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摘 要:本文通過對一集團(tuán)公司資金統(tǒng)收統(tǒng)支制度個(gè)案的透視,介紹了集團(tuán)提高資金控制力的方法。主要是收支兩條線,收入和支出要嚴(yán)格分開。其保證措施是完備的預(yù)算制度、嚴(yán)格的資金傳遞(借助現(xiàn)代化的銀行系統(tǒng))手段、必要的處罰措施。同時(shí)對有關(guān)的帳務(wù)處理做出了比較科學(xué)、合理的設(shè)定。
關(guān)鍵詞:資金統(tǒng)收統(tǒng)支 預(yù)算 財(cái)務(wù)控制
民營企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中,提高集團(tuán)的控制力,使集團(tuán)的財(cái)務(wù)收支預(yù)算得到有效的貫徹落實(shí),減少跑冒滴漏,保證資金安全,提高資金運(yùn)營效益,是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。山東愛書人音像圖書(集團(tuán))有限公司是一家經(jīng)營正版音像制品的民營企業(yè),其下轄6個(gè)分(子)公司,在財(cái)務(wù)控制上也曾一度走人失控的誤區(qū),引起混亂。針對這種境況,愛書人痛定思痛,制定了一系列財(cái)務(wù)控制的措施,貫徹落實(shí)后,起到了良好的效果?,F(xiàn)將該集團(tuán)在資金控制上的一些做法推薦給各位同仁,希望能起到拋磚引玉的作用。
一、集團(tuán)所有資金實(shí)行收支分離
該集團(tuán)要求,集團(tuán)及其分(子)公司的一切收入和支出都必須分開核算和管理,嚴(yán)格實(shí)行收支兩條線,不允許收支合并使用。對收入和支出分別設(shè)置銀行賬戶進(jìn)行管理:
1、設(shè)置專門的銀行賬戶,接受集團(tuán)及其分(子)公司的一切收入款項(xiàng)。集團(tuán)財(cái)務(wù)中心選擇了一家服務(wù)較好的銀行作為合作伙伴,并以該行為依托,建立起一個(gè)安全、快捷的資金調(diào)度網(wǎng)絡(luò)。集團(tuán)總部在其所在地銀行開設(shè)了接受其自身和各分(子)公司匯(存)款的專門收入賬戶。規(guī)定該賬戶只用于資金的統(tǒng)一調(diào)撥,不能作日常的資金支出??偛窟€以集團(tuán)公司的名義在各分(子)公司所在地的集團(tuán)總部選定的同一銀行設(shè)立專門的收款賬戶。
2、設(shè)置專門的付款賬戶。集團(tuán)財(cái)務(wù)中心和各分(子)公司財(cái)務(wù)部均在集團(tuán)及其分(子)公司所在地設(shè)立了資金支出賬戶,專門用于費(fèi)用等資金的支出。要求任何收入均不得存(匯)入該賬戶。集團(tuán)總部和各分(子)公司只允許保留一個(gè)費(fèi)用支出賬戶。
二、收入賬戶的使用與管理
1、集團(tuán)收入賬戶的使用與管理。集團(tuán)收入專戶接受其自身和分(子)公司匯入的銷售收入及其他來源的資金。該戶同時(shí)擔(dān)負(fù)集團(tuán)資金的調(diào)撥任務(wù)。
集團(tuán)總部的銀行收入專戶指定專人負(fù)責(zé)。該專戶的銀行支款票據(jù)由指定的人員負(fù)責(zé)保管,有關(guān)印鑒由財(cái)務(wù)總監(jiān)和出納人員分別掌管。
資金調(diào)撥的依據(jù)是資金和費(fèi)用預(yù)算。該收入專戶劃撥出去的一切資金均需有經(jīng)董事長和財(cái)務(wù)總監(jiān)共同簽字的“資金調(diào)撥單”。無此兩人簽字的“資金調(diào)撥單”,賬戶專管員一律不得從該專戶向外劃撥資金。
資金調(diào)撥的內(nèi)容:1)根據(jù)預(yù)算定期向總部、各分(子)公司預(yù)撥的各種費(fèi)用;2)根據(jù)預(yù)算向供貨商支付的貨款;3)集團(tuán)不動(dòng)產(chǎn)的購置支付;4)對外投資;5)歸還銀行借款;6)其他重大支出。
