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從往來賬款治理看企業(yè)的內(nèi)部控制制度

來源: 編輯: 2008/10/29 11:49:50  字體:

  往來賬款是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)生的應(yīng)收、應(yīng)付、暫收、暫付款,是企業(yè)資產(chǎn)、負(fù)債的一個(gè)組成部分。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的加劇,企業(yè)為了擴(kuò)大市場(chǎng)占有率,越來越多地運(yùn)用商業(yè)信用進(jìn)行促銷;然而,市場(chǎng)的信用危機(jī)又使得企業(yè)間相互拖欠現(xiàn)象越來越嚴(yán)重,造成企業(yè)的往來賬款增加。再者,由于企業(yè)財(cái)務(wù)及經(jīng)營治理上的原因,許多不屬于往來賬款的其他經(jīng)濟(jì)內(nèi)容,也體現(xiàn)在往來賬款中,有些企業(yè)的往來賬款中包羅萬象,其結(jié)果也造成往來款的增加。非凡是在商業(yè)企業(yè),往來賬款所占比重越來越大,不僅造成企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難,而且也使企業(yè)的會(huì)計(jì)信息失真。

  加強(qiáng)企業(yè)往來賬款的治理,對(duì)減少企業(yè)資金占?jí)?,?chuàng)造良好的企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營治理環(huán)境都是十分重要的。企業(yè)往來賬款主要包括應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款、預(yù)收賬款等,按其基本性質(zhì)可分為兩大類,應(yīng)收款類和應(yīng)付款類。本文就以這兩大類為基礎(chǔ)來分析目前企業(yè)往來賬款中存在的問題:

  一、往來賬款中存在的共性問題

 ?。ㄒ唬┎欢ㄆ趯?duì)賬。有些企業(yè)由于疏于對(duì)往來賬款的治理,不能做到定期與相關(guān)單位核對(duì)賬目,非凡是欠款企業(yè),往往對(duì)債權(quán)人的對(duì)賬要求持抵觸態(tài)度,長(zhǎng)此以往必然造成往來賬款賬目不清,為今后的催款、清理帶來困難。

 ?。ǘ┩鶃碣~款不定期清理。有些名存實(shí)亡的往來賬款長(zhǎng)期掛賬,如壞賬不及時(shí)報(bào)損、處理,不需付債務(wù)不及時(shí)報(bào)批做營業(yè)外收入等,均造成往來賬款賬目混亂。

 ?。ㄈ?duì)已銷賬的往來款治理不善。如已作壞賬的應(yīng)收款,收回時(shí)作為賬外小金庫,甚至公飽私囊;不需付的款項(xiàng),付出作為賬外資金,或被個(gè)人貪污。

  (四)利用往來賬款調(diào)節(jié)利潤。

  (五)出租出借賬戶或?yàn)樗颂兹‖F(xiàn)金。企業(yè)往來賬中有些一進(jìn)一出的款項(xiàng),無明確經(jīng)濟(jì)內(nèi)容,實(shí)際出借賬戶為他人轉(zhuǎn)款,違反財(cái)務(wù)治理規(guī)定;再如有些業(yè)務(wù)員,利用職務(wù)之便,多次以備用金名義領(lǐng)取現(xiàn)金,然后通過銀行轉(zhuǎn)賬還款,實(shí)際是為他人套取現(xiàn)金,違反了現(xiàn)金治理規(guī)定。

  (六)往來款賬務(wù)處理不規(guī)范,往來賬賬戶之間不按業(yè)務(wù)內(nèi)容記賬。如有些與正常經(jīng)營業(yè)務(wù)無關(guān)的款項(xiàng)計(jì)入應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款;再如不屑一戶但無法查清的應(yīng)收、應(yīng)付款余額相對(duì)沖。這樣不便于企業(yè)根據(jù)不同往來賬款的性質(zhì)進(jìn)行有針對(duì)性的治理。

  往來賬款涉及到企業(yè)日常經(jīng)營及治理活動(dòng)的各個(gè)方面,往來賬中的問題可以反映出企業(yè)經(jīng)營治理中存在的弱點(diǎn)和缺陷。要解決以上問題,除了加強(qiáng)整個(gè)社會(huì)的制約機(jī)制外。加強(qiáng)企業(yè)自身的內(nèi)部控制顯得尤為重要。下面從建立和完善內(nèi)部控制制度的角度來討論如何加強(qiáng)往來賬款的治理、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益、防止資產(chǎn)流失。本文擬從五個(gè)內(nèi)部控制構(gòu)成要素來分析造成往來賬款中諸多問題的原因及其解決方法。

