一、原始憑證與會計信息系統(tǒng)集成

　　信息技術的發(fā)展，使信息系統(tǒng)朝著“無紙化”、“自動化”、“智能化”的方向發(fā)展。而要達到相應目標，首先應以優(yōu)化集成為切入點，解決信息孤立的問題。從這一意義分析，系統(tǒng)集成是實現(xiàn)會計信息化的基本策略，而會計信息系統(tǒng)與企業(yè)其他信息子系統(tǒng)的優(yōu)化集成也無法脫離原始憑證電子化。

　?。ㄒ唬嬓畔⑾到y(tǒng)集成的內涵從范圍分析，會計信息系統(tǒng)集成包括會計系統(tǒng)內部集成和會計系統(tǒng)與外部環(huán)境集成兩個方面。會計系統(tǒng)內部集成的實質是利用信息技術對管理會計和財務會計進行整合；會計系統(tǒng)與外部環(huán)境集成是通過會計與企業(yè)管理、經(jīng)營業(yè)務優(yōu)化整合，在企業(yè)信息各子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞無紙化的基礎上，進一步優(yōu)化企業(yè)信息的各個專業(yè)子系統(tǒng)，以實現(xiàn)會計信息化與企業(yè)信息化的目標。

　　會計信息系統(tǒng)外部集成，從技術層面分析，是突破電算化理念以會計部門為核心信息系統(tǒng)構架。在ERP系統(tǒng)的基礎上，進一步與PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)集成，以消除各個系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)冗余和重復處理，在充分共享基礎上提高各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加工以及系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳輸效率。企業(yè)信息流派生于相應的業(yè)務流程，所以企業(yè)內部信息專業(yè)子系統(tǒng)的集成，不僅需要整合信息流，而且需要再造經(jīng)營業(yè)務流程。業(yè)務流程遵從于企業(yè)組織機構設置，受制于職能部門分工，使得企業(yè)信息系統(tǒng)的各個專業(yè)子系統(tǒng)通常圍繞職能部門構建，從而形成了諸多專業(yè)子信息系統(tǒng)。每一個專業(yè)子系統(tǒng)，形成相對獨立的信息中心；而任一個信息中心內部都有其獨特信息流結構，對應其獨立的業(yè)務流程。系統(tǒng)集成是信息化發(fā)展的需要，目標是完善會計信息系統(tǒng)的功能，提升會計信息的質量，并從企業(yè)整體視角解決內部各專業(yè)子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)冗余和信息孤立問題。原始憑證作為會計業(yè)務起點，其信息技術應用程度制約會計數(shù)據(jù)加工的自動化水平；作為企業(yè)經(jīng)營業(yè)務與會計系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳輸?shù)木唧w形式，其信息技術應用程度關系會計信息系統(tǒng)與外部環(huán)境的集成水平。

　　（二）紙質原始憑證與信息化的不相容性原始憑證在企業(yè)經(jīng)營業(yè)務中生成，以特定格式進入會計部門，經(jīng)審核無誤后，其承載數(shù)據(jù)進入會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。原始憑證以紙介質作為業(yè)務數(shù)據(jù)載體，并已成為制約信息化的關鍵環(huán)節(jié)。

　　第一，紙介質原始憑證從不同側面束縛著會計信息系統(tǒng)的功能。首先，紙介質原始憑證限制了會計部門與企業(yè)內部其他部門數(shù)據(jù)傳遞方式，制約了信息技術在會計中的充分應用，使記賬憑證只能手工錄入，這在一定程度上限制會計數(shù)據(jù)處理的自動化。其次，紙介質原始憑證生成后進入會計系統(tǒng)的基本流程，是先由相關業(yè)務人員報送會計部門，而后經(jīng)會計人員以記賬憑證形式錄入系統(tǒng)，而有的（如發(fā)料單）出于簡化會計工作目的，需要定期匯總后，才能進行記賬憑證處理。這樣延長了企業(yè)業(yè)務活動和會計信息處理的時間間隔，造成會計信息處理滯后于其業(yè)務活動，成為業(yè)務流與信息流協(xié)同的首要障礙。最后，作為信息流組成部分，原始憑證是企業(yè)各專業(yè)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)木唧w形式之一，紙介質原始憑證成為會計信息系統(tǒng)與企業(yè)其他系統(tǒng)進行集成的障礙之一。

