應(yīng)用審計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)審計(jì)工作全過(guò)程計(jì)算機(jī)處理自動(dòng)化的首要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化。如果審計(jì)所需數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)采集，不能順利完成與被審單位的被審軟件對(duì)接，難以快速得到所需分析評(píng)價(jià)的數(shù)據(jù)，這無(wú)疑制約了審計(jì)軟件的開發(fā)與推廣。

　　一、審計(jì)軟件數(shù)據(jù)采集的途徑

　　建立一個(gè)審計(jì)軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，可以從數(shù)據(jù)形成的渠道上加以分析和歸納。根據(jù)審計(jì)數(shù)據(jù)形成渠道，審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)采集可以歸納為以下幾種情況：

　　1.直接從被審軟件進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換采集生成。把有關(guān)數(shù)據(jù)資料從被審軟件轉(zhuǎn)換到審計(jì)軟件中是開展審計(jì)業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)處理的第一步，是審計(jì)測(cè)試和審計(jì)抽樣的數(shù)據(jù)來(lái)源的根本渠道。這就是通過(guò)以審計(jì)軟件和被審軟件的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的功能。數(shù)據(jù)從被審軟件轉(zhuǎn)換到審計(jì)軟件并不改變它的內(nèi)容，只是從形式上改變它在被審軟件系統(tǒng)中的識(shí)別標(biāo)志，從而可以按照審計(jì)軟件要求的標(biāo)志為審計(jì)軟件所識(shí)別。

　　2.由審計(jì)軟件對(duì)初步數(shù)據(jù)進(jìn)行加工并作為審計(jì)評(píng)價(jià)與審計(jì)判斷的依據(jù)。這類數(shù)據(jù)需要在審計(jì)軟件中事先內(nèi)置程序?qū)ζ溥M(jìn)行加工、計(jì)算，從而生成有用的原始數(shù)據(jù)。

　　3.接受鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。鍵盤錄入數(shù)據(jù)是通過(guò)鍵盤以手工方式把所需的原始數(shù)據(jù)輸入到審計(jì)軟件系統(tǒng)中。

　　4.接受非鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。非鍵盤錄入主要是審計(jì)人員手工錄入數(shù)據(jù)時(shí)不借助鍵盤，而是利用掃描儀、語(yǔ)音錄入系統(tǒng)等其他方式錄入所需的數(shù)據(jù)，包括語(yǔ)音錄入、掃描錄入和手寫錄入等。審計(jì)軟件從這種渠道取得的數(shù)據(jù)大多數(shù)都是非文字的如圖片等，因此必須首先要對(duì)其進(jìn)行可識(shí)別處理，轉(zhuǎn)換成所需格式的數(shù)據(jù)方可用于以后的測(cè)試。

　　二、建立審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)采集原則

　　1.自動(dòng)化原則。實(shí)行原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換應(yīng)盡可能采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理，減少人工錄入數(shù)據(jù)的行為，以避免數(shù)據(jù)丟失、遺漏和錯(cuò)誤，杜絕由此形成錯(cuò)誤的審計(jì)意見和審計(jì)結(jié)論。自動(dòng)化原則一般適用于對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)，而不適宜于對(duì)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)。使用鍵盤錄人和非鍵盤錄入數(shù)據(jù)也無(wú)法采用本原則。

　　2.標(biāo)準(zhǔn)化原則。凡是被用于采集的各種數(shù)據(jù)，必須符合相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，如會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)該符合公認(rèn)會(huì)計(jì)原則和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定，被采集的數(shù)據(jù)的名稱、代碼等均應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填制和編報(bào)。如果數(shù)據(jù)填報(bào)不符合規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式各有千秋，審計(jì)軟件將無(wú)法廣泛地適用于對(duì)不同企業(yè)的審計(jì)，也無(wú)法識(shí)別會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，更不要說(shuō)準(zhǔn)確地判斷其真實(shí)性、合法性和公允性。

　　3.確認(rèn)原則。為了保證被采集數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，凡是從被審軟件中轉(zhuǎn)換到審計(jì)軟件中的各種數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過(guò)審計(jì)軟件進(jìn)行確認(rèn)，將其運(yùn)行結(jié)果與被審軟件運(yùn)行結(jié)果進(jìn)行比較、檢查和校驗(yàn)，如果二者一致，可以確認(rèn)為審計(jì)的原始數(shù)據(jù)。

　　4.審計(jì)成本最低原則。利用審計(jì)軟件采集被審軟件中的有關(guān)數(shù)據(jù)要充分考慮審計(jì)成本，包括審計(jì)投入的時(shí)間、人力、財(cái)?shù)暮臀锪?。因此，?duì)于那些無(wú)效的數(shù)據(jù)必須經(jīng)過(guò)審計(jì)人員的專業(yè)判斷進(jìn)行篩選予以剔除。這樣既節(jié)省審計(jì)，軟件對(duì)原始數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存空間，又可以節(jié)省采集原始數(shù)據(jù)的錄入時(shí)間。鑒于這一原則，利用審計(jì)軟件采集原始數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能避免使用手工輸入，以節(jié)約審計(jì)時(shí)間，保證審計(jì)進(jìn)度和提高審計(jì)效率。

　　三、建立審計(jì)軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的技術(shù)方法

　　由于審計(jì)軟件采集數(shù)據(jù)存在手工錄入和計(jì)算機(jī)自動(dòng)采集數(shù)據(jù)兩種途徑，程序編制可以采用以下技術(shù)方法加以實(shí)現(xiàn)：標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接。采集法、直接拷貝法、文本轉(zhuǎn)換法等。