  一、控制環(huán)境

  從目前企業(yè)現(xiàn)狀來看,首先,有些企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)到員工都沒有充分重視往來賬款的治理。有些領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)知識(shí)有限,他們無法將應(yīng)收款項(xiàng)與公司實(shí)實(shí)在在的資產(chǎn)聯(lián)系起來,因此也就無法將應(yīng)收款的治理作為重要工作來抓。其次,有些企業(yè)往來賬款的形成與領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人行為有關(guān);還有些領(lǐng)導(dǎo)只管任期內(nèi)業(yè)績(jī)、不重視現(xiàn)金流量;甚至有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)為在任期內(nèi)出“成績(jī)”,反而指使財(cái)會(huì)人員弄虛作假。這樣的企業(yè)難免出現(xiàn)往來賬款混亂;再者,企業(yè)中普遍存在新官不理舊賬的現(xiàn)象,也會(huì)造成往來賬款治理的混亂。要扭轉(zhuǎn)這種局面,必須使內(nèi)部控制成為治理者真正的需求,這就要進(jìn)行產(chǎn)權(quán)制度改革,建立現(xiàn)代企業(yè)制度。在這個(gè)基礎(chǔ)上選用業(yè)務(wù)素質(zhì)好,能力強(qiáng)且有責(zé)任心的員工,在有效的激勵(lì)機(jī)制下,調(diào)動(dòng)他們的積極性,便可創(chuàng)造一個(gè)良好的控制環(huán)境。

  二、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

  目前企業(yè)中普遍存在對(duì)往來賬款的風(fēng)險(xiǎn)熟悉不足的現(xiàn)象,因此也沒有對(duì)往來賬款的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,以便采取有效措施對(duì)往來賬款進(jìn)行治理。事實(shí)上,往來賬款賬目不清,內(nèi)容混亂,不僅影響會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性,而且由于治理上存在漏洞,會(huì)使少數(shù)人有可乘之機(jī),因而造成企業(yè)資產(chǎn)的流失。企業(yè)從業(yè)務(wù)人員到治理人員,都應(yīng)熟悉到往來賬款中存在的問題會(huì)給企業(yè)帶來不良后果。要按不同性質(zhì)的問題進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,建立、分析與治理相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)制。

  三、控制活動(dòng)

  往來賬款中出現(xiàn)上述問題最主要的原因還在于企業(yè)缺乏相應(yīng)的控制政策及控制程序,或有了這些政策和程序卻沒有執(zhí)行。這些政策與程序主要指崗位分離、授權(quán)批準(zhǔn)、文件記錄、預(yù)算控制、實(shí)物保全等。下面針對(duì)往來賬款中存在的問題,說明應(yīng)建立哪些相應(yīng)的控制政策和程序:

 ?。ㄒ唬┥婕颁N售與收款的內(nèi)部控制1、企業(yè)應(yīng)制定信用政策,確定信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件(含信用期限,信用額度,折扣率)及收款政策,對(duì)客戶的賒銷均應(yīng)被授權(quán)批準(zhǔn),客戶信用期限、額度的調(diào)整必須經(jīng)過相應(yīng)權(quán)限審批人員審核批準(zhǔn)。2、銷售部門應(yīng)對(duì)賒銷客戶信用進(jìn)行調(diào)查,對(duì)其尚可使用的信用額度等進(jìn)行審查并按客戶設(shè)置應(yīng)收款臺(tái)賬,及時(shí)登記每一客戶應(yīng)收賬款增減變動(dòng)情況和信用額度使用情況;企業(yè)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)清理應(yīng)收賬款,定期編制應(yīng)收賬款賬齡分析表提供給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和企業(yè)負(fù)責(zé)人、銷售部門,對(duì)于逾期的應(yīng)收賬款應(yīng)督促銷售人員催收。3、企業(yè)應(yīng)分部門、分人員下達(dá)銷售貨款回籠率,按月考核,并將考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲掛鉤。對(duì)于逾期未還款應(yīng)組織人員催收,并要求客戶提供擔(dān)保、抵押等條件。假如可能,采取法律途徑解決。

 ?。ǘ┥婕捌渌麘?yīng)收款的內(nèi)部控制1、建立明確的職責(zé)分工制度。貨幣資金的收支與記賬分離,貨幣資金的經(jīng)辦人員與資金收支的審核人員分離,這樣可以防止惡意串通。2、建立備用金領(lǐng)用和報(bào)銷制度。為加強(qiáng)治理應(yīng)盡量實(shí)行定額備用金制。備用金應(yīng)實(shí)行專人保管,并在規(guī)定期限內(nèi)報(bào)銷;備用金的領(lǐng)用和報(bào)銷,應(yīng)根據(jù)金額不同建立授權(quán)和批準(zhǔn)制度,報(bào)銷時(shí)應(yīng)按領(lǐng)取時(shí)用途報(bào)銷;年終應(yīng)全部收回,次年再借。對(duì)無正當(dāng)理由不按期報(bào)銷的職工應(yīng)予以一定處罰。3、存出保證金應(yīng)有很關(guān)的憑證,并應(yīng)有授權(quán)審批手續(xù)。4、所有其他應(yīng)收款應(yīng)定期清理,制定催款制度,防止出現(xiàn)壞賬。

