首先說(shuō)發(fā)票和收據(jù)的相同點(diǎn)：發(fā)票和收據(jù)都是原始憑證，它們都可以證明收支了某項(xiàng)款項(xiàng)；
不同點(diǎn)：收據(jù)收取的款項(xiàng)只能是往來(lái)款項(xiàng)，收據(jù)所收支款項(xiàng)不能作為成本、費(fèi)用或收入，只能作為收取往來(lái)款項(xiàng)的憑證，而發(fā)票不但是收支款項(xiàng)的憑證，而且憑發(fā)票所收支的款項(xiàng)可以做為成本、費(fèi)用或收入，也就是說(shuō)發(fā)票是發(fā)生的成本、費(fèi)用或收入的原始憑證；對(duì)于顧客所索要不同的憑證，這要根據(jù)他的目的而分，有的人是為企業(yè)辦事，需要到企業(yè)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用，這時(shí)他必須索要發(fā)票，否則他不能報(bào)銷(xiāo)，因?yàn)槭論?jù)不能做成本或費(fèi)用的原始憑證。而有些人只是為證明他收了或付了某些款項(xiàng)，并不想作為報(bào)銷(xiāo)憑證，開(kāi)票就要交稅，開(kāi)收據(jù)不用交稅，索要發(fā)票要比索要收據(jù)的價(jià)格要高，所以這時(shí)這些人就索要收據(jù)而不索要發(fā)票。發(fā)票是從稅務(wù)機(jī)關(guān)購(gòu)買(mǎi)的。其實(shí)商品含稅和不含稅是指商品價(jià)格含稅和不含稅。在銷(xiāo)售商品時(shí)，如果開(kāi)的是普通發(fā)票，它所標(biāo)示的價(jià)格就是含稅價(jià)格，如果開(kāi)的是增值稅專(zhuān)用發(fā)票，那么它標(biāo)示的價(jià)格就是不含稅的價(jià)格。
也即：發(fā)票可以作為報(bào)銷(xiāo)的憑證，列入成本費(fèi)用；而收據(jù)僅僅能夠證明發(fā)生的現(xiàn)金關(guān)系，而無(wú)法列入成本費(fèi)用。
一、關(guān)于收據(jù)
1.收據(jù)的類(lèi)型含收款收據(jù)及付款收據(jù)。涉及往來(lái)類(lèi)的收據(jù)（不能與收入費(fèi)用掛鉤）的收據(jù)，可以用來(lái)做賬；付款收據(jù)也可做賬，但計(jì)算企業(yè)應(yīng)稅所得時(shí)不得在稅前扣除。
收據(jù)能否入賬，要看收據(jù)的種類(lèi)及使用范圍。收據(jù)可分為內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)。外部收據(jù)又分稅務(wù)部門(mén)監(jiān)制、財(cái)政部門(mén)監(jiān)制、部隊(duì)收據(jù)三種。內(nèi)部收據(jù)是單位內(nèi)部的自制憑據(jù)，也就是我們所說(shuō)的自制的原始憑證。用于單位內(nèi)部發(fā)生的業(yè)務(wù)，如材料內(nèi)部調(diào)撥、收取員工押金、退還多余出差借款等，這樣的內(nèi)部自制收據(jù)是合法的憑據(jù)，可作為成本費(fèi)用入賬。單位之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)，收款方在收款以后不需要納稅的，收款方就可以開(kāi)具稅務(wù)部門(mén)監(jiān)制的收據(jù)。行政事業(yè)單位發(fā)生的行政事業(yè)性收費(fèi)，可以使用財(cái)政部門(mén)監(jiān)制的收據(jù)。單位與部隊(duì)之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)，按照規(guī)定不需要納稅的，可以使用部隊(duì)監(jiān)制的收據(jù)，這種收據(jù)也可以入賬。
2.涉及的費(fèi)用，你收的是收據(jù)，如果是農(nóng)產(chǎn)品或廢舊物資等，你可以拿來(lái)作賬，但要稅前扣除。如果是向正規(guī)公司購(gòu)進(jìn)原材料不索要發(fā)票，這不僅僅是你公司利益受損，還會(huì)受到稅務(wù)機(jī)關(guān)罰款。
3.行政事業(yè)單位的專(zhuān)用收據(jù)可以做賬。
4.資金往來(lái)收據(jù)，應(yīng)到地稅局領(lǐng)購(gòu)，才是規(guī)范的。
5.自制的原始發(fā)票可以入賬，包括去文具店買(mǎi)東西的收據(jù)，但是在交稅時(shí)，都要扣回來(lái)。
二、關(guān)于發(fā)票
根據(jù)《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》第三條、第二十條、第二十五條規(guī)定，發(fā)票是指在購(gòu)銷(xiāo)商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開(kāi)具、收取的收付款憑證，是合法的憑證。
至于入賬方面，收據(jù)可不可以入賬，有些人聽(tīng)了，斬釘截鐵地說(shuō)“不可以！”其實(shí)，這樣的回答是片面的。說(shuō)收據(jù)可以入賬或者不可以入賬都是以偏概全。在一些情況下，收據(jù)是可以入賬的，但是在另外一些情況下，收據(jù)是不可以入賬的，要具體情況區(qū)分對(duì)待。
