ERP畢竟是一套生硬的系統(tǒng)，即便設(shè)計、規(guī)劃得再周密，也會有一些個性化、突發(fā)的難題，是它難以實(shí)現(xiàn)的。精彩推薦諾基亞宣布明年推MeeGo手機(jī)諾基亞公司首席執(zhí)行官Elop聲稱，MeeGo手機(jī)將于明年推出，但他……吉利金剛汽車公司的P—SCM供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)石油催化技術(shù)“催化”低碳煉油節(jié)能環(huán)保解讀：武漢瑞安連鎖酒店VPN應(yīng)用案例新醫(yī)改為區(qū)域醫(yī)療信息化插上“共享”翅膀志銘進(jìn)出口：人性化+ERP帶來不一樣的管理在很多人看來，ERP就是專為制造業(yè)企業(yè)而生的一種信息化工具，在其他行業(yè)領(lǐng)域中很少能夠看到它的身影，而要說成功應(yīng)用的就更是寥寥無幾了。事實(shí)上，在很長一段時間里，記者也曾經(jīng)抱有這種觀點(diǎn)。不久前，記者在北京志銘進(jìn)出口貿(mào)易有限公司見到了公司信息主管劉曉綱。通過和他的攀談，記者了解了志銘公司實(shí)施ERP項(xiàng)目的前前后后。

　　志銘公司成立八年來始終堅守在出口型外貿(mào)業(yè)務(wù)的主陣地。發(fā)展至今，公司的主要經(jīng)營范圍業(yè)已從成立之初的單一服裝出口，延伸到了針紡織品、服裝、裝飾面料、建筑材料等多個領(lǐng)域。

　　憑著一份執(zhí)著和韌勁，志銘公司挺過了創(chuàng)業(yè)的艱難階段，優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定的供貨渠道加之積極妥善的經(jīng)營策略，使得志銘公司在外貿(mào)市場中贏得了不錯的口碑。即使在2009年，外貿(mào)經(jīng)濟(jì)危機(jī)最為嚴(yán)重的幾個月中，志銘公司的營業(yè)收入仍然能夠達(dá)到正常時期的七成。

　　面對不斷增長的訂單，在公司老總的帶領(lǐng)下，志銘毅然全面引入了ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了整體的信息化改造，將公司業(yè)務(wù)水平、管理能力提高到了一個全新的高度。

　　外貿(mào)企業(yè)也可以“靜悄悄”

　　在談到公司的信息化建設(shè)過程時，劉曉綱反復(fù)向記者強(qiáng)調(diào)：“我們最初并未想過做外貿(mào)也要依靠信息化手段。信息化系統(tǒng)用到今天，我們完全就是摸著石頭過河。”

　　據(jù)劉曉綱介紹，從01、02年開始，志銘公司就陸續(xù)開展了一些信息化工作，基于當(dāng)時的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和國內(nèi)外貿(mào)行業(yè)相關(guān)軟件的情形，這些信息化應(yīng)用只是為了滿足公司基礎(chǔ)辦公和財務(wù)核算的需求。“這些信息化的基礎(chǔ)應(yīng)用，當(dāng)時也曾經(jīng)給公司業(yè)務(wù)的開展帶來了相當(dāng)?shù)谋憷?，但后來公司的業(yè)務(wù)種類不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)數(shù)量不斷增長，僅僅過了兩年，就已經(jīng)成為公司財務(wù)業(yè)務(wù)運(yùn)營的巨大阻力了。”劉曉綱告訴記者。

　　由于公司業(yè)務(wù)人員固有的傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣，很多重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)的保存、使用都不是很規(guī)范。一旦出現(xiàn)問題，要想往回追查也很困難。“這些不僅在無形中給公司造成了不小的損失，更給公司的財務(wù)審計工作帶來了很大的麻煩。”劉曉綱談到，在志銘公司一次內(nèi)部的財務(wù)會議上，關(guān)于財務(wù)報告的九個方面中，有三個明確指向了財務(wù)的信息化改造，要求盡快制定出信息化戰(zhàn)略，通過信息化手段快速整合財務(wù)資源，提升決策能力，并取得快速反應(yīng)的競爭優(yōu)勢。