　　1.標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口采集法。即在被審軟件如會(huì)計(jì)軟件中預(yù)留具有審計(jì)采集數(shù)據(jù)或會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換接口，使得審計(jì)軟件能通過(guò)預(yù)留接口直接采集和使用數(shù)據(jù)。這種方法實(shí)質(zhì)上是把不向被審軟件生成的數(shù)據(jù)通過(guò)預(yù)留接口轉(zhuǎn)換為同一的、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)格式數(shù)據(jù)，從而有利于審計(jì)軟件數(shù)據(jù)的直接采集。從程序設(shè)計(jì)工作量來(lái)看，這種方法由于采集的初始數(shù)據(jù)都在被審軟件中經(jīng)過(guò)處理，并且按照一個(gè)統(tǒng)一的格式輸出，審計(jì)軟件只需要對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單的可識(shí)別處理，然后接受確認(rèn)。因此，審計(jì)軟件采集數(shù)據(jù)功能的程序設(shè)計(jì)工作量不大，但是被審軟件需要在程序設(shè)計(jì)時(shí)增加這一預(yù)留功能。

　　2.直接拷貝法。這是從被審軟件中采集數(shù)據(jù)的最簡(jiǎn)單方法，它的原理是把被審軟件中的儲(chǔ)存數(shù)據(jù)根據(jù)審計(jì)的需要，直接拷貝到審計(jì)軟件中。這個(gè)方法的最大優(yōu)點(diǎn)是能夠快速地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。但是在實(shí)際工作中，不同被審單位的被審軟件系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)名稱、數(shù)據(jù)類型、長(zhǎng)度等識(shí)別標(biāo)志不盡相同，因此被拷貝的數(shù)據(jù)難以直接被審計(jì)軟件所利用。換言之，如果不對(duì)那些直接被拷貝數(shù)據(jù)進(jìn)行特別處理，同一審計(jì)軟件不一定能夠直接把不同單位被審軟件儲(chǔ)存數(shù)據(jù)直接拷貝過(guò)來(lái)并加以利用。所以，直接拷貝法的使用范圍，僅限于針對(duì)特定被審軟件而設(shè)計(jì)的審計(jì)軟件系統(tǒng)。

　　3.文本轉(zhuǎn)換法。這種方法是把被審軟件數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換為文本文件，然后由審計(jì)軟件通過(guò)對(duì)文本加工轉(zhuǎn)換成為適合自身可以識(shí)別的數(shù)據(jù)文件，以實(shí)現(xiàn)對(duì)原始數(shù)據(jù)的采集，它是直接拷貝法的改進(jìn)。文本轉(zhuǎn)換法的應(yīng)用過(guò)程是：被審軟件的數(shù)據(jù)文件→轉(zhuǎn)換為文本文件→啟用審計(jì)軟件采集處理功能→生成審計(jì)軟件所需的數(shù)據(jù)文件。審計(jì)軟件對(duì)文本文件的加工轉(zhuǎn)換包括數(shù)據(jù)同名、同類型、同長(zhǎng)度處理等方面工作，其中特別要求審計(jì)軟件處理后的數(shù)據(jù)必須保持真實(shí)。運(yùn)用文本轉(zhuǎn)換采集的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)加工后方可以真實(shí)被審計(jì)軟件確認(rèn)存盤，作為以后執(zhí)行審計(jì)測(cè)試可以采用的數(shù)據(jù)來(lái)源。

　　四、建立審計(jì)軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)應(yīng)注意的問(wèn)題

　　1.分離審計(jì)。審計(jì)軟件不得直接對(duì)被審軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行審計(jì)測(cè)試，應(yīng)該首先把被審軟件數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到審計(jì)軟件中方可進(jìn)行，以免破壞被審軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。

　　2.保證審計(jì)軟件的運(yùn)行效率。無(wú)論采用何種數(shù)據(jù)采集方法，在審計(jì)軟件初步接受被采集數(shù)據(jù)到確認(rèn)保存被采集數(shù)據(jù)過(guò)程中，由于可能需要進(jìn)行識(shí)別處理、轉(zhuǎn)換處理會(huì)產(chǎn)生一些臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，這些數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)并不是以后審計(jì)測(cè)試直接調(diào)用的原始數(shù)據(jù)。如果繼續(xù)保留在審計(jì)軟件系統(tǒng)中，勢(shì)必影響審計(jì)軟件的運(yùn)行速度，為了避免無(wú)用數(shù)據(jù)占用計(jì)算機(jī)磁盤和內(nèi)存空間，提高審計(jì)軟件的運(yùn)行效率，可以在審計(jì)軟件對(duì)被采集數(shù)據(jù)存盤確認(rèn)后刪除這些臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　3.加強(qiáng)安全保密。無(wú)論對(duì)被審軟件還是審計(jì)軟件，對(duì)于已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)要進(jìn)行加密，以保證其安全性。對(duì)被審軟件應(yīng)關(guān)閉其數(shù)據(jù)出口，審計(jì)軟件應(yīng)進(jìn)行加密保護(hù)，防止無(wú)關(guān)人員隨意調(diào)用、改動(dòng)，導(dǎo)致采集的數(shù)據(jù)遭到破壞或被泄密，同時(shí)也避免被審計(jì)單位和其他關(guān)系人的經(jīng)濟(jì)利益受到損害。