如果公司僅僅把注意力集中在安裝的理由以及預(yù)期的效果上，那么資本優(yōu)化以及軟件安裝項(xiàng)目總是成功的。可是根據(jù)最佳實(shí)踐，在實(shí)施任何軟件解決方案或者其他資本優(yōu)化項(xiàng)目之前，公司都應(yīng)該進(jìn)行投資回報(bào)率的分析，在等式的一邊是投入，而更重要的另一邊是產(chǎn)出。

　　1、確定所有改進(jìn)方案

　　對(duì)于你要解決的問(wèn)題，是不是只有一個(gè)正確答案？這不確定?？墒怯幸患虑槭窍鄬?duì)確定的，就是通常來(lái)說(shuō)，只有一個(gè)最好的答案。要想確定哪一條路能帶領(lǐng)你取得成功，關(guān)鍵是把所有能夠助你達(dá)到目標(biāo)的途徑都找出來(lái)。

　　要做到這一點(diǎn)，一個(gè)好辦法就是和公司的高層舉行圓桌會(huì)議。與會(huì)者應(yīng)當(dāng)包括各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者，包括制造、銷(xiāo)售、客戶(hù)服務(wù)、供應(yīng)鏈、信息技術(shù)、財(cái)務(wù)以及人力資源等各個(gè)部門(mén)的主管。圓桌會(huì)議的目的是確定行業(yè)的新趨勢(shì)、公司目標(biāo)、現(xiàn)有的以及正在建立的產(chǎn)品線、顧客需求、系統(tǒng)局限等等。在圓桌會(huì)議上，你們要確定不同的、切實(shí)可行的能夠提升股東價(jià)值的替代方案，并根據(jù)基本的假設(shè)條件對(duì)之進(jìn)行評(píng)估。公司高層必須對(duì)這些改進(jìn)方案達(dá)成一致意見(jiàn)，并且制定一個(gè)計(jì)劃來(lái)調(diào)查分析這些改進(jìn)方案。

　　2、進(jìn)行投資回報(bào)率分析

　　一旦改進(jìn)方案被確定，并且財(cái)務(wù)分析指標(biāo)（例如，資本成本、勞動(dòng)力負(fù)擔(dān)和貶值方法）被批準(zhǔn)，就要對(duì)這些方案進(jìn)行分析和比較。你要回答下面這個(gè)重要問(wèn)題：哪種投資方案將會(huì)帶給我們最佳的投資回報(bào)，迎合顧客的需求以及使得我們?cè)谖磥?lái)占據(jù)更加有利的競(jìng)爭(zhēng)位置？

　　在等式投資的這一邊，要輸入如下的因素，它們包括：

　　3、執(zhí)行成本

　　工廠，設(shè)備成本

　　軟件許可證費(fèi)用

　　聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員服務(wù)費(fèi)用

　　IT硬件成本

　　項(xiàng)目組成員的勞動(dòng)成本

　　其他執(zhí)行費(fèi)用（差旅費(fèi)和培訓(xùn)）

　　4、在所有權(quán)方面付出的成本

　　每年的租約成本

　　建筑和設(shè)備的維修成本

　　軟件許可和維護(hù)

　　內(nèi)部IT支持

　　運(yùn)營(yíng)支持

　　這些成本并非是全部的成本，但是它們提供了一個(gè)確定項(xiàng)目短期和長(zhǎng)期花費(fèi)的總體框架。

　　在等式的回報(bào)一端，應(yīng)該輸入如下的因素：

　　勞動(dòng)力節(jié)省

　　更高的利用率

　　稅費(fèi)節(jié)省：在研發(fā)方面節(jié)省稅費(fèi)的潛力；

　　在本地培訓(xùn)許可方面節(jié)省稅費(fèi)的潛力

　　庫(kù)存周轉(zhuǎn)率的提高（節(jié)省庫(kù)存成本）

　　庫(kù)存精確率的提高

　　提高定單完成率——提高銷(xiāo)售

　　提高定單準(zhǔn)確率——降低退貨和流程成本

　　節(jié)省空間（相當(dāng)于降低了財(cái)產(chǎn)和建筑成本）

　　5、建立目標(biāo)和關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)

