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電算化會計(jì)中若干會計(jì)方法的思考

來源: 廈門大學(xué)會計(jì)系· 莊明來 編輯: 2005/08/20 13:55:33  字體:

  信息新技術(shù)促使人們改變原先的思維方式,重新考慮新的會計(jì)方法。美國前會計(jì)學(xué)會會長井尻雄士教授在80年代初提出了“三式簿記”新概念,美國的阿妮塔 .S.霍蘭德等教授提出基于事件驅(qū)動(dòng)法的事項(xiàng)會計(jì),主張打破原有復(fù)式記賬原理,變原有的貨幣反映為多維反映,他們的研究都是建立在信息新技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)之上的。雖然信息新技術(shù)的日新月異,使會計(jì)學(xué)者從不同的角度重構(gòu)未來的會計(jì)格局,但這種重構(gòu)必須是會計(jì)科學(xué)性與信息新技術(shù)科學(xué)性的相互融合與完美結(jié)合,忽視其中的任何一方,都會使會計(jì)的發(fā)展受到影響?;谶@一認(rèn)識,本文對電算會計(jì)中的若干會計(jì)方法加以探討。

  一、電算會計(jì)中借貸記賬法是否不適用

  在借貸記賬法中,“借”既可以表示增,也可以表示減,而“貸”既可以表示減,也可以表示增,盧卡。帕喬利提出的復(fù)式借貸簿記方法之所以幾百年來一直為人們所推崇,正是因?yàn)槠洹坝薪璞赜匈J,借貸必相等”的錙銖必較、涇渭分明的科學(xué)原理。盡管我國會計(jì)實(shí)務(wù)也曾一段時(shí)間對增減記賬法和收付記賬法情有獨(dú)鐘,但最終仍達(dá)成共識,采用了國際上通用的借貸記賬法。

  本質(zhì)上說,在借貸記賬法中,借和貸只是代表一種符號,而其實(shí)質(zhì)則是“有借必有貸,借貸必相等”。換句話說,不管是在手工會計(jì)中,還是在電算會計(jì)中,衡量記賬憑證是否采用借貸記賬法,主要看其是否體現(xiàn)“有借必有貸,借貸必相等”的基本原則。在電算會計(jì)中,盡管記賬憑證庫文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有“借貸金額”型、“借貸方向”型和“借貸科目”型等幾種,但萬變不離其宗,其基本實(shí)質(zhì)都是通過記賬憑證編號維系著憑證的借貸記賬法。

  有人以會計(jì)軟件常以正、負(fù)號分別替代借、貸符號為由,企圖說服人們相信這一記賬法已經(jīng)難以勝任新形勢。應(yīng)當(dāng)注意的是,即使借、貸符號在數(shù)據(jù)庫中不采用“借”和“貸”加以表示,也并不表明借貸記賬法就可放棄。不可否認(rèn),在將借貸記賬憑證的發(fā)生額登錄到總賬之后,對于登賬后所結(jié)計(jì)的期末余額往往以正數(shù)表示借方余額,而以負(fù)數(shù)表示貸方余額,甚至在借貸庫文件中只設(shè)一個(gè)金額字段,在該字段中分別以正負(fù)號表示借貸方。但所有這些標(biāo)記都沒能改變“有借必有貸,借貸必相等”的規(guī)則,其實(shí)質(zhì)仍然是借貸記賬法。這里的正、負(fù)號與增減記賬法的增減符號的屬性風(fēng)馬牛不相及。

