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公司管理中普遍出現(xiàn)的問題:
中國公司市場化程度越來越高,市場競爭也更加激烈。在長期的管理咨詢經(jīng)歷中,經(jīng)歷了各個行業(yè)和不同規(guī)模的公司咨詢,我們認(rèn)為:雖然各個公司的財務(wù)管理基于不同行業(yè)商業(yè)模式的不同而有差異之外,在財務(wù)控制及內(nèi)部控制方面都存在類似的問題,我們總結(jié)如下:
1.財務(wù)管理基礎(chǔ)薄弱,財務(wù)內(nèi)部控制弱化;現(xiàn)在財務(wù)核算或管理軟件已經(jīng)獲得了極大的普及,各個層次或功能的財務(wù)管理或核算軟件能夠幫助財務(wù)人員很好的提高效率和確保核算數(shù)據(jù)的正確性和及時性。但目前公司的基礎(chǔ)財務(wù)管理水平卻與管理層對財務(wù)數(shù)據(jù)的要求有一定的差距。比如:財務(wù)資料的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)、職位分離原則的實(shí)施、審計、權(quán)限管理、決策數(shù)據(jù)支持、戰(zhàn)略管理和業(yè)績管理等方面都存在問題。財務(wù)發(fā)揮的作用并沒有我們期望的效果。這也是很多公司在管理過程中,認(rèn)為財務(wù)并沒有很好的監(jiān)管及控制業(yè)務(wù)的進(jìn)行,而是流于形式和只是為了完成必要的程序;
2.財務(wù)管理功能缺乏,明顯缺乏良好有效的財務(wù)管理工具及內(nèi)部控制工具。在實(shí)踐管理過程中許多工具和技術(shù)并沒有獲得公司管理人員的執(zhí)行或是運(yùn)用,比如預(yù)算管理、關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)、內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)、財務(wù)預(yù)警機(jī)制等。在公司實(shí)際管理過程中,財務(wù)人員耗費(fèi)了大量的精力和時間在財務(wù)數(shù)據(jù)收集、整理、核算、編制財務(wù)報告方面,并沒有在財務(wù)數(shù)據(jù)分類、成本削減、業(yè)績管理、預(yù)算控制、戰(zhàn)略管理等過程中發(fā)揮積極的作用,而是退縮于只是提供數(shù)據(jù)和信息的支持者的角色。
3.公司整體缺乏內(nèi)部控制機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn),也沒有意識到內(nèi)部控制給公司帶來的利益。在很多跨國公司中紛紛建立了規(guī)范和齊全的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn),并將內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)融入到流程設(shè)計和流程改進(jìn)中,大量的進(jìn)行員工培訓(xùn)和教育,將內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)深入到所有員工的日常工作和行為中,以降低公司的商業(yè)風(fēng)險和規(guī)避在商業(yè)中出現(xiàn)舞弊和欺詐等非正常商業(yè)行為的發(fā)生,以維護(hù)良好的公司社會形象和維護(hù)股東利益;
4.由于中國公司的外部環(huán)境并沒有要求公司強(qiáng)化內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn),這種不成熟的市場化運(yùn)營方式導(dǎo)致公司并不關(guān)心內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)對公司能夠帶來的經(jīng)濟(jì)及社會利益,公司認(rèn)為所謂的走“擦邊球”似的路線能夠幫助公司獲得期望的利益,而沒有考慮到由于內(nèi)部控制失效對公司的造成的損害可能致命的,我們從“安然”事件中可以看到內(nèi)部控制失效后對公司所帶來后果。
內(nèi)部控制定義:
內(nèi)部控制一般指:
1.對公司內(nèi)部運(yùn)做流程的審視和檢測;內(nèi)部控制具體執(zhí)行時需要相關(guān)的內(nèi)部控制審計人員對公司各個運(yùn)行程序進(jìn)行全面的審視和檢測,包括運(yùn)用必要的審計手段,比如分析性測試、內(nèi)部控制水平評估、調(diào)查、現(xiàn)場查看等,需要完備的審計工作底稿和管理報告,并對公司管理層報告審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題和提出自己的管理意見;
2.流程管理的修正器和軌道;內(nèi)部控制的實(shí)施需要公司具有比較完善的運(yùn)營流程和流程操作手冊,在實(shí)際審計及檢測過程中依據(jù)公司運(yùn)營流程和操作手冊能夠很好的判斷實(shí)際與期望及事前規(guī)定的差異,能夠發(fā)現(xiàn)流程運(yùn)營過程中的冗余和不增值部分,并規(guī)范它。
