，如果公司有五百左右個(gè)員工，每個(gè)人如果都能涉及到費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)是苦不堪言的……

【案例】公司幾百號(hào)人，從周一到周五，從早上到下午，時(shí)時(shí)都有人報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用，財(cái)務(wù)部就像茶館。每個(gè)人在等報(bào)銷(xiāo)的時(shí)候聊幾句天，然后扯幾句閑話(huà)，這樣財(cái)務(wù)部就像說(shuō)書(shū)場(chǎng)一樣。

解決之道，財(cái)務(wù)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)集中處理，集中每周二下午和每周五下午，此時(shí)間段報(bào)銷(xiāo)，對(duì)于經(jīng)常發(fā)生費(fèi)用的人，盡可能集中一個(gè)月處理一次，可大幅度減低工作量。

八、IT與人工智能替代

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批工作量大、規(guī)則性強(qiáng)、控制節(jié)點(diǎn)少，執(zhí)行簡(jiǎn)單。這樣四個(gè)特點(diǎn)，很符合人工智能處理的要求。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)前端的審批，中間的做賬，后端的打款，都可實(shí)現(xiàn)智能化。

如果建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)就可以做到自動(dòng)化處理，工作量就由以前的非常巨大變得微不足道。

做賬報(bào)稅是每一個(gè)財(cái)務(wù)人員的看家本領(lǐng)，必備的基本功，沒(méi)有這項(xiàng)技能簡(jiǎn)直是對(duì)財(cái)務(wù)工作無(wú)從下手。正保會(huì)計(jì)網(wǎng)校推出新課程—做賬報(bào)稅私教班第七季，涵蓋做賬、報(bào)稅、發(fā)票、外勤、軟件、行業(yè)，六大核心技能，助您輕松上崗！點(diǎn)擊進(jìn)入>>