　　一次偶然的機(jī)會，劉曉綱在上海出差，參觀了當(dāng)?shù)匾患翌H具規(guī)模的進(jìn)出口企業(yè)。他發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場看不到像志銘那般人來人往的緊張繁忙景象。信息化已將該企業(yè)的管理化繁為簡，化有形為無形，因此所展現(xiàn)出的有序、寧靜很讓他驚訝。

　　“真不敢相信那家公司也是做外貿(mào)的！”劉曉綱回憶到，“他們的辦公環(huán)僅就像一家政府的職能部門，每個人工作起來有條不紊，各個部門配合得非常好。外貿(mào)公司吵吵嚷嚷的景象在這里根本看不到，這在志銘中是不可想象的。”這次參觀給劉曉綱的觸動很大，使得在他的心中也萌發(fā)出一個ERP系統(tǒng)的雛形。“那時候我就在空閑的時間思考公司的問題，我們的職能部門一個都不缺，有負(fù)責(zé)采購的，有負(fù)責(zé)銷售的，有負(fù)責(zé)內(nèi)部管理的，有負(fù)責(zé)產(chǎn)品物流、運(yùn)輸?shù)?。但他們在一起為什么就不能像這家公司那樣井井有條呢？處理客戶的訂單不及時，商品的采購也跟不上銷售。怎么樣才能讓公司更加有效率？”

　　回到公司，劉曉綱立即著手針對志銘各個部門的運(yùn)營特點(diǎn)制定了一整套“ERP項(xiàng)目發(fā)展計劃”，遞交到了公司領(lǐng)導(dǎo)。很快，在公司老總的大力支持下，公司確定了信息化發(fā)展的目標(biāo)，決定上線ERP系統(tǒng)，同時，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，加強(qiáng)運(yùn)營管理。而這一系列的重?fù)?dān)自然而言地，就落到了身為信息主管的劉曉綱肩上。

　　ERP實(shí)施：痛并快樂著

　　“項(xiàng)目的溝通準(zhǔn)備這一段時間是整個項(xiàng)目最忙的時候。當(dāng)時從內(nèi)到外的事情一件接著一件。首先要一個部門、一個部門地去溝通，分析每個部門對系統(tǒng)的需求，制定出相關(guān)的各種制度；然后在總體上規(guī)劃出整個項(xiàng)目時間安排和部署計劃，協(xié)調(diào)好各個時間，盡量不影響正常業(yè)務(wù)；另外要每天向領(lǐng)導(dǎo)匯報項(xiàng)目新的計劃和變化；內(nèi)部的事情全都談完后，還要再跟系統(tǒng)集成商的實(shí)施小組進(jìn)行討論，商討實(shí)施的可行性……那段時間真的太忙了，感覺分身乏術(shù)啊！”回想起當(dāng)初的情形，劉曉綱不禁感慨道。

　　經(jīng)過了一年多的應(yīng)用，劉曉綱認(rèn)為志銘的這套ERP系統(tǒng)總體上是比較成功的。通過前期對公司整體業(yè)務(wù)運(yùn)作模式的充分分析，在系統(tǒng)的整體規(guī)劃設(shè)計中，采用了“立體化”的框架，并融入了“一元化”管理的結(jié)構(gòu)。

　　新型“立體化”結(jié)構(gòu)描述：銷售環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)、倉儲運(yùn)輸環(huán)節(jié)逐漸剝離，追求管理“一元化”的同時，降低經(jīng)營成本，同時管理“一元化”，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的透明度，避免了腐敗，降低了管理成本。

　　在整體系統(tǒng)中，建立了新型的成本中心（模塊）、利潤中心（模塊）的同時，經(jīng)營管理中心（中樞單元）負(fù)責(zé)國內(nèi)外市場調(diào)研、價格體系的制定控制、成本控制、銷售分銷體系的建立等，并通過網(wǎng)絡(luò)，使經(jīng)營管理中心（中樞單元）對采購環(huán)節(jié)、倉儲運(yùn)輸環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行收集，并對各單元發(fā)出工作指令。