2、集團(tuán)設(shè)在各分(子)公司所在地收入專戶的使用與管理。各分(子)公司的一切收入和其他來源的資金都必須直接存(匯)入該賬戶,不得截留和隱瞞。對銷售和其他來源的現(xiàn)金收入,應(yīng)于當(dāng)日全部存入該賬戶,對通過銀行結(jié)算的,要事先通知客戶將收款單位改為集團(tuán)總部,并告知客戶收入專戶及其賬號(hào),要求客戶直接將貨款匯入總部在各分(子)公司所在地設(shè)立的賬戶。
該賬戶由各分(子)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理管理。總部選擇一種合適的資金劃撥方式,其結(jié)算憑證由分(子)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理領(lǐng)取,作為向總部劃撥資金的唯一工具。該資金劃撥(結(jié)算)憑證,在分(子)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理領(lǐng)用前,應(yīng)事先在收款單位及相關(guān)欄目填制好集團(tuán)的名稱、開戶銀行及賬號(hào)。要求分(子)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理每5天向總部收入專用賬戶解交一次資金。
三、支出賬戶的使用與管理
支出賬戶僅限于預(yù)算內(nèi)費(fèi)用的支出和經(jīng)批準(zhǔn)的因公借款支出。任何單位和個(gè)人不得使用該賬戶截留收入。該賬戶的資金來源是集團(tuán)財(cái)務(wù)中心根據(jù)資金和費(fèi)用預(yù)算,定期預(yù)撥的費(fèi)用資金。根據(jù)集團(tuán)的實(shí)際和預(yù)算方案,集團(tuán)財(cái)務(wù)中心每旬向?qū)S酶犊钯~戶預(yù)撥一次資金。如果分(子)公司的費(fèi)用預(yù)算超支,則根據(jù)預(yù)算審批程序事先提出追加預(yù)算的方案,經(jīng)批準(zhǔn)后再根據(jù)預(yù)算安排追撥資金。該種賬戶分別由出納人員和集團(tuán)的財(cái)務(wù)總監(jiān)、分(子)公司的財(cái)務(wù)經(jīng)理共同控制管理。
四、費(fèi)用的支出規(guī)范
集團(tuán)總部的費(fèi)用支出,一律嚴(yán)格按《財(cái)務(wù)報(bào)銷與借款管理規(guī)定》執(zhí)行。
分(子)公司費(fèi)用支出除嚴(yán)格執(zhí)行《財(cái)務(wù)報(bào)銷與借款管理規(guī)定》外,還必須執(zhí)行如下規(guī)范:
1、分(子)公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理在預(yù)算范圍內(nèi)有權(quán)直接簽批如下費(fèi)用支出:
1)工資性支出;2)招待費(fèi)支出;3)水電費(fèi)支出;4)電話費(fèi)支出;5)運(yùn)雜費(fèi)支出;6)會(huì)務(wù)費(fèi)支出;7)租賃費(fèi)支出;8)生活費(fèi)支出;9)零星辦公支出;10)差旅費(fèi)支出11)各種稅款。
要求不再在費(fèi)用科目中設(shè)置概念模糊的“其他費(fèi)用”子目。如果有現(xiàn)行子目中無法核算的內(nèi)容,應(yīng)按程序進(jìn)行審批,并在財(cái)務(wù)報(bào)告中單獨(dú)進(jìn)行披露。
2、集團(tuán)總部代分(子)公司支付現(xiàn)金的費(fèi)用。下列物品由集團(tuán)辦公室集中采購,根據(jù)各分子公司的需要(預(yù)算)定期發(fā)放;下列勞務(wù)由集團(tuán)辦公室集中招標(biāo)確定供方單位,根據(jù)預(yù)算安排統(tǒng)一提供,并由總部統(tǒng)一集中結(jié)算:
1)微機(jī)耗材;2)大宗辦公用品;3)通用的低值易耗品;4)促銷用品;5)印刷制品;6)總部代辦的廣告費(fèi);7)汽車的大中性修理費(fèi);8)固定資產(chǎn)購置;9)保險(xiǎn)費(fèi)支出;10)招待用品,如煙酒等;11)其他由集團(tuán)統(tǒng)一辦理的事項(xiàng)。