3.是公司內(nèi)部管理不可缺少的環(huán)節(jié);內(nèi)部控制實(shí)際上是公司內(nèi)部管理工作中基礎(chǔ)和奠基,公司所有的運(yùn)營流程和管理流程都需要納入內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的范圍以內(nèi)。
內(nèi)部控制的利益:
1.有助于我們達(dá)到主要創(chuàng)意和最佳公司目標(biāo),在我們進(jìn)行內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計的過程中,我們需要關(guān)注公司股東及戰(zhàn)略目標(biāo),除了基礎(chǔ)的控制措施以外,對于戰(zhàn)略管理等方面內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)能夠幫助我們很好的實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
2.有助于保護(hù)我們的財產(chǎn)和信息、技術(shù),在內(nèi)部控制中許多原則能夠幫助公司維護(hù)資產(chǎn)和信息、技術(shù)的安全,比如良好的復(fù)核驗(yàn)證程序、定期的報告和記錄程序、權(quán)限管理等方式都能夠幫助我們很好的維護(hù)資產(chǎn)、信息、技術(shù)完整。
3.有助于確保我們提供可靠和及時的經(jīng)營報告和財務(wù)報告,由于內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)在維護(hù)財務(wù)信息和財務(wù)數(shù)據(jù)的安全和完整方面具有非常良好的技術(shù)和手段,也是將內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)作為內(nèi)部控制最重要的控制部分,因此有理由相信內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)對于公司財務(wù)信息的維護(hù)和完善是非常有效的。
4.有助于我們遵循有關(guān)的法律、法規(guī)、慣例,避免損害公司聲譽(yù)和地位,在內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)中,我們專門對公司對于外部環(huán)境,特別是法律法規(guī),慣例等的維護(hù)放置到非常重要的地位。由于內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)失效和執(zhí)行不好而造成公司在違反法律和商業(yè)慣例方面而該給公司造成的損害,包括短期經(jīng)濟(jì)利益和長期社會利益方面已經(jīng)有非常多的沉痛案例。
內(nèi)部控制的評價標(biāo)準(zhǔn):
內(nèi)部控制評價的具體標(biāo)準(zhǔn)還可以分為兩個層次:第一層次是內(nèi)部控制要素評價標(biāo)準(zhǔn);第二層次是內(nèi)部控制作業(yè)層級評價標(biāo)準(zhǔn)。借鑒美國COSO報告的研究成果,內(nèi)部控制組成要素包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督五個。每一個要素又可以再分為更多的項目,例如控制環(huán)境要素涵蓋的項目就有操守及價值觀、執(zhí)行能力、董事會、管理哲學(xué)及經(jīng)營型態(tài)、組織結(jié)構(gòu)、權(quán)責(zé)分派體系、人力資源政策及實(shí)行等。至于作業(yè)層級評價標(biāo)準(zhǔn)主要是控制活動要素的細(xì)化,控制活動是確保管理階層的指令得以實(shí)現(xiàn)的政策和程序,旨在幫助公司保證其已針對“使公司目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險”采取了必要的行動??刂苹顒邮轻槍刂泣c(diǎn)而制定的,公司一般根據(jù)其生產(chǎn)經(jīng)營活動的特點(diǎn)來設(shè)計控制活動內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計流程:
在設(shè)計內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)過程中,我們需要關(guān)注內(nèi)部控制的環(huán)境。
在進(jìn)行內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計中,我們需要關(guān)注:
1.股東的利益需求;
2.一般公認(rèn)會計準(zhǔn)則及審計準(zhǔn)則;
3.國家及地區(qū)的法律法規(guī);
4.證券交易委員會具體法律要求及其他要求;
5.客戶需求;
同時,我們也需要關(guān)注:
1.財務(wù)政策、工作程序;
2.公司內(nèi)部審計要求;
3.公司外部審計要求;
4.員工行為準(zhǔn)則等;
在現(xiàn)代公司中對于內(nèi)部控制的建立必須以系統(tǒng)的觀點(diǎn)來看待,內(nèi)部控制不是單個部門能夠獨(dú)立完成的工作。
一般的內(nèi)部控制制度包括:
1.員工行為準(zhǔn)則;