　　第二，紙質原始憑證制約企業(yè)效率的提高。手工會計業(yè)務、電算化會計以記賬憑證為業(yè)務數(shù)據(jù)處理起始點，似乎完全合理。但從會計信息化、企業(yè)信息化的視角分析，記賬憑證手工錄入屬于二次錄入。這里的二次錄入有雙重意義：其一，原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務的直接記錄，記賬憑證是對原始憑證信息的分類，記賬憑證手工錄入相對于原始憑證業(yè)務處理是二次錄入；其二，從企業(yè)整體視角觀察，會計、統(tǒng)計、其他業(yè)務核算等信息系統(tǒng)并存，有些原始憑證的數(shù)據(jù)為會計、統(tǒng)計、業(yè)務核算系統(tǒng)的同源數(shù)據(jù)，相對多個系統(tǒng)而言，記賬憑證手工錄入屬于二次錄入。此外，原始憑證由相關人員報送的業(yè)務環(huán)節(jié)也是信息技術應用不充分的具體體現(xiàn)，可以通過憑證電子化得以優(yōu)化。

　　第三，紙質原始憑證是信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)冗余的具體形式。原始憑證通常依據(jù)其來源劃分為外部憑證和內部憑證。而以企業(yè)范圍分析，內部原始憑證是企業(yè)信息各個系統(tǒng)間數(shù)據(jù)重復存儲的重要形式之一。具體表現(xiàn)在一式多份的入庫單、領料單、發(fā)貨單、銷貨發(fā)票等原始憑證的存在。這些原始憑證作為企業(yè)業(yè)務活動原始數(shù)據(jù)分別重復存儲于會計、統(tǒng)計、業(yè)務等信息系統(tǒng)之中，是不容忽視的數(shù)據(jù)冗余。

　　第四，從電子商務角度分析，相關的訂單、合約及款項收付都可借助電子形式完成，而作為原始憑證的銷貨發(fā)票和收付款結算單據(jù)等原始憑證仍然采用紙介質的形式。這種不協(xié)調的負面效應表現(xiàn)為：一是限制了我國電子商務的進一步發(fā)展；二是影響了經(jīng)營者納稅申報和稅務機關稅收征管的工作效率；三是制約電子商務與會計業(yè)務集成的順利實施，影響了會計信息化、企業(yè)信息化的進程。最終它的限制性制約了原始憑證電子化的有效發(fā)展。

　　二、原始憑證電子化的企業(yè)級方案

　　原始憑證電子化，是指在現(xiàn)有條件下，在信息技術應用相對成熟的企業(yè)內通過優(yōu)化集成構建企業(yè)級信息平臺，實現(xiàn)對經(jīng)營業(yè)務中原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，企業(yè)檔案集中管理，各專業(yè)子系統(tǒng)通過企業(yè)信息平臺交換信息、共享數(shù)據(jù)，以克服當前信息系統(tǒng)的缺陷，加速信息化進程。

　　（一）企業(yè)級信息平臺的構建會計信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個專業(yè)子系統(tǒng)，會計信息化是企業(yè)信息化中的一個環(huán)節(jié)。構筑企業(yè)級信息平臺，是企業(yè)內部個專業(yè)子系統(tǒng)集成具體形式，也是實現(xiàn)原始憑證電子化的基本手段。在企業(yè)信息化過程中，由于各個專業(yè)子系統(tǒng)本身業(yè)務特性、系統(tǒng)構造技術、系統(tǒng)構建時間等因素的客觀存在，“異構系統(tǒng)”現(xiàn)象難于消除。所以，系統(tǒng)集成并非是消滅“異構系統(tǒng)”，而是在承認“異構系統(tǒng)”的基礎上，構建企業(yè)級的各個專業(yè)子系統(tǒng)交換的信息平臺；專業(yè)子系統(tǒng)在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎上，通過增加數(shù)據(jù)接口和必要優(yōu)化，即可通過企業(yè)級信息平臺數(shù)據(jù)共享。從這一意義上分析，“松散耦合”是實現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)集成理性選擇。