　　伴隨著投資回報(bào)率的分析，企業(yè)接著要做的是制定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，并且在高層之間對(duì)之形成一致。其中一些指標(biāo)應(yīng)該基于投資回報(bào)率分析的等式中回報(bào)一邊的分析而確定。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中以及隨后的運(yùn)營(yíng)中，你要始終將這些指標(biāo)放在心上。關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)將構(gòu)成項(xiàng)目實(shí)施之后的審計(jì)工作的基礎(chǔ)，一旦在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中，項(xiàng)目的某些環(huán)節(jié)出了問(wèn)題或者需要對(duì)原先預(yù)想的改進(jìn)措施再做一些修正，都應(yīng)當(dāng)以關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)作為指導(dǎo)原則。

　　關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)可以是庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、庫(kù)存準(zhǔn)確率、定單滿(mǎn)足率、定單準(zhǔn)確率、定單準(zhǔn)時(shí)送達(dá)率、退貨率以及每個(gè)定單運(yùn)送的單位勞動(dòng)成本等。

　　和其他目標(biāo)一樣，關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)一定是具體的。不能簡(jiǎn)單地說(shuō)，“我們要提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。”目標(biāo)一定要是切實(shí)可行的，并且可以在一定的時(shí)間框架內(nèi)衡量其成績(jī)。比如這樣，“我們要在2011年12月之前把庫(kù)存周轉(zhuǎn)率從7.2提高到8.4。”再重復(fù)一次，關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)應(yīng)該能夠在很大程度上反映出投資回報(bào)率，以確保你投入的資金能夠帶給你回報(bào)。

　　6、為最佳方案創(chuàng)立項(xiàng)目白皮書(shū)

　　接著，你要做的就是創(chuàng)立項(xiàng)目白皮書(shū)。這是一份提供給項(xiàng)目實(shí)施組成員的綱領(lǐng)性文件。一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目白皮書(shū)包括項(xiàng)目愿景、方案選擇背后的邏輯和理由、用以衡量成績(jī)的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)、組織期望、項(xiàng)目小組的組成（比如，高層指導(dǎo)者、項(xiàng)目經(jīng)理以及全職的項(xiàng)目組成員等）、在各個(gè)時(shí)間段項(xiàng)目組應(yīng)該完成的任務(wù)以及運(yùn)用的報(bào)告機(jī)制等。

　　創(chuàng)立項(xiàng)目白皮書(shū)的第一個(gè)目的，是確保項(xiàng)目組和整個(gè)公司的大方向保持一致，并且確保項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中能夠始終得到公司高層的全力支持和肯定。一些公司把項(xiàng)目白皮書(shū)看作是一個(gè)合同，公司高層同意投入各種資源支持項(xiàng)目，而項(xiàng)目組承諾用投入的資源帶來(lái)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的改進(jìn)。

　　有一點(diǎn)一定要記?。核^資源投入，并不只是意味著花大把現(xiàn)金去買(mǎi)設(shè)備，以及為項(xiàng)目需要的各種外部服務(wù)付款，它還意味著整合內(nèi)部的各種資源去為項(xiàng)目提供支持。如果項(xiàng)目組人員不足，或者組里成員經(jīng)常被拉回原崗位去干一些活，那么項(xiàng)目失敗的可能性就會(huì)大大增加。

　　7、制定實(shí)施計(jì)劃并與相關(guān)者溝通

　　實(shí)施計(jì)劃指的是對(duì)項(xiàng)目中的主要和次要活動(dòng)的一個(gè)詳細(xì)展望，包括這些活動(dòng)會(huì)持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間，需要投入哪些資源以確保項(xiàng)目得以有效實(shí)施等。根據(jù)項(xiàng)目的大小不同，計(jì)劃本身就可以被看作是一個(gè)小項(xiàng)目。