  從長遠(yuǎn)來看,隨著原始憑證的逐步電子化,記賬憑證的自動(dòng)生成勢在必行,屆時(shí),何種記賬方法使自動(dòng)生成更可行,當(dāng)然要根據(jù)其科學(xué)性而定。智能軟件的設(shè)計(jì)憑借的是科學(xué)的方法和嚴(yán)密的思維與推斷,而經(jīng)過了數(shù)百年磨練的借貸記賬法,無疑是未來智能專家設(shè)計(jì)會計(jì)軟件的最佳選擇。當(dāng)然,一味否定增減記賬法的科學(xué)性也是錯(cuò)誤的。在計(jì)算機(jī)之中,當(dāng)采用增減記賬法填制記賬憑證之后,我們完全可以編寫一段簡短的程序?qū)⑵滢D(zhuǎn)換為借貸記賬法下的相應(yīng)記賬憑證。其轉(zhuǎn)換的主要依據(jù)是各該科目的記賬符號與所屬科目類別。以從銀行提取現(xiàn)金為例,在增減記賬法下,增記“現(xiàn)金”,減記“銀行存款”?,F(xiàn)金和銀行存款都是資產(chǎn)類科目,對資產(chǎn)類科目,其增加就轉(zhuǎn)換為“借”,其減少就轉(zhuǎn)換為“貸”。依此,也可將借貸記賬法下的憑證轉(zhuǎn)換為增減法下的憑證。

  事實(shí)上,過多地去研究借貸記賬法與增減記賬法如何在計(jì)算機(jī)中運(yùn)行是不明智的。因?yàn)檫@兩種方法僅是用于數(shù)據(jù)的輸入而并非是用于信息輸出,換句話說,記賬方法與信息用戶的需求無關(guān),信息用戶所需要的會計(jì)信息主要是以會計(jì)科目為標(biāo)識的發(fā)生額或余額(至少當(dāng)前是如此)。

  二、“反結(jié)賬、反記賬、取消審核”的可行性

  至今,尚有不少會計(jì)核算軟件設(shè)置“取消審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。在實(shí)際工作中,這些設(shè)置的確給會計(jì)人員的會計(jì)處理帶來許多方便,盡管許多學(xué)者對此提出異議,但不少實(shí)務(wù)工作者卻對其依依不舍。有的學(xué)者甚至認(rèn)為,在計(jì)算機(jī)特定的工作環(huán)境中,反記賬的作用不可替代。其理由是,在實(shí)際工作中存在大量錯(cuò)誤的記賬憑證,如果不施行反記賬的做法,則將導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息,影響對會計(jì)信息的使用。

  所謂電算化會計(jì)中“反記賬”,事實(shí)上也就是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各該賬戶再予以扣減,使各該賬簿恢復(fù)至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑,沒有人會贊同手工會計(jì)下采用“反記賬”。對手工的賬簿記錄,為了保證其有案可稽,當(dāng)其發(fā)生錯(cuò)誤時(shí),不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡,不準(zhǔn)重新抄寫。同時(shí),對兩種出錯(cuò)情況的更正應(yīng)當(dāng)分別加以嚴(yán)格處理:一是登記賬簿時(shí)所發(fā)生的錯(cuò)誤,“應(yīng)當(dāng)將錯(cuò)誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認(rèn)”;二是由于記賬憑證錯(cuò)誤而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤的,則“應(yīng)當(dāng)按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實(shí)際工作中,由于記賬憑證出錯(cuò)而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生差錯(cuò)時(shí)而發(fā)生。一般采用兩種方式進(jìn)行相應(yīng)的修改:一是紅字沖銷法,二是補(bǔ)充更正法。這些詳細(xì)而又具體的規(guī)定所強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn),那就是對出錯(cuò)之處必需留有修改的痕跡。

  在電算會計(jì)之中,記賬錯(cuò)誤和記賬憑證填制錯(cuò)誤仍然在所難免。但由于計(jì)算機(jī)特定的工作環(huán)境,迫使我們不得不改變手工會計(jì)原有的更正作法。雖然紅線注銷法在電算會計(jì)中難以操作,但對出錯(cuò)的電子數(shù)據(jù),卻不能不留下修改的痕跡。解決的辦法只有一個(gè),保留錯(cuò)誤電子數(shù)據(jù),另作更改的記賬憑證,并據(jù)以登錄賬簿,換言之,要將正與誤兩張憑證同存于會計(jì)檔案之中,同時(shí),其所登錄的正與誤兩處賬簿記錄并存于同一賬簿之中?!稌?jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十八條也作出與上相同的規(guī)定: “發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的,可以采用紅字沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正;記賬憑證輸入時(shí),紅字可用‘-’號或者其他標(biāo)記表示”。