　　在整套ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)起到了核心作用。“說我們的ERP應(yīng)用得成功，主要就是指它在業(yè)務(wù)管理方面發(fā)揮出了強(qiáng)大的作用。你看我們公司現(xiàn)在業(yè)務(wù)開展得井井有條，我想起碼有一半以上的功勞都要?dú)w功于它。”盡管應(yīng)用已經(jīng)有一年多的時間了，談起ERP對公司業(yè)務(wù)管理上的改善，劉曉綱依然顯得津津樂道。

　　據(jù)他介紹，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是對內(nèi)、外貿(mào)業(yè)務(wù)交易過程中涉及到的各種內(nèi)部和外部單據(jù)，按照貿(mào)易類型、業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中進(jìn)行準(zhǔn)確、及時的錄入，通過方便快捷的數(shù)據(jù)查詢和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，為公司日常管理、各種戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)略決策提供有效依據(jù)和幫助。其操作模塊包括成本測算管理、合同與單證管理、物流管理、資金管理、審核批準(zhǔn)、數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)維護(hù)。

　　人性化+ERP，帶來不一樣的管理

　　據(jù)劉曉綱介紹，在外貿(mào)交易過程中，責(zé)任的分配也是一個重要環(huán)節(jié)。在過去，一旦合同出現(xiàn)問題，往回找，很難找到源頭。系統(tǒng)可以使責(zé)任落實(shí)到人。當(dāng)預(yù)算生成后，會由財務(wù)部門審批財務(wù)中是否存在風(fēng)險，以及周期時間；還要經(jīng)過風(fēng)險控制部門審批客戶信息及市場價格的變動。這樣，一旦出現(xiàn)問題，就可以很容易地找到源頭。

　　同時，針對銷售部門的需求，劉曉綱還在ERP系統(tǒng)中加入了志銘自己的客戶信用系統(tǒng)。他告訴記者，外貿(mào)公司和進(jìn)出口公司在交易前需要對客戶進(jìn)行選擇，但通常這些公司很難做出一個整體的判斷?，F(xiàn)在，志銘公司的客戶信用系統(tǒng)中涵蓋了以往交易的眾多客戶的歷史信息、授信額度等。這個系統(tǒng)是和財務(wù)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)掛在一起，一旦貿(mào)易額超出了該客戶的授信額度，則會自動拒絕發(fā)貨，同時啟動客戶賬款的預(yù)警系統(tǒng)。

　　對于這一點(diǎn)，劉曉綱認(rèn)為：“過去企業(yè)在做外貿(mào)業(yè)務(wù)時，最大的困擾就是應(yīng)收賬款收不到。應(yīng)用了新的系統(tǒng)之后，在近一年內(nèi)都再沒有發(fā)生過一筆因?yàn)榭蛻粜抛u(yù)而造成的損失，即便與客戶之間因?yàn)橘~款發(fā)生的糾紛時，也沒有再出現(xiàn)一起官司。”

　　在悉數(shù)了志銘公司ERP系統(tǒng)為公司帶來的一系列變化之后，劉曉綱也坦言，這套ERP系統(tǒng)并非十全十美，通過一年多的實(shí)際應(yīng)用，也發(fā)現(xiàn)了一些有待改進(jìn)的環(huán)節(jié)。

　　他為記者舉了一個操作流程上的實(shí)例：在采購大批商品的時候，按照系統(tǒng)規(guī)范的操作流程，要先將貨物入庫，再跟客戶簽訂合同，然后才能開出增值稅發(fā)票。但事實(shí)上，很多情況下，因?yàn)槭袌鲈?，貨物還沒有到，公司就要和客戶進(jìn)行銷售了。這樣，雖然貨權(quán)到手了，但是通常對于ERP系統(tǒng)來說，這就等于破壞了操作流程，是無法實(shí)現(xiàn)的。

　　為此，公司還特意請來了ERP系統(tǒng)實(shí)施方的專家，對系統(tǒng)進(jìn)行了相應(yīng)的改進(jìn)，并預(yù)留了一些自定義功能，使系統(tǒng)可以在總經(jīng)理授權(quán)的情況下，對操作流程進(jìn)行調(diào)整。

　　“ERP畢竟是一套生硬的系統(tǒng)，即便設(shè)計、規(guī)劃得再周密，也會有一些個性化、突發(fā)的難題，是它難以實(shí)現(xiàn)的。”劉曉綱表示。