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費用報銷內(nèi)控風險如何規(guī)避
財務數(shù)據(jù)反映公司整體業(yè)務的運作效果，故財務部付款的功能除了可以支付款項以外，還可以對所涉及前端環(huán)節(jié)的業(yè)務進行監(jiān)控，這也是會計管理職能的體現(xiàn)之一。費用報銷環(huán)節(jié)作為一些公司日常運作中的薄弱環(huán)節(jié)，存在較大的內(nèi)控風險，迫切需要強化內(nèi)控。
內(nèi)控是“一個過程”
費用報銷環(huán)節(jié)內(nèi)控不嚴，則會存在很大的隱患。如：不相容職務沒有分離，授權(quán)與執(zhí)行的錯位；ERP模塊功能造成的會計分錄割裂，容易導致業(yè)務錯誤；業(yè)務部門預算與執(zhí)行的匹配不及時，超預算得不到控制，預算制度形同虛設(shè)；費用報銷滯后，造成會計信息的失真，不能按照權(quán)責發(fā)生制記錄業(yè)務；由于制度運行缺陷，付款環(huán)節(jié)成為前端控制失效的集中體現(xiàn)，只能去被動消化。
費用報銷付款相關(guān)的內(nèi)控可以分為與財務核算相關(guān)和經(jīng)營管理相關(guān)，是通過一系列制度流程的執(zhí)行來達到目的。內(nèi)控是一個過程，需要全員參與，但內(nèi)控僅提供合理保證，不能杜絕舞弊與錯誤，需要通過不 斷借鑒先進企業(yè)的成熟發(fā)展經(jīng)驗、結(jié)合自身特點來完善與推行。
嚴格執(zhí)行權(quán)簽等級制度
以級別最高的業(yè)務人員來報銷費用是保證公司權(quán)簽等級的做法。
執(zhí)行與檢查的職責需要分離的原理，要求任何級別業(yè)務人員都不能權(quán)簽自己的費用，包括公司高層領(lǐng)導在內(nèi)。
如果業(yè)務發(fā)生人將費用單據(jù)轉(zhuǎn)交低級別的人員提交，而自己再權(quán)簽該業(yè)務費用，就屬于典型的逃避權(quán)簽等級的行為。對這些隱性的違反內(nèi)部控制的行為進行甄別，需要財務部會計在審核這些費用時，查詢更多的費用清單、交易明細，以判斷業(yè)務真實的發(fā)生人。有的公司化繁為簡，規(guī)定如多人發(fā)生同一項業(yè)務活動時，必須以最高級別的人員來報銷費用，如此才能有效保證公司的權(quán)簽等級得到遵循。
強化業(yè)務工作通報機制
加強結(jié)賬前的試算平衡表檢查是有效的事后防治手段，而更積極的應對措施則需要在明細賬之間建立業(yè)務通報機制，共享中轉(zhuǎn)科目的 使用，互相檢查。先進行業(yè)務處理的模塊，其中包括原業(yè)務處理記錄、審批過程、本次調(diào)整分錄等有效信息，從而為下一步流程環(huán)節(jié)提供支持文件。而這些通報機制可以通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的電子表格功能實現(xiàn)，即將共享文件置于服務器，使得多個使用者均可訪問查看，但限定關(guān)鍵人的修改權(quán)限是必要的。
在借助IT手段降低差錯的同時，也必須及時總結(jié)常見的跨模塊業(yè)務，將其以流程文件或業(yè)務操作指導的方式固化下來，避免發(fā)生會計人員變動時工作交接的紕漏。這些累計下來的流程與文檔，將成為公司管理訣竅的有機組成部分。
加強預算管理
預算額度是費用報銷的高壓線，超過預算額度的業(yè)務活動需要特別審批。加強預算的管理作用，需要在費用報銷審批環(huán)節(jié)就納入預算的管理范圍，預算內(nèi)的費用或付款將被優(yōu)先審批支付；超過預算的業(yè)務活動將被更嚴格地審批。另外，所有的預算均需要拆分到公司或部門內(nèi)明細業(yè)務以及人員。預算的控制只有通過對明細項目的控制，才能達到總預算的有效執(zhí)行。
防止預提費用失控濫用
費用報銷滯后是客觀存在的，不能完全克服，但公司內(nèi)控人員需要從防范公司風險的角度來建立防止預提費用失控濫用的制度。
會計主體首先需要確立企業(yè)會計政策，明確預提費用的范圍、金額限度、反沖辦法、錯誤稽核與改進措施。比如設(shè)定單一費用的發(fā)生額下限，超過該限額的費用均需要預提。
從會計分錄來看，形成預提費用的同時，必然形成預提負債。內(nèi)控人員可通過當期計入的費用發(fā)生額與反沖額對比，來判斷預提的準確性。合理范圍內(nèi)的預提差異是可以容忍的誤差。但針對預提與反沖較大的項目，需要進一步分析差異形成的原因，要分析是業(yè)務活動發(fā)生了波動，還是預提方法不合理。賬齡分析也是稽核預提費用的一種常用辦法，通過對長期掛賬的預提負債的賬齡分析，可以發(fā)現(xiàn)原對應的預提費用是否正確。
實際工作中，比較有效的一種控制措施是建立預提費用臺賬以及提高費用入賬的及時率。另外，還要加大對超期報銷的處罰力度，從反面強化及時報銷入賬。
責任編輯：zoe
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