會計(jì)電算化是指電子計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預(yù)測與決策的過程，是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱。會計(jì)電算化與會計(jì)檔案管理之間是相互依存、互為促進(jìn)的關(guān)系，一方面，會計(jì)電算化工作拓寬了會計(jì)檔案的職能范圍、提高了會計(jì)檔案管理的效率；另一方面，會計(jì)檔案管理也對電算化前提下的會計(jì)提出了新要求，并為會計(jì)控制提供了重要的理論依據(jù)。文章從會計(jì)環(huán)境變化對會計(jì)職能影響的角度，論述會計(jì)檔案職能應(yīng)隨著會計(jì)職能重心的變化而相應(yīng)調(diào)整，檔案的管理應(yīng)從軟件與硬件兩個方面確保會計(jì)檔案職能的實(shí)施。

　　一、會計(jì)電算化對會計(jì)職能的影響

　　會計(jì)電算化是隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與管理的要求而發(fā)展成為一種實(shí)現(xiàn)會計(jì)職能的手段，是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會計(jì)工作的結(jié)果。在會計(jì)電算化條件下，一方面，會計(jì)人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高；另一方面，會計(jì)職能作用形式產(chǎn)生了變化，會計(jì)職能的重心由人工記賬時期的會計(jì)核算轉(zhuǎn)向會計(jì)電算化條件下的會計(jì)監(jiān)督。

　　1.簡化了會計(jì)核算過程

　　傳統(tǒng)的人工記賬時期，會計(jì)工作的主要任務(wù)是進(jìn)行會計(jì)核算，會計(jì)核算的過程包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計(jì)報表等內(nèi)容，其中大量重復(fù)的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計(jì)報表；在會計(jì)電算化條件下，會計(jì)核算的過程除設(shè)置賬戶與填制憑證是采取人機(jī)交互方式外，人工記賬時代大量重復(fù)進(jìn)行的登記賬簿與編制報表工作主要由計(jì)算機(jī)自動完成，會計(jì)人員所進(jìn)行的主要是審核與監(jiān)督工作。顯然在電算化前提下，會計(jì)核算過程得到簡化，會計(jì)工作效率明顯得到提高。

　　2.拓展了會計(jì)監(jiān)督職能

　　人工記賬時期會計(jì)人員的主要精力是在登記各種賬簿與編制會計(jì)報表上，會計(jì)職能主要為核算職能，會計(jì)監(jiān)督僅僅體現(xiàn)在核算之中，監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動監(jiān)督。在會計(jì)電算化前提下，一方面，會計(jì)人員從繁重的手工勞動中解脫出來，在時間上保證了會計(jì)人員能夠有效地行使監(jiān)督的職能；另一方面，由于會計(jì)電算化前提下的預(yù)算控制不僅實(shí)現(xiàn)了對單位經(jīng)濟(jì)活動的“時時監(jiān)控”，而且還可以打破時間的跨度，完成對歷史會計(jì)信息的處理與未來信息的分析等工作，較好地進(jìn)行事前預(yù)測、事中控制與事后考核等控制工作，從而大大拓寬了會計(jì)監(jiān)督職能。

　　二、會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案職能的多樣性

　　與人工記賬時代的會計(jì)檔案相比，會計(jì)電算化前提下會計(jì)檔案的形成與管理有以下三個方面的特點(diǎn)。

　　1.內(nèi)容復(fù)雜性與領(lǐng)域拓展性

　　傳統(tǒng)的會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報表等紙質(zhì)材料。實(shí)行會計(jì)電算化后形成的會計(jì)檔案，從實(shí)際內(nèi)容看，一方面保留了傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案，另一方面又包括了存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)和其他磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)，使電算化會計(jì)檔案與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案相比，存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴(kuò)大。

　　2.環(huán)境依賴性與載體特殊性

　　傳統(tǒng)的會計(jì)檔案不需要軟、硬件的支持，比較直觀，而會計(jì)電算化檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)中才可重現(xiàn)，對系統(tǒng)環(huán)境具有很強(qiáng)的依賴性。會計(jì)檔案的數(shù)字化，使會計(jì)核算資料的記錄方式發(fā)生了突破，改變了信息的介質(zhì)，提高了會計(jì)信息處理的質(zhì)量和速度，但由于電算化會計(jì)檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等，它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計(jì)算機(jī)中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。

　　3.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性

　　網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，提高了會計(jì)文檔的檢索速度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送，有利于會計(jì)檔案資源共享。但是，由于存儲磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很容易被修改，從而導(dǎo)致會計(jì)檔案信息的失真，甚至被破壞的可能，而使會計(jì)檔案失去價值。

　　三、會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案職能變化

　　由于會計(jì)電算化條件下會計(jì)工作的結(jié)果（會計(jì)檔案）具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依賴性與數(shù)據(jù)易改性等特點(diǎn)，會計(jì)電算化雖有助于簡化核算過程與拓寬會計(jì)監(jiān)督的職能，但在會計(jì)工作質(zhì)量控制與會計(jì)信息安全利用方面存在較多的問題，給會計(jì)工作提出了新的任務(wù)與要求。要解決這一問題，使會計(jì)職能適應(yīng)新會計(jì)工作的要求，應(yīng)從調(diào)整會計(jì)職能入手，將會計(jì)職能的行使設(shè)置為兩個層次：一是由前臺工作人員行使核算與監(jiān)督職能，完成對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理工作；二是由后臺工作人員行使的再監(jiān)督職能，完成對會計(jì)信息質(zhì)量控制與信息利用工作。因此，與傳統(tǒng)手工記賬時代的檔案管理職能相比，會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案的職能有：