　　綜合相關研究成果，企業(yè)信息系統(tǒng)“松散耦合”的集成理念中，企業(yè)級平臺、專業(yè)級系統(tǒng)的框架是其合理的一面，但相關企業(yè)級平臺的功能尚有不足。尤其是企業(yè)級信息平臺僅著眼信息用戶與各個子系統(tǒng)輸出端，而忽略相應的數(shù)據(jù)采集端，忽略“同源數(shù)據(jù)”采集過程的優(yōu)化和集成，直接影響這一設想的實踐性。所以，本文在“松散耦合”構想基礎上，以更為優(yōu)化的集成思路完善了企業(yè)級平臺的功能。具體改進表現(xiàn)為：首先，結合企業(yè)內各系統(tǒng)信息統(tǒng)一平臺發(fā)布、“同源數(shù)據(jù)”統(tǒng)一采集，以及企業(yè)圖書、情報、檔案統(tǒng)一管理業(yè)務集成模式，企業(yè)構建一個全新信息中心職能部門。其次，圍繞信息中心（新增職能部門）組建企業(yè)級平臺。該平臺劃分為：系統(tǒng)管理、信息平臺及采集分發(fā)三個板塊。系統(tǒng)管理板塊，主要功能是保持企業(yè)信息系統(tǒng)的正常運行，協(xié)調企業(yè)級平臺和專業(yè)子系統(tǒng)之間，以及專業(yè)子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換關系。信息平臺是各專業(yè)子系統(tǒng)面向所有信息用戶的平臺，各專業(yè)子系統(tǒng)，一方面利用信息平臺向用戶發(fā)布信息，另一方面又通過信息平臺獲取其他專業(yè)子系統(tǒng)提供的信息。采集分發(fā)是采集企業(yè)經(jīng)營活動過程中的原始數(shù)據(jù)，經(jīng)初步分類和必要技術轉換后分發(fā)給相應的業(yè)務、統(tǒng)計、會計專業(yè)子系統(tǒng)。

　?。ǘ┬畔⒒暯窍略紤{證類別與電子化實現(xiàn)基于電子化的需要，將原始憑證依據(jù)來源和數(shù)據(jù)特征分為內部匯總憑證、內部業(yè)務憑證和外部業(yè)務憑證。不同類別的憑證可采用不同的方式實現(xiàn)電子化。內部匯總憑證，是會計部門從其他部門得到的具有當期業(yè)務匯總性質的原始憑證，如當期各種產(chǎn)品生產(chǎn)的工時消耗統(tǒng)計等。這類憑證通常是其他系統(tǒng)加工后輸出的信息。如果企業(yè)為各種系統(tǒng)構建一個標準化平臺，使各個“異構系統(tǒng)”在該平臺上按“標準數(shù)據(jù)交換格式”發(fā)布信息，則會計即可通過企業(yè)平臺獲取相應的電子化憑證。

　　內部業(yè)務憑證，直接來源于生產(chǎn)經(jīng)營活動，對應某項業(yè)務的內部原始憑證，如材料入庫單等。該類憑證往往一式多份，多系統(tǒng)應用。屬于“同源數(shù)據(jù)”。因而該類憑證由企業(yè)按電子化標準數(shù)據(jù)交換格式統(tǒng)一采集后分發(fā)給各系統(tǒng)，將提高企業(yè)信息系統(tǒng)的整體效率。外部業(yè)務憑證是來自企業(yè)外部對應具體業(yè)務的原始憑證。這類原始憑證從企業(yè)信息化的角度出發(fā)。結合“圖書、情報、檔案一體化”發(fā)展思路，具有“同源數(shù)據(jù)”特征。而從信息化發(fā)展的未來著眼，企業(yè)與外部的信息交換無紙化將成為趨勢，但“異構系統(tǒng)”問題仍然不可避免，企業(yè)信息平臺一個“數(shù)據(jù)接口”面對外界各個“異構系統(tǒng)”統(tǒng)一對外交流信息，將優(yōu)于企業(yè)內各專業(yè)子系統(tǒng)分別對外交流的狀況。因此，該類憑證由企業(yè)按標準化數(shù)據(jù)交換格式統(tǒng)一采集后分發(fā)給各系統(tǒng)，符合信息化內在要求。