　　在評(píng)估成績(jī)時(shí)，一個(gè)關(guān)鍵的因素就是員工對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目指令以及新系統(tǒng)的理解和接受程度。員工在面對(duì)一個(gè)全新的流程、全新的界面以及陌生的系統(tǒng)時(shí)，很可能會(huì)感到不適應(yīng)和沮喪，尤其是從全人工操作的流程轉(zhuǎn)到全電子化流程時(shí)。制定實(shí)施計(jì)劃，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)于項(xiàng)目的最終成功非常重要。

　　溝通能夠幫助你獲得項(xiàng)目組成員以及全體員工的理解和支持。如果得不到他們的認(rèn)可，那么實(shí)施過(guò)程將會(huì)非常困難，并且成本也會(huì)非常高昂。在整個(gè)組織層面得到支持將確保公司的投入得到回報(bào)。

　　8、準(zhǔn)備應(yīng)變計(jì)劃

　　設(shè)想項(xiàng)目已經(jīng)開(kāi)始，并且一切都在按照計(jì)劃有條不紊地進(jìn)行著，但是，突然之間你遇到了意外的情況。一些最初的投資回報(bào)率分析中的假設(shè)與現(xiàn)實(shí)情況不吻合，你需要擴(kuò)大項(xiàng)目規(guī)模；或者一個(gè)關(guān)鍵的項(xiàng)目組成員離開(kāi)了公司，這個(gè)時(shí)候你該如何應(yīng)對(duì)？

　　不論你的計(jì)劃做得多么周詳，毫無(wú)疑問(wèn)你會(huì)在現(xiàn)實(shí)中遇到和當(dāng)初設(shè)想不符的情況。但是，在項(xiàng)目開(kāi)始之初就設(shè)想會(huì)遇到的意外情況，并準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)方案，將會(huì)幫助你在意外面前泰然自若。

　　在最初的計(jì)劃和預(yù)算階段就將這些挑戰(zhàn)考慮進(jìn)去，對(duì)于項(xiàng)目成功非常關(guān)鍵。任何項(xiàng)目的成功都離不開(kāi)三個(gè)基本因素：時(shí)間、人、錢(qián)。如果你在計(jì)劃階段就有效地考慮到一系列可能出現(xiàn)的意外，那么干擾項(xiàng)目成功的因素就可能被減到最小。在做項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，你要準(zhǔn)備一筆應(yīng)對(duì)意外情況的資金。你還要保證每個(gè)項(xiàng)目都能得到充足的人力資源支持，同時(shí)準(zhǔn)備一支后備隊(duì)伍以備不時(shí)之需。

　　9、監(jiān)測(cè)績(jī)效

　　溝通是監(jiān)測(cè)績(jī)效的關(guān)鍵。項(xiàng)目組的領(lǐng)導(dǎo)人和管理者應(yīng)當(dāng)和公司其他部門(mén)保持持續(xù)和經(jīng)常性的接觸。項(xiàng)目組成員應(yīng)該包括來(lái)自?xún)?nèi)部業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)部門(mén)、信息部門(mén)、售后服務(wù)部門(mén)的人，也要包括來(lái)自軟件銷(xiāo)售商、外部服務(wù)供應(yīng)商、硬件和其他設(shè)備供應(yīng)商的人。如果項(xiàng)目組成員不充當(dāng)黏合劑把各個(gè)部門(mén)整合在一起，項(xiàng)目很可能失敗。

