談如何加強會計電算化的內部控制制度（上）

來源: 財務與會計·朱愛亞編輯： 2005/09/20 10:27:31　　字體：大小

　　內部控制包括內部管理控制和內部會計控制。會計電算化的內部控制則是內部會計控制的特殊形式。最近，財政部頒布了《內部會計控制規(guī)范-基本規(guī)范（試行）》，并指出：“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施”。隨著IT技術特別是以Internet為代表的網絡技術的發(fā)展和運用，會計電算化進一步向深層次發(fā)展，這些變革無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益，但同時也給內部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。

　　一、會計電算化給內部控制提出了新的要求

　　1、確保原始數(shù)據(jù)操作的準確度，是會計電算化對內部控制提出的新要求之一。在電算化會計中，電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的數(shù)據(jù)源自動進行加工處理，并儲存于磁性介質上。所有記帳、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準確性，完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準確性，正因為會計電算化的這一固有弱點，所以對內部控制提出了一些新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。

　　2、控制操作人員的職能，是會計電算化對內部控制提出的新要求之二。授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中，特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強內部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改，操縱處理結果，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。

　　3、避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險，是會計電算化對內部控制提出的新要求之三。在手工方式下，信息以帳、證、表等形式存儲在不同的紙質上，增、刪、修改了的會計憑證或會計帳冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行了電算化會計后，有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少，憑證、經濟業(yè)務事項的說明和帳簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢。實行了會計電算化后，數(shù)據(jù)的載體不同了。信息來源于數(shù)據(jù)和程序，并且從一開始就存儲在各種磁性介質上。有些業(yè)務或處理結果可能不被打印出來，只有依靠電子計算機才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當?shù)膬瓤?，那么未經批準擅自改動?shù)據(jù)的可能性就明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動后能不留下任何痕跡。電磁介質也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質會計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。

　　二、加強會計電算化條件下的內控制度

　　嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆經濟業(yè)務的人員既要相互聯(lián)系，又要相互制約。此外，嚴格的內控制度有助于防止違法行為的發(fā)生。國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度是非常有必要的。就目前我國開展會計電算化的應用現(xiàn)狀來看，大部分還停留在一般應用水平上。人們對于人員職責分工，數(shù)據(jù)備份和保管，軟硬件使用和維護等方面的重要性往往認識不足。因此，強化內控管理，提高電算化的科學管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

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