　　（三）原始憑證電子化企業(yè)級方案的相關問題原始憑證電子化企業(yè)級方案，是以網(wǎng)絡為代表信息技術在企業(yè)內應用的具體形式；而其實施過程涉及企業(yè)組織機構、業(yè)務流程以及內部控制制度等多方面的轉變。為確保其順利實施。應確保以下幾點：首先，關于企業(yè)級平臺“采集分發(fā)”和業(yè)務數(shù)據(jù)“統(tǒng)一采集”的實施，具體體現(xiàn)為企業(yè)所有原始憑證數(shù)據(jù)通過統(tǒng)一平臺錄入，經(jīng)信息中心統(tǒng)一驗證無誤后，才正式進入或分發(fā)給企業(yè)信息各專業(yè)子系統(tǒng)。這表明，企業(yè)平臺的“采集分發(fā)”模塊，有兩大子模塊組成，即“原始憑證預處理”和“原始憑證驗證分發(fā)”。前者實現(xiàn)原始憑證錄入及相關責任人簽字等環(huán)節(jié)功能處理，這一預處理雖然通過企業(yè)級平臺實現(xiàn)，但具體業(yè)務處理仍分散于各職能部門；而原始憑證驗證分發(fā)則集中于信息中心職能部門。其次，原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任，具有法律效率的證明文件，即原始憑證也是企業(yè)內部控制制度關鍵環(huán)節(jié)。原始憑證電子化涉及企業(yè)內部控制制度變革，具體包括兩個方面：其一，原始憑證相關責任人簽字控制。鑒于目前電子簽名技術應用的局限性，原始憑證相關責任人的簽名控制，只能通過軟件使用的密碼控制技術解決。其二，紙質原始憑證下，一式多份的情況具有相互稽核、強化控制的作用。一旦電子化后，原始憑證僅有一份，相對削弱了內部控制的作用，因而需要在“相關責任人簽字”和“原始憑證驗證分發(fā)”等環(huán)節(jié)加強管理。最后，與原始憑證相關的還有企業(yè)檔案管理。企業(yè)檔案當前的分類包括：經(jīng)營管理、產(chǎn)品、設備儀器、基本建設、科技研究、會計（財務管理）、實物等。當原始憑證電子化以后，由于消除了與此相關檔案的一式多份現(xiàn)象。從而引發(fā)了相關檔案分類管理機制調整的必要，因而需要進行相應的企業(yè)檔案管理變革。

　　原始憑證電子化的企業(yè)級方案，以現(xiàn)有社會的信息化水平為基礎，適合于有條件的企業(yè)應用。該方案雖然對企業(yè)內部信息系統(tǒng)進行了優(yōu)化集成，但沒有從根本上解決會計與電子商務集成、企業(yè)與外部環(huán)境相應物流、資金流的集成。從這一意義上分析，該方案并非終極方案，終極方案應是社會級方案或社會范圍的原始憑證電子化。社會范圍的原始憑證電子化是指所有原始憑證生成、傳輸、存儲以至相應檔案管理的整個過程完全實現(xiàn)無紙化。其明顯特征表現(xiàn)為：會計充分與電子商務集成，與企業(yè)經(jīng)營外部環(huán)境集成，具體而言，即企業(yè)外來原始憑證電子化。企業(yè)外來原始憑證電子化中，電子發(fā)票是核心環(huán)節(jié)，而電子發(fā)票的實現(xiàn)需要一個社會平臺。該平臺不僅需要信息技術支撐，更需要國家法規(guī)和管理體制作為保障。目前，電子發(fā)票技術尚沒有達到普及應用水準，雖然我國已有了電子簽名的法規(guī)，并示有電子發(fā)票規(guī)范，但缺少相應的法規(guī)和管理機制。因此構筑社會級平臺，在社會范圍實現(xiàn)原始憑證電子化，還需要深入解決相關的問題。