集團(tuán)辦公室應(yīng)根據(jù)本規(guī)定,制定物品(勞務(wù))采購細(xì)目、標(biāo)準(zhǔn)、方案以及分發(fā)辦法。
五、其他資金支出的管理。
嚴(yán)格控制總部及分(子)公司預(yù)算外的一切支出。不允許因私借款。允許借款的事項(xiàng)包括:
1)因公出差;2)合約規(guī)定帶款的采購;3)到集貿(mào)市場采購物資;4)購置辦公用品或低值易耗品;5)其他因公必須帶款事項(xiàng)。
以上借款集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)和分(子)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)按最低需要進(jìn)行核準(zhǔn)。
六 、有關(guān)帳務(wù)處理
1、各分(子)公司收到銷售貨款并存入分(子)公司所在地總部賬戶后,應(yīng)開具“內(nèi)部轉(zhuǎn)賬會(huì)簽單”注明“貨款(或xx資金)由總部統(tǒng)收”一聯(lián)轉(zhuǎn)總部,一聯(lián)自留作帳務(wù)處理。相關(guān)會(huì)計(jì)分錄如下(單獨(dú)設(shè)置“集團(tuán)內(nèi)部往來”一級科目):
1)分(子)公司:
借:集團(tuán)內(nèi)部往來――總部貸:銷售收入、預(yù)收貨款、其他應(yīng)付款等2)總部收到分(子)公司轉(zhuǎn)來的收款“內(nèi)部轉(zhuǎn)賬會(huì)簽單”后:
借:銀行存款――xx公司貸:集團(tuán)內(nèi)部往來――xx公司總部財(cái)務(wù)中心,根據(jù)分(子)公司設(shè)置銀行存款明細(xì)帳(微機(jī)帳)。
有關(guān)銀行收款的“內(nèi)部轉(zhuǎn)賬會(huì)簽單”,各分(子)公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過集團(tuán)特快專遞網(wǎng)絡(luò)及時(shí)發(fā)往總部財(cái)務(wù)中心進(jìn)行帳務(wù)處理。
2、要求各分(子)公司對分管的總部銀行賬戶及相應(yīng)的收支事項(xiàng),代總部設(shè)置銀行存款日記帳進(jìn)行序時(shí)明細(xì)核算,其記賬依據(jù)為銀行進(jìn)帳單和“內(nèi)部轉(zhuǎn)賬會(huì)簽單”等。該帳及相關(guān)的原始、記賬憑證、銀行對帳單等會(huì)計(jì)資料應(yīng)于每月月末全部報(bào)總部財(cái)務(wù)中心,財(cái)務(wù)中心應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)核對和管理該帳務(wù)資料。要求專管會(huì)計(jì)人員將銀行對帳單與代記的銀行明細(xì)帳以及總部的銀行存款明細(xì)帳進(jìn)行核對,無誤后將銀行日記帳退給相應(yīng)公司財(cái)務(wù),繼續(xù)代總部記賬,到年末該帳收回總部。有關(guān)銀行收支憑證、對帳單等會(huì)計(jì)資料總部留存并專門保管。
七、處罰措施
如有隱瞞和坐支收入的行為,一經(jīng)查實(shí),對總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理以及直接責(zé)任人分別處以隱瞞和坐支金額1%的罰款。如果支出權(quán)限和范圍超出集團(tuán)《財(cái)務(wù)報(bào)銷與借款的管理規(guī)定》和本規(guī)定,對總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理及直接責(zé)任人處以全部支出額的罰款。同時(shí)還應(yīng)視情節(jié)輕重對總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理和直接責(zé)任人做出行政處分。
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