　　現(xiàn)在我們已經(jīng)明確了溝通是關(guān)鍵。那么怎樣才能衡量實(shí)際的績(jī)效？方法有三個(gè)，包括項(xiàng)目計(jì)劃、跟蹤問(wèn)題的數(shù)據(jù)庫(kù)以及每周的進(jìn)度報(bào)告。如果計(jì)劃沒(méi)有大的變動(dòng)并且溝通也在有效進(jìn)行，那么通過(guò)使用這三種方法，人們應(yīng)該可以比較容易地看出目前的進(jìn)度是提前還是落后于計(jì)劃。創(chuàng)立和保持項(xiàng)目計(jì)劃可以使用MSProject軟件，這是一個(gè)很有用的工具。如果項(xiàng)目的規(guī)模不是那么大，也許非常普通的Excel電子表格就能夠滿(mǎn)足你的需求了。

　　至于問(wèn)題跟蹤數(shù)據(jù)庫(kù)，它可以簡(jiǎn)單如Excel電子表格，也可以使用現(xiàn)成套裝軟件。不管公司使用的是哪種產(chǎn)品，最關(guān)鍵的是每個(gè)問(wèn)題，不論是和流程相關(guān)還是和軟件或硬件相關(guān)，都要記錄在日志上。

　　一旦日志上出現(xiàn)了關(guān)于某一問(wèn)題的詳細(xì)描述，日志的管理者會(huì)給問(wèn)題評(píng)級(jí)，通常是把它們分為高、中、低三個(gè)級(jí)，并且設(shè)定一個(gè)解決的日期。至少每周對(duì)問(wèn)題做一次回顧，這將不斷提醒項(xiàng)目組成員問(wèn)題的存在，并且促使他們尋找解決方案。一旦問(wèn)題被解決，日志上就會(huì)出現(xiàn)關(guān)于某一問(wèn)題是如何被解決的詳細(xì)描述，同時(shí)這個(gè)問(wèn)題會(huì)被關(guān)掉。

　　最后，每周召開(kāi)會(huì)議確定項(xiàng)目進(jìn)展，并且每周更新項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告。項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告應(yīng)該包括項(xiàng)目各階段應(yīng)完成的任務(wù)、預(yù)計(jì)完成時(shí)間或者實(shí)際完成時(shí)間。對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目的主要組成方面，比如流程改進(jìn)、軟件安裝、硬件安裝、測(cè)試和培訓(xùn)等，各相關(guān)負(fù)責(zé)人都要在報(bào)告上更新自己所負(fù)責(zé)部分的情況。這種更新應(yīng)當(dāng)包括取得的進(jìn)展、將要進(jìn)行的活動(dòng)和面臨的挑戰(zhàn)。這樣項(xiàng)目組成員和公司高層就能對(duì)項(xiàng)目是否順利進(jìn)行一目了然。

　　10、不斷調(diào)整以適應(yīng)變化

　　在項(xiàng)目進(jìn)行的某些階段，常常是調(diào)試或者培訓(xùn)階段，往往會(huì)出現(xiàn)一些意外的情況。比如，有人意識(shí)到軟件沒(méi)有像期待的那樣支持新流程，怎么辦？如果你在做預(yù)算時(shí)就想到了這種情況，預(yù)備了額外的費(fèi)用并且留出了富余的時(shí)間，那么就只需對(duì)軟件進(jìn)行修改，以使其適應(yīng)新的流程，問(wèn)題就解決了。

　　如果既沒(méi)有充足的資金也沒(méi)有足夠的時(shí)間去修改軟件，那么你可能就要重新設(shè)計(jì)整個(gè)流程，問(wèn)題就復(fù)雜了許多。人們常常選擇折中路線，既對(duì)流程做一些修改，也對(duì)軟件做一些修改，以使得二者能夠相互支持。

　　無(wú)論你遇到怎樣的挑戰(zhàn)，無(wú)論你需要去執(zhí)行怎樣的應(yīng)變計(jì)劃，保持積極的態(tài)度和對(duì)目標(biāo)的全神貫注都是至關(guān)重要的。如果遇到一點(diǎn)點(diǎn)挑戰(zhàn)就泄氣，那么整個(gè)團(tuán)隊(duì)的士氣都將受損，一定要確保整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)始終保持高昂的士氣。