根據記賬憑證定期編制匯總記賬憑證,然后根據匯總記賬憑證登記總分類賬的會計核算形式。
憑證和賬簿組織在匯總記賬憑證會計核算形式下,會計憑證和會計賬簿的組織,與記賬憑證會計核算形式下的會計憑證和賬簿組織基本相同。
匯總記賬憑證的編制方法會計主體的記賬憑證多采用收款憑證、付款憑證和轉賬憑證三種格式。匯總記賬憑證也分為匯部收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉賬憑證三種格式。其中,匯總付款憑證分別按現金和銀行存款科目的借方科目設置,定期將該期間內全部現金收款憑證和銀行存款收款憑證所反映的經濟事項按與設證科目相對應的貸方科目加反映的經濟事項按與設證科目相對應的貸方科目加以歸類,一般每月編制一張。匯總付款分別按現金和銀行存款科目的貸方科目設置,定期將該期間內全部現金付款憑證和銀行存款付款憑證所反映的經濟事項按與設證科目相對應的借方科目加以歸類,一般每月編制一張。匯總轉賬憑證通常按每一科目的貸方分別設置,定期將該期間內全部轉賬憑證所反映的經濟事項按與設正科目相對應的借方科目加以歸類,一般每月編制一張。
程序內容匯總記賬憑證會計核算形式的內容一般包括八個方面:(1)將同類經濟業(yè)務的原始憑證匯總編制成匯總原始憑證;(2)根據原始憑證或匯總原始憑證編制記賬憑證;(3)根據記賬憑證中的收款憑證和付款憑證登記現金日記賬和銀行存款日記賬;(4)根據原始憑證、匯總原始憑證和記賬憑證登記有關的明細分類賬;(5)根據各種記賬憑證定期匯總編制匯總編制匯總記賬憑證;(6)定期根據匯總記賬憑證登記總分類賬;(7)定期將日記賬和明細分類和明細分類賬編制會計報表。
優(yōu)缺點在匯總記賬憑證會計核算形式下,登記總分類賬的直接依據是匯總記賬憑證,而匯部記賬憑證是根據各種記賬憑證按科目對應關系進行歸類匯部編制的,因而在匯總記賬憑證及總分類賬中,可以清晰地反映出科目的對應關系,便于賬目的查對和分析,并克服了記賬憑證匯總表會計核算形式的缺點;另外,匯總記賬憑證會計核算形式相對于記賬憑證會計核算形式而言,簡化了登記總分類賬的工作量。但是,由于匯總轉賬憑證按每一貸方科目分別設置,與會計實務中按經濟業(yè)務的內容進行分類處理的方式不同,因而不利于日常會計核算工作的合理分工;同時,匯總記賬憑證的編制也是一項業(yè)務量較大的工作。
適應條件匯總記賬憑證會計核算形式一般適應于規(guī)模較在、業(yè)務量較多的單位。在應用匯總記賬憑證會計核算形式時,為了便于匯總轉賬憑證的編制,應將所有的轉賬憑證按一個貸方科目與一個或幾個借方科目的對應關系填制,不應填制珍上借方科目與幾個貸方科目相對應的轉賬憑證,否則會計增加匯總轉賬憑證的匯總工作。同時為了晝簡化會計核算手續(xù),如果月份內某一貸方科目的轉賬憑證的數量不多,或者有些匯總原始憑證已按貸方科目設置,并反映一貸多借的科目對應關系,也可以直接據此登記總分類賬,不編制匯總轉賬憑證。