審計(jì)審查時(shí)，對(duì)于原始憑證的票據(jù)，一般依據(jù)的是“合理”、“合法”兩條，而稅務(wù)機(jī)關(guān)的依據(jù)就只有合法一條，當(dāng)然，對(duì)于一些金額較小的開(kāi)支，如果合情理，一些地方的稅務(wù)機(jī)關(guān)也是不會(huì)追究的，比如企業(yè)飯?zhí)迷谧杂墒袌?chǎng)采購(gòu)的一些菜品，這些小額開(kāi)支是不大可能取得發(fā)票的。自制收據(jù)有時(shí)候欠缺“合法”性，所以一般不能據(jù)以入賬。
一般來(lái)說(shuō)，收據(jù)可以用在企業(yè)內(nèi)部的與經(jīng)營(yíng)無(wú)關(guān)的往來(lái)款項(xiàng)的憑證，對(duì)于外部的支出，如果要進(jìn)入成本費(fèi)用的，原則上是必須要有發(fā)票的，但是，如果是在一些行政部門(mén)交納管理費(fèi)用，有時(shí)候?qū)Ψ介_(kāi)具的是財(cái)政統(tǒng)一印制的行政事業(yè)單位專(zhuān)用收據(jù)，這種收據(jù)是可以入賬的，比如一些地方的會(huì)計(jì)人員后續(xù)培訓(xùn)是由當(dāng)?shù)刎?cái)政舉辦的，財(cái)政局舉辦的培訓(xùn)收費(fèi)，開(kāi)具的就是這種收據(jù)，企業(yè)可以依據(jù)入賬，還有一些企業(yè)收取的手續(xù)費(fèi)，開(kāi)具的是統(tǒng)一制定的收據(jù)，如到郵政甚至一些銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬支付，其收取的手續(xù)費(fèi)所開(kāi)具的票據(jù)就是專(zhuān)用專(zhuān)制的收據(jù)，是可以入賬的。如果企業(yè)對(duì)外發(fā)生的一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，取得收據(jù)一般是無(wú)效的，如果據(jù)以入賬，進(jìn)入了成本費(fèi)用的話，稅務(wù)部門(mén)查到后，要調(diào)整增加應(yīng)納稅所得額征收企業(yè)所得稅甚至追加罰款。但是，對(duì)外的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，有一些業(yè)務(wù)由于不符合發(fā)票開(kāi)具的條件而不能開(kāi)具發(fā)票的，可以開(kāi)具收據(jù)入賬，比如支付的合同違約金等。
修改后的《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》作出如下規(guī)定：“第十九條銷(xiāo)售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的單位和個(gè)人，對(duì)外發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)收取款項(xiàng)，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開(kāi)具發(fā)票；特殊情況下，由付款方向收款方開(kāi)具發(fā)票。第二十條所有單位和從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的個(gè)人在購(gòu)買(mǎi)商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時(shí)，不得要求變更品名和金額。第二十一條不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。” 收據(jù)不能入賬的理解應(yīng)該是從此而來(lái)。
從經(jīng)上規(guī)定可以看出“所有單位和從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的個(gè)人在購(gòu)買(mǎi)商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。”也就是說(shuō)，企業(yè)在采購(gòu)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中應(yīng)該取得發(fā)票，否則不得入賬。
凡涉及損益的項(xiàng)目，必須取得正式發(fā)票，否則不能所得稅稅前列入（也就是常說(shuō)的不能入賬），這一點(diǎn)比較容易理解，所有費(fèi)用均需要發(fā)票，所有采購(gòu)（最后要轉(zhuǎn)入生產(chǎn)成本、銷(xiāo)售成本）也需要取得發(fā)票；其次涉及資產(chǎn)增加的項(xiàng)目也需要取得正式發(fā)票，比如原料采購(gòu)、進(jìn)貨需要正式發(fā)票，再比如購(gòu)買(mǎi)機(jī)器設(shè)備帶來(lái)資產(chǎn)的增加，從長(zhǎng)期看固定資產(chǎn)通過(guò)折舊的形式進(jìn)入費(fèi)用，所得稅稅前抵扣，也需要取得正式發(fā)票，同理無(wú)形資產(chǎn)、長(zhǎng)期待攤費(fèi)用等均需取得發(fā)票。其他方面收據(jù)是可以記賬的，比如付款業(yè)務(wù)：某公司一次性購(gòu)入100萬(wàn)元商品，第一次付款50萬(wàn)元，第二次付款50萬(wàn)元。第二次的付款已沒(méi)有發(fā)票作為原始憑證了，這時(shí)候收據(jù)是可以作為原始憑證的。
收據(jù)能不能入賬，實(shí)際是能不能企業(yè)所得稅稅前列支的問(wèn)題，如果確實(shí)無(wú)法取得正式發(fā)票，收據(jù)也可以作為原始憑證記賬，但不能稅前列支，在申報(bào)企業(yè)所得稅時(shí)予以剔除。