一、庫存商品期末余額紅字現(xiàn)象的表現(xiàn)形式
在近期的審計實踐中，發(fā)現(xiàn)被審計單位庫存商品期末余額紅字現(xiàn)象比較普遍，值得引起重視。究其原因，除了重復結轉銷貨成本、品種規(guī)格串號、計算差錯等因素外，主要是對貨到單未到的商品未及時暫估入帳所致。其表現(xiàn)形式大致有兩種：
1、期末數(shù)量、金額皆出現(xiàn)紅字
這是典型的未及時暫估入帳的結果。在銷售涉及暫估商品的情況下，數(shù)量紅字反映暫估商品的售出數(shù)量而非實際庫存數(shù)；金額紅字反映結轉暫估商品銷售成本的估計值，也非庫存實際結余額。庫存商品期末數(shù)量、金額帳面數(shù)與庫存實際情況相背離的原因在于：企業(yè)按照配比的會計原則，出售暫估商品后也要結轉其成本，在期末結算憑證未至又未及時作暫估入帳處理的情況下必然會出現(xiàn)數(shù)量、金額皆紅字的現(xiàn)象。
2、期末數(shù)量藍字，金額出現(xiàn)紅字
這種現(xiàn)象的產(chǎn)生基于以下條件：第一，庫存商品按實際成本核算；第二，庫存暫估商品實現(xiàn)銷售后的某個月末結算憑證才到達；第三，當期暫估商品未全部實現(xiàn)銷售；第四，一般按若干批進貨的最高價估算暫估商品的銷售成本。這種現(xiàn)象適用的商品價格往往受市場供求的影響很大，在其市場價格大幅度漲跌時，當期實現(xiàn)銷售的部分暫估商品結轉成本帶有調(diào)節(jié)利潤的傾向。如一旦月末若干批商品結算憑證一起到達入帳，就可能出現(xiàn)庫存商品數(shù)量、金額相背離的現(xiàn)象。此外，在暫估庫存商品當月全部售出后又未及時調(diào)整多轉成本差額的條件下，還會造成期末數(shù)量為零，金額為紅字的極端化結果。
二、庫存商品期末明細出現(xiàn)紅字對企業(yè)會計核算、財務指標、資金周轉、物資管理的影響
1、會計核算方面
企業(yè)對貨到單未到的商品期末不作暫估入帳的，造成部分庫存商品期末明細出現(xiàn)紅字，抵減了其他期末余額為藍字的庫存商品，人為地壓低了庫存商品總分類帳的反映數(shù)，甚至有可能導致總分類帳期末反映數(shù)為紅字，造成帳面數(shù)和庫存實際數(shù)嚴重背離的結果，降低了庫存商品資金占用額，造成企業(yè)存貨資金利用和周轉失實。
2、財務指標方面
庫存商品期末明細余額出現(xiàn)紅字實質上是少計企業(yè)資產(chǎn)和負債的結果。具體來說，是同時少計一筆流動資產(chǎn)和一筆流動負債。在庫存商品占企業(yè)流動資產(chǎn)比重較大，暫估商品占全部庫存商品的比重亦很大時，未作暫估入帳處理，在帳面上明顯降低企業(yè)的資產(chǎn)負債率等財務指標的百分比，提高流動比率和速動比率等財務指標的比值，人為地改善企業(yè)長、短期償債能力，降低了財務風險。這樣，對內(nèi)既可以制造企業(yè)資金加速周轉的不實現(xiàn)象，又可以與其他調(diào)節(jié)因素相結合，滿足上級主管部門財務指標的考核要求；對外可以拓寬企業(yè)的融資渠道，吸引金融機構的信貸資金。隨著信貸資金的追加將給企業(yè)帶來更大的困難和包袱，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、資金周轉陷入惡性循環(huán)的境地。
3、現(xiàn)金流量方面
企業(yè)采用先發(fā)貨，后結算的購銷方式使銷售者把代收代繳增值稅的義務和收取貨款的權利暫時轉移給購買者。這種購銷方式的愈來愈普遍化折射出當前國有企業(yè)流動資金的匱乏，反映出深刻的經(jīng)濟背景：宏觀上供應量大于有效需求量，買方市場業(yè)已形成；微觀上國有企業(yè)經(jīng)濟效益普遍不高，投入產(chǎn)出低，不良資產(chǎn)多，周轉資金短缺，造血功能不足。因此這種既拖欠企業(yè)間貨款又一定程度上延遲支付國家稅金的購銷方式應運而生。對銷售方而言，商品能夠流動總比長期壓庫好，得到付款的承諾總比產(chǎn)生壞帳好，且代收代繳增值稅的義務轉移給購買方；對購買方而言，雖然暫時承擔起繳納增值稅的義務，但全部貨款可以推遲支付，變相占用了銷售方的資金，相當于無息貸款。如果在支付貨款前就實現(xiàn)銷售并能及時回籠貨款的話，從現(xiàn)金流量角度來看：盡管多支付了未予抵扣的進項稅額，但流入的現(xiàn)金是貨款收入和應付未付的采購資金之和，其資金運用效率是相當高的。當然，購買方不能以此作為不暫估入帳的理由和借口，因為這樣做影響了存貨數(shù)據(jù)的真實、合法、完整、準確，違反了有關會計核算制度，不符合會計處理規(guī)范。若購買方銷售時步銷售方的后塵，也采取先發(fā)貨后結算的辦法，那么購買方除了將代收代繳的納稅義務繼續(xù)轉移下去之外，自身應得的貨款收入亦被新的購買方所占用。依此類推，這種銷售結算方式最終將成為孳生新型“三角債”的溫床，這種“多米諾骨牌”效應將嚴重影響企業(yè)的資金回籠、財務成果的實現(xiàn)以及國家各項稅款的及時征收。
4、物資管理方面
眾所周知，對商品流通企業(yè)而言，庫存商品是實物資產(chǎn)中最重要的“家底”之一。庫存商品管理好壞，反映了企業(yè)對物資管理的重視程度和管理水平。在對庫存商品進行帳、卡、物三相符的檢查中，除了其他種種的主客觀原因外，對貨到單未到的庫存商品未及時作暫估入帳是造成庫存商品帳、卡、物不符的直接原因，也易產(chǎn)生舞弊和流失現(xiàn)象。可見，不進行暫估入帳處理也反映企業(yè)物資內(nèi)部控制制度的薄弱，況且，庫存商品期末明細紅字與各品種規(guī)格的商品實存數(shù)之間相互脫節(jié)，增加了物資管理的難度，給管理者帶來新的課題和新的挑戰(zhàn)。
三、消除庫存商品期末余額紅字現(xiàn)象要做好三項工作
1、期末由專人負責統(tǒng)計庫存商品各類明細數(shù)量，發(fā)現(xiàn)有貨到單未到的現(xiàn)象必須形成書面記錄，作為期末進行暫估入帳處理的依據(jù)，也可作為各期對比和備查之用。
2、暫估入帳時，其方法可按計劃成本、實際成本或最后一次采購同類商品的價格入帳。但無論采用何種方式，下期期初必須用紅字沖回，保證該類商品在結算憑證到達后按常規(guī)進行帳務處理。
3、具備條件的企業(yè)應將暫估庫存商品單獨放置，以示區(qū)別，這樣有利于物資的監(jiān)管，避免不必要的損失，確保支付貨款時按質論價，實現(xiàn)銷售時準確估價。