　　1.會計(jì)質(zhì)量控制的職能

　　在會計(jì)電算化條件下，會計(jì)質(zhì)量控制的重點(diǎn)是內(nèi)部制約機(jī)制，及時預(yù)防“差錯”與“舞弊”行為的發(fā)生，會計(jì)檔案管理的主要職責(zé)是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄與會計(jì)工作痕跡。因此，在會計(jì)電算化條件下，會計(jì)檔案管理首要職能是實(shí)現(xiàn)檔案歸集工作的前移，確保會計(jì)檔案資料的真實(shí)性，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會計(jì)工作的本來面貌；其次，要將內(nèi)部會計(jì)控制制度與實(shí)施結(jié)果納入檔案管理的范疇，把事后監(jiān)督信息定期反饋到會計(jì)工作前臺，同時真實(shí)記錄信息反饋與信息處理的過程；第三，要建立會計(jì)檔案歸集的審查制度，制訂會計(jì)信息處理過程和歸檔要求，使會計(jì)檔案的歸集成為單位會計(jì)工作質(zhì)量再完善的過程。

　　2.會計(jì)信息利用的職能

　　由于計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)文件是動態(tài)的，時刻都在發(fā)生變化，因此，會計(jì)檔案利用的首要任務(wù)是要根據(jù)會計(jì)工作的特點(diǎn)，在規(guī)定的時間段內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并定期將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有檔案要素復(fù)制到磁介質(zhì)上，與相關(guān)的文字材料和電子文檔等一同歸檔，保證歸檔資料的完整性，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的綜合查詢與有效利用奠定基礎(chǔ)；其次，要運(yùn)用相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析方法，對會計(jì)信息進(jìn)行加工整理，并通過對會計(jì)檔案的編研，以財(cái)務(wù)年鑒等方式形成有價值的會計(jì)信息，防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計(jì)信息丟失；第三，根據(jù)工作需要，在有針對性地實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息對外提供與提高會計(jì)檔案利用價值的同時，做好會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的日常維護(hù)工作。四、會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案職能的實(shí)施要實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案的各項(xiàng)職能，必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手，才能確保會計(jì)檔案職能的實(shí)施。

　　1.強(qiáng)化檔案意識

　　首先，要克服傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理過程中的錯誤觀念，糾正會計(jì)檔案管理過程中的錯誤做法。如：重憑證、賬簿管理，輕輔證材料管理；重紙質(zhì)實(shí)物檔案管理，輕磁性介質(zhì)檔案管理；重移交后續(xù)管理，輕前臺管理；重統(tǒng)一管理，輕專門管理。其次，引進(jìn)新的檔案管理思想、管理方法和管理成果，樹立檔案管理的時效性、完整性、過程控制性、質(zhì)量保證性、妥善保管性與有效利用性意識。

　　2.健全檔案制度

　　會計(jì)檔案管理應(yīng)從嚴(yán)密、有序與規(guī)范的要求出發(fā)，充分重視制度建設(shè)，嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》與會計(jì)電算化檔案管理的要求，積極推進(jìn)會計(jì)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化與現(xiàn)代化工作。建立會計(jì)檔案入庫前的審查制度，確保入庫會計(jì)檔案的質(zhì)量；建立會計(jì)檔案查詢、對外借閱、復(fù)印等內(nèi)部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會計(jì)檔案的安全；加強(qiáng)對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會計(jì)資料的管理，防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效，確保會計(jì)檔案的完整。

　　3.完善檔案手段

　　隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了許多新型的檔案載體，新型載體與傳統(tǒng)檔案載體在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各方面都有不同的特點(diǎn)和要求。以新型檔案載體為對象的會計(jì)檔案，將是電算化條件下會計(jì)檔案管理的重要形式，這對會計(jì)檔案的管理手段與管理環(huán)境提出了更高的要求。會計(jì)檔案管理部門只有將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段與技術(shù)成果引入檔案管理實(shí)踐中，才能滿足新型檔案管理的要求。

　　4.培訓(xùn)檔案人員

　　現(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段與先進(jìn)科學(xué)管理方法的掌握和應(yīng)用，人是決定因素。由于會計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性與嚴(yán)密性的特點(diǎn)，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理，而應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要有專業(yè)檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備會計(jì)專業(yè)知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段。而現(xiàn)在大部分檔案管理人員只具備會計(jì)或檔案管理單方面的知識，難以勝任現(xiàn)代會計(jì)檔案管理工作的需要，因此，培養(yǎng)掌握各種現(xiàn)代技術(shù)知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計(jì)工作業(yè)務(wù)，專門從事會計(jì)檔案管理的工作人員，才能適應(yīng)新時期會計(jì)檔案管理的要求。