2.內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn);
3.工作程序準(zhǔn)則;
4.財務(wù)準(zhǔn)則;
5.電子資訊安全標(biāo)準(zhǔn);
6.公司的其他標(biāo)準(zhǔn)及政策。
在綜合考慮上述因素之后,我們需要對我們的各種流程進(jìn)行分析及重新設(shè)計。依據(jù)管理咨詢項目我們對公司前期的調(diào)查和診斷,并和公司管理層進(jìn)行了充分的溝通,確認(rèn)存在以下問題:
1.流程控制混亂,各個流程設(shè)計不清晰;特別在涉及到流動資金管理方面的流程,比如應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、存貨管理、現(xiàn)金及銀行存款等方面,造成公司在資金管理和流動資金流轉(zhuǎn)速度不能夠滿足公司對于資金的要求;
2.公司沒有內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)的內(nèi)部控制制度,所有的控制都存在于各個管理人員零星的自主活動中;無法依據(jù)系統(tǒng)化的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行內(nèi)部管理;
3.部門之間聯(lián)系業(yè)務(wù)流程混亂,造成部門之間的業(yè)務(wù)配合不協(xié)調(diào)和遲滯,信息交流不通暢;
4.財務(wù)基礎(chǔ)管理工作薄弱,比如缺乏必要的財務(wù)信息及資料的管理手段和制度、基本核算業(yè)務(wù)流程不合理、財務(wù)功能缺失,必要的信息收集和來源渠道和記錄沒有設(shè)立等問題;
5.財務(wù)人員需要獲得實(shí)用的財務(wù)軟件系統(tǒng)來降低財務(wù)核算過程中的工作量和壓力;(這一點(diǎn)可以通過購買外部軟件供應(yīng)商的適合軟件來解決)
6.財務(wù)人員在業(yè)務(wù)運(yùn)營過程中沒有依據(jù)財務(wù)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)或是公司的內(nèi)部控制要求進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督和審核,淪為各個部門的支持和幫助,并由于各個業(yè)務(wù)部門的工作問題而導(dǎo)致財務(wù)部門在公司中倍受批評;
7.公司缺乏統(tǒng)一的財務(wù)政策,造成財務(wù)人員在實(shí)際執(zhí)行業(yè)務(wù)核算和業(yè)務(wù)監(jiān)督過程中缺乏必要的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn),也在業(yè)務(wù)監(jiān)督和管理過程中師出無名。
咨詢顧問和公司財務(wù)部門變革小組成員共同對以上提出的問題進(jìn)行了排序,依據(jù)重要性原則依次制訂解決方案。
1.在每個行動之間我們設(shè)計了詳細(xì)的行動計劃,該計劃內(nèi)容包括:
2.行動目的;
3.行動范圍;
4.行動方式;
5.行動步驟;
6.重點(diǎn)關(guān)注領(lǐng)域;
7.實(shí)施內(nèi)容;
8.行動實(shí)施成果。
該計劃內(nèi)容需要和公司負(fù)責(zé)該工作的管理人員達(dá)成一致;在咨詢過程中一般將相關(guān)流程和內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的部門的人員共同組成改進(jìn)團(tuán)隊,以充分獲得各個職能部門和專業(yè)人員的知識及解決方案。
綜合考慮公司內(nèi)部控制各個關(guān)鍵因素的要求后,確認(rèn)我們需要達(dá)到的目標(biāo),一般采用最佳實(shí)踐作為參照(最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐:應(yīng)該是公司策略,業(yè)務(wù)流程,支持系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)的組合或其中的某一部分,它必須能夠?qū)σ徽钻P(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI),例如成本,服務(wù)質(zhì)量和投資回報率等,產(chǎn)生積極的影響,從而給公司帶來最大價值。Adersen咨詢公司定義)。
我們在選擇最佳實(shí)踐時一般采用:
1.本公司過去的先進(jìn)水平;
2.本行業(yè)的先進(jìn)水平;
3.類似流程的其他行業(yè)先進(jìn)水平;
4.確認(rèn)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計的基本內(nèi)容,一般包括:
5.采購流程;
6.存貨控制流程;
7.財務(wù)報告;
8.計算信息系統(tǒng)危機(jī)處理及控制;
9.專有資訊保護(hù);
10.財產(chǎn)實(shí)物保護(hù)及內(nèi)部控制;
11.成本內(nèi)部控制;
12.實(shí)物盤點(diǎn)及清理內(nèi)部控制;