  由上可見,不管是手工會計(jì),還是電算化會計(jì),對出錯(cuò)的修改均強(qiáng)調(diào)留有痕跡。事實(shí)上,在電算化會計(jì)中,由于電子數(shù)據(jù)的修改在技術(shù)上可不留痕跡,因而更需要對留有痕跡予以強(qiáng)調(diào)。

  反結(jié)賬的錯(cuò)誤做法也是顯而易見的。當(dāng)期末已經(jīng)結(jié)賬并編制企業(yè)會計(jì)報(bào)表之后,如果將其“反結(jié)賬”,則意味可以對該給賬月繼續(xù)輸入憑證數(shù)據(jù),無論這些新憑證是否已經(jīng)記賬,都存在賬表不一致的錯(cuò)誤,而當(dāng)根據(jù)其登賬后的賬簿重新編制報(bào)表,擺在人們面前的兩張報(bào)表是絕不相同的。如果某一會計(jì)期反復(fù)操作結(jié)賬與反結(jié)賬,并生成相應(yīng)會計(jì)報(bào)表,會計(jì)信息的生成不啻是在搞數(shù)字游戲!

  進(jìn)而言之,將“取消審核”、“反記賬”與“反結(jié)賬”同時(shí)使用,其后果更不堪設(shè)想:結(jié)賬后可以再增減當(dāng)月經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),賬簿錯(cuò)誤可以在原錯(cuò)誤之處不留痕跡加以修改,而業(yè)已記賬和編制報(bào)表的記賬憑證在取消審核后又可對該記賬憑證的電子數(shù)據(jù)不留痕跡地修改,承認(rèn)這種逆操作的合法性,又置會計(jì)的證、賬、表勾稽關(guān)系于何地?它只會給制假者提供機(jī)會,而對電算化內(nèi)部會計(jì)控制百害而無一利。這種只顧及方便操作者而不考慮會計(jì)信息可靠性的做法,還需要會計(jì)工作規(guī)范嗎?商品化會計(jì)核算軟件首先要評審,正說明會計(jì)軟件必須遵守包括證、賬、表等操作在內(nèi)的工作規(guī)范之重要。

  本質(zhì)上說,上述所有的逆操作,其最終目的都是為了對記賬憑證庫文件上的電子數(shù)據(jù)作不留痕跡的修改。事實(shí)上,發(fā)現(xiàn)證、賬錯(cuò)誤而采用紅字(“-”號)更正法或補(bǔ)充更正法填制記賬憑證,再據(jù)以登記賬簿、會計(jì)報(bào)表,并不會給會計(jì)人員帶來太多麻煩。無論是結(jié)賬前作為當(dāng)月憑證的更改,還是結(jié)賬后作為下月的憑證的更改,對會計(jì)人員來說都是舉手之勞,何況證、賬的錯(cuò)誤畢竟不會太多,因而不至于導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息,影響對會計(jì)信息的使用。

  三、產(chǎn)品成本計(jì)算方法是否改弦易轍

  在成本核算過程中,由于各企業(yè)生產(chǎn)組織特點(diǎn)和生產(chǎn)工藝流程的不同,致使至今難有通用的成本核算軟件面市。隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快,電子商務(wù)活動(dòng)的普遍展開,成本核算受外部環(huán)境影響與日俱增。首當(dāng)其沖的是,定制式的生產(chǎn)方式及由此而形成的“適時(shí)生產(chǎn)控制”(JIT)等生產(chǎn)理念和生產(chǎn)模式。在定制式生產(chǎn)情況下,按批量計(jì)算的分批法似可適用,然而,由于成本計(jì)算方法的選擇除了要考慮生產(chǎn)組織特點(diǎn)之外,還應(yīng)當(dāng)視企業(yè)的生產(chǎn)工藝流程而定,即使未來企業(yè)生產(chǎn)快捷,但其各自的生產(chǎn)工藝流程的差異卻永遠(yuǎn)存在。無論是單步驟連續(xù)式生產(chǎn)。還是多步驟連續(xù)式生產(chǎn),抑或是多步驟裝配式生產(chǎn),都必須在這分批法前提之下再根據(jù)各自的生產(chǎn)工藝流程以及管理要求確定各車間、部門的成本計(jì)算方法??磥恚瑐鹘y(tǒng)成本計(jì)算方法諸如逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法、平行結(jié)轉(zhuǎn)分步法等仍有其存在的必要,只是面對日新月異的外部環(huán)境,考慮如何將新酒裝入舊瓶而已。