 ?。ㄈ┥婕邦A(yù)付賬款的內(nèi)部控制1、進(jìn)行適當(dāng)?shù)膷徫环蛛x:付款審批人員不能辦理尋求供給商和索價(jià)業(yè)務(wù);審核付款人員、付款人員、記錄應(yīng)付賬款人員應(yīng)進(jìn)行崗位分離,以防止舞弊發(fā)生。2、對(duì)預(yù)付貨款的商品及客戶進(jìn)行市場(chǎng)及信用調(diào)查,預(yù)付貨款應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序,并應(yīng)嚴(yán)格按照合同的規(guī)定執(zhí)行;防止企業(yè)多付或有不必要的預(yù)付款發(fā)生。3、建立催收貨款制度,建立壞賬審批制度。4、采購人員應(yīng)在可能的范圍內(nèi)定期輪換,以防止采購人員與供貨商聯(lián)手舞弊。

 ?。ㄋ模┥婕皯?yīng)付賬款的內(nèi)部控制1、采購審批人員、采購人員、驗(yàn)收人員、儲(chǔ)存人員、財(cái)會(huì)記錄應(yīng)實(shí)行崗位分離,以防止串通舞弊。2、定期分析應(yīng)付賬款,規(guī)定付款順序,財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員配合,在企業(yè)資金許可的情況下,盡可能先付有折扣的貨款。3、制定應(yīng)付賬款清理計(jì)劃,對(duì)長(zhǎng)期無人追索的款項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行調(diào)查,確屬不需付的賬款,應(yīng)報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示,及時(shí)轉(zhuǎn)入收入賬內(nèi)。4、建立雙方定期對(duì)賬制度,以防止雙方業(yè)務(wù)人員串通舞弊。

 ?。ㄎ澹┥婕捌渌麘?yīng)付款的內(nèi)部控制1、實(shí)行崗位分離,房屋、設(shè)備、場(chǎng)地等的租賃人員、審批人員、記賬人員實(shí)行崗位分離;廢舊物資、材料、包裝物的治理人員、銷售人員、審批人員、記賬人員等實(shí)行崗位分離。2、定期對(duì)其他應(yīng)付款進(jìn)行清理,有不需付的款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)做賬務(wù)處理。

  四、信息與溝通

  往來賬款中問題較多的企業(yè)往往在信息溝通方面做得不夠。首先,財(cái)務(wù)人員沒有定期向相關(guān)業(yè)務(wù)人員報(bào)送與其業(yè)務(wù)有關(guān)的應(yīng)收、應(yīng)付余額、賬齡、風(fēng)險(xiǎn)分析等資料,并且由于企業(yè)沒有相關(guān)的收款、報(bào)銷等時(shí)間的規(guī)定,財(cái)務(wù)人員也不便于與相關(guān)人員進(jìn)行往來賬款清理進(jìn)度及計(jì)劃方面的交流;其次,財(cái)務(wù)人員也不能做到定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)往來賬款中存在的問題并提供風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告及解決方案,因此主管領(lǐng)導(dǎo)也心中沒數(shù);再者,企業(yè)間由于缺乏定期進(jìn)行賬目核對(duì)工作也會(huì)造成企業(yè)往來賬的不準(zhǔn)確。所有這些都影響往來賬款治理。為加強(qiáng)信息交流與溝通,企業(yè)治理當(dāng)局、財(cái)務(wù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及治理部門應(yīng)定期進(jìn)行交流,相互配合,上傳下達(dá),共同做好往來賬款的治理工作。

  五、監(jiān)督

  現(xiàn)代內(nèi)部控制理論認(rèn)為企業(yè)的內(nèi)部控制制度不僅包括企業(yè)治理當(dāng)局的指示得以執(zhí)行的程序、制度,還包括對(duì)整個(gè)控制活動(dòng)的監(jiān)督。而內(nèi)部監(jiān)督過程中,內(nèi)部審計(jì)發(fā)揮著主要職能。目前企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)由于其定位、人員、獨(dú)立性、審計(jì)范圍等原因的限制還不能充分發(fā)揮其內(nèi)部監(jiān)督作用,非凡是目前企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)中將內(nèi)部控制制度的測(cè)試與監(jiān)督作為經(jīng)常性項(xiàng)目的很少,這就無法保證內(nèi)部控制作用的正常發(fā)揮。因此企業(yè)應(yīng)加大內(nèi)審的力度,審計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)保證其獨(dú)立性和權(quán)威性,內(nèi)審的重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)向內(nèi)部控制制度的測(cè)試和監(jiān)督,這樣才能保證內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。

責(zé)任編輯:鬼谷子
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