不少企業(yè)的會(huì)計(jì)人員在確定存貨盤盈、盤虧時(shí)，是直接根據(jù)盤存單的盤存數(shù)與帳存數(shù)進(jìn)行核對(duì)而加以確認(rèn)的。這種方法確認(rèn)手續(xù)簡(jiǎn)單，但確認(rèn)的結(jié)果正確性較差，并且影響企業(yè)期末存貨價(jià)值的大小和本期經(jīng)營(yíng)成果的正確性。
一、保管庫(kù)存數(shù)一般情況下不等于會(huì)計(jì)庫(kù)存數(shù)
企業(yè)為了正確核算存貨的價(jià)值，保護(hù)存貨的安全和完整，除供應(yīng)部門應(yīng)掌握可供調(diào)撥存貨的增減存數(shù)量外，會(huì)計(jì)部門和倉(cāng)庫(kù)還應(yīng)有按照各自需要記錄的庫(kù)存數(shù)。會(huì)計(jì)部門為了核算存貨的價(jià)值，必須正確核算存貨的數(shù)量。會(huì)計(jì)核算存貨數(shù)量的增減時(shí)，其標(biāo)志是是否取得或失去存貨的所有權(quán)。我國(guó)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》規(guī)定，存貨的界定應(yīng)以法定所有權(quán)轉(zhuǎn)移為標(biāo)志，凡在盤存日法定所有權(quán)屬于企業(yè)的存貨，不論存在何處，都應(yīng)界定為企業(yè)的存貨；凡在盤存日法定所有權(quán)不屬于企業(yè)的存貨，即使存于本企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)，也不界定為企業(yè)的存貨。倉(cāng)庫(kù)保管部門記載存貨的增、減、存是以實(shí)際入庫(kù)或出庫(kù)為標(biāo)志進(jìn)行登記的，它是一種實(shí)物庫(kù)存。會(huì)計(jì)庫(kù)存與保管庫(kù)存的差異主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：①已入庫(kù)未購(gòu)，如接受受托代銷或保管；②已出庫(kù)未銷，如代扣、代銷、寄銷等；③已銷本出庫(kù)，如會(huì)計(jì)上已根據(jù)發(fā)票記帳，而購(gòu)方未向倉(cāng)庫(kù)提貨。由于以上差異的客觀存在，保管庫(kù)存數(shù)與會(huì)計(jì)庫(kù)存數(shù)很難一致。
二、以盤存數(shù)作實(shí)存數(shù)并與帳存數(shù)核對(duì)的不良后果
第一，影響期末存貨的價(jià)值，從而影響企業(yè)報(bào)告期末的財(cái)務(wù)狀況。期末存貨價(jià)值的正確性是以存貨數(shù)量正確為基礎(chǔ)的，由于盤存數(shù)不是會(huì)計(jì)庫(kù)存數(shù)，如將盤存數(shù)與帳存數(shù)比較得出盤盈或盤虧數(shù)，而會(huì)計(jì)在對(duì)盤盈盤虧進(jìn)行調(diào)帳時(shí)，都是以實(shí)存數(shù)為基礎(chǔ)的，當(dāng)實(shí)存數(shù)大于帳存數(shù)時(shí)，在帳上加記盤盈數(shù)；當(dāng)實(shí)存數(shù)小于帳存數(shù)時(shí)，在帳上減記盤虧數(shù)。因?yàn)閷?shí)存數(shù)與帳存數(shù)記帳的口徑不同，故比較出的結(jié)果也是不正確的。
第二，會(huì)造成盤盈盤虧的數(shù)額太大，影響當(dāng)期損益的正確性。筆者曾經(jīng)在審某公司的存貨帳時(shí)，發(fā)現(xiàn)盤虧數(shù)額達(dá)幾十萬(wàn)元，其原因是該公司有大量的已出庫(kù)未銷的存貨，而且對(duì)這部分存貨數(shù)量沒(méi)有認(rèn)真地加以記錄。由于保管庫(kù)存和會(huì)計(jì)庫(kù)存記帳的標(biāo)志不同，在已入庫(kù)求購(gòu)和已銷未出庫(kù)的情況下，盤存數(shù)將大于帳存數(shù)，造成虛增盤盈；當(dāng)已出庫(kù)未銷時(shí)，盤存數(shù)則會(huì)小于帳存數(shù)，造成虛增盤虧。按目前的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，盤盈存貨的價(jià)值核準(zhǔn)處理后沖減管理費(fèi)用，盤虧存貨的價(jià)值扣除應(yīng)由個(gè)人和保險(xiǎn)公司賠償后的部分，借記管理費(fèi)用，這樣必然影響本期損益的正確性。
第三，不能客觀地反映倉(cāng)庫(kù)保管部門的工作成績(jī)和存在的問(wèn)題。由于多種原因的存在，存貨盤盈盤虧的狀況難以避免，但仍能在一定程度上反映保管人員的工作質(zhì)量：如盤盈盤虧數(shù)小，說(shuō)明工作中的收發(fā)貨差錯(cuò)及收發(fā)計(jì)量上的差錯(cuò)較少，工作質(zhì)量好；反之，則工作質(zhì)量差。如將已入庫(kù)未購(gòu)、已銷未出庫(kù)作為盤盈或?qū)⒁殉鰩?kù)未銷作為盤虧，則很難對(duì)保管人員的工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)。
第四，容易造成帳外存貨的循環(huán)。將盤存數(shù)與帳存數(shù)比較并進(jìn)行盤虧處理后，這部分資產(chǎn)的去向會(huì)計(jì)部門很難再控制。
三、如何進(jìn)行存貨數(shù)量的帳實(shí)核對(duì)
為正確進(jìn)行帳實(shí)核對(duì)，保管人員、會(huì)計(jì)人員及供應(yīng)部門都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待存貨的增減變化狀況，并按各自記帳口徑及時(shí)登記帳目，永續(xù)盤存。然后再按以下步驟核對(duì)：①通過(guò)盤點(diǎn)確定保管庫(kù)存的實(shí)存數(shù)，將保管庫(kù)存的實(shí)存數(shù)與倉(cāng)庫(kù)保管員記帳的帳存數(shù)進(jìn)行比較，得出盤盈盤虧數(shù)，以落實(shí)保管部門及人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；②確定已入庫(kù)求購(gòu)和已銷未出庫(kù)、已出庫(kù)未銷數(shù)，按以下公式調(diào)整為會(huì)計(jì)庫(kù)存數(shù)：會(huì)計(jì)庫(kù)存數(shù)一保管庫(kù)存數(shù)十已出庫(kù)未銷一已銷未出庫(kù)一已入庫(kù)末購(gòu)，這些數(shù)字應(yīng)由供應(yīng)、會(huì)計(jì)、保管部門的相關(guān)人員核對(duì)清楚。