  成本信息細(xì)化也許是未來發(fā)展的趨勢。未來市場的競價(jià)、壓價(jià)的競爭使企業(yè)不得不從內(nèi)部挖掘潛力。以產(chǎn)品為主線,集成了產(chǎn)品設(shè)計(jì)/制造/控制層的“計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)(CIMS)的問世,使產(chǎn)品的管理決策、設(shè)計(jì)開發(fā)、加工制造等過程和經(jīng)營控制等過程通過計(jì)算機(jī)科學(xué)地聯(lián)結(jié)為一個(gè)整體,把管理和技術(shù)的信息直接用來控制機(jī)器進(jìn)行加工,最大程度地實(shí)現(xiàn)了縱向集成,進(jìn)而極大地提高企業(yè)在市場中的競爭力。而在這一背景下,以作業(yè)成本管理(ABCM)與”成本企畫“(TC/CD)為代表的兩大成本管理方法崛起并表現(xiàn)出卓越的成效,并以此為基礎(chǔ),”作業(yè)量基準(zhǔn)成本計(jì)算“(ABC)和”目標(biāo)成本計(jì)算“崛起而成為成本計(jì)算的生力軍,傳統(tǒng)的成本計(jì)算方法無論從其形式還是內(nèi)容都面臨著挑戰(zhàn)。例如,采用分批法雖然按產(chǎn)品生產(chǎn)周期計(jì)算產(chǎn)品成本計(jì)算最終產(chǎn)品,但借助于計(jì)算機(jī)的海量存儲的優(yōu)勢,將周期再分割成若干時(shí)間段(甚至以天為單位)進(jìn)行明細(xì)計(jì)算、匯總與報(bào)告,無疑更能適應(yīng)成本管理的需要。同時(shí),以最終產(chǎn)品為計(jì)算對象也顯得粗糙與不適時(shí)宜,代之而起的則可能是細(xì)分至工序、半成品、在產(chǎn)品的成本計(jì)算,如此,生產(chǎn)費(fèi)用在完工產(chǎn)品和在產(chǎn)品之間分配也必然要賦予新的內(nèi)容。

  EXCEL表處理軟件在會計(jì)中的使用似乎給了我們許多的啟迪。財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表上的各項(xiàng)信息,盡可以通過公式定義的方式對其取數(shù)來源詳加規(guī)定,繼而運(yùn)行報(bào)表生成模塊,瞬間編制出所需的報(bào)表。從本質(zhì)上說,輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配、制造費(fèi)用分配以及成本計(jì)算單等賬表數(shù)據(jù)都是一系列關(guān)系型二維數(shù)據(jù),均可以使用EXCEL軟件定義、計(jì)算并生成用戶所需的成本信息。隨著表處理軟件功能的日益增強(qiáng),各種產(chǎn)品成本的計(jì)算可望實(shí)現(xiàn)真正意義上的“頻道點(diǎn)播”。

  同時(shí),由于數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘以及聯(lián)機(jī)分析處理(OLAP)等技術(shù)的采用,成本信息的電子化與實(shí)時(shí)化呼之欲出,成本計(jì)算方法可望日趨準(zhǔn)確、科學(xué),成本分析與管理也必將為決策者提供可靠的信息支持。

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