13.應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、總賬、現(xiàn)金內(nèi)部控制;
14.法規(guī)、法律內(nèi)部控制。
依據(jù)內(nèi)部控制內(nèi)容和最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐,確認(rèn)在每個內(nèi)部控制環(huán)節(jié)(上述環(huán)節(jié))我們的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn),這個標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計非常艱難。在設(shè)計該內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的過程中,需要依據(jù)內(nèi)部控制的基本原則來進(jìn)行。
內(nèi)部控制基本原則包括:
1.內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)對有關(guān)資源保護(hù)、經(jīng)營、財務(wù)信息的可靠性以及遵守法律和慣例等事項,
2.提供合理的,而非絕對的保證。
3.合理保證我們可以認(rèn)為控制成本不應(yīng)該超過可產(chǎn)生的效益。
4.忠誠不渝、良好的業(yè)務(wù)判斷以及一種良好的控制文化是非常重要的。
5.實(shí)施控制是一個合理、良好的業(yè)務(wù)判斷,而不是固定的模式,任何公司和核算單位都可以照搬的。
6.內(nèi)部控制更強(qiáng)調(diào)過程的控制,而不是對結(jié)果的處理。
7.未雨惆繆,把可能發(fā)生的風(fēng)險杜絕在沒有發(fā)生之前。
所有的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計需要符合內(nèi)部控制矩陣的要求,以下四條原則是非常重要和必須在設(shè)計內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)中使用:
1.授權(quán)
2.記錄
3.安全/保護(hù)
4.驗(yàn)證
依據(jù)內(nèi)部控制內(nèi)容和最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐,咨詢顧問和管理人員共同編制業(yè)務(wù)流程圖和業(yè)務(wù)流程設(shè)計分析,并標(biāo)注每個關(guān)鍵控制點(diǎn),并確認(rèn)每個控制點(diǎn)我們的內(nèi)部控制方法及手段,以及必要的管理報告系統(tǒng);并將所有的內(nèi)部控制程序文件和流程圖匯總形成完整的內(nèi)部控制文件。
依據(jù)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐,咨詢顧問和公司管理人員共同對流程進(jìn)行調(diào)整,消除流程中不增值部分,縮短流程運(yùn)行時間,提高效率。
在流程設(shè)計過程中,需要遵循以下原則:
1.要從工作的目的出發(fā)而不是工作的過程出發(fā)定義崗位職責(zé);
2.剔除對內(nèi)部客戶和外部客戶都不增值的部分;
3.在流程設(shè)計中融入內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn);
4.建立流程設(shè)計過程中的業(yè)績考核體系;
5.成本和效益的配比分析,提高成本效益比;
最后步驟,由于內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和流程設(shè)計是密切聯(lián)系的,因此需要公司在實(shí)施該標(biāo)準(zhǔn)的前期首先對公司的員工進(jìn)行長期和大范圍的培訓(xùn)和教育。
一般培訓(xùn)方式包括:
1.正式培訓(xùn),包括培訓(xùn)班、臨時培訓(xùn)、職業(yè)培訓(xùn);
2.職業(yè)教育大學(xué),資格教育;
3.演示及過程展現(xiàn);
4.設(shè)計易辨認(rèn)的圖示標(biāo)牌或是簡易的說明文字,流程圖;
5.局域網(wǎng)上發(fā)布或是網(wǎng)上學(xué)校;
6.散發(fā)資料,定期考核等;
7.定期的檢查和反饋會議。
在進(jìn)行內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施之間,如果該部分的工作沒有達(dá)到預(yù)期效果是話,將對內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施造成非常嚴(yán)重的后果。在該過程中,獲得員工的認(rèn)可和理解,以及理解內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)對公司的重要作用及個人的作用都將會對內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的順利實(shí)施起到良好的效果。
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