最近有很多企業(yè)的財務(wù)人員咨詢公司自設(shè)食堂的相關(guān)費用處理問題。有很多企業(yè)人習(xí)慣地認(rèn)為，只要是供本單位員工就餐所發(fā)生的費用就可以在福利費項下核算。實際上，這筆費用如何處理，還要看食堂費用的稅務(wù)屬性、具體核算形式及內(nèi)容，不能簡單地下結(jié)論。
一般來說，供本單位員工就餐所發(fā)生的費用核算有兩種形式。
一種是公司食堂由本公司自行派員管理，這是純粹的內(nèi)部食堂，啟用的目的就是為了提高員工的福利待遇，同時可避免由于員工外出就餐所帶來的衛(wèi)生、勞動紀(jì)律等管理上的不確定性。但是，有的公司卻把食堂的功能給“活學(xué)活用”了。比如，有的公司在過節(jié)時通過食堂給員工發(fā)放大米、油等福利（這時公司應(yīng)代扣代繳員工的個人所得稅）；有的公司在食堂內(nèi)部設(shè)包間，用于公司招待客戶之用（這時產(chǎn)生的費用應(yīng)在業(yè)務(wù)招待費項下核算）；還有的公司出于公共關(guān)系的需要，將過年過節(jié)送給有關(guān)部門和人員的禮品也記在食堂的賬上（這就更不能按福利費來處理了，而應(yīng)結(jié)合禮品的稅務(wù)屬性另作判斷）。
還有一種就是將公司食堂部分或全部外包。外包的形式具體又分兩種。一是將公司內(nèi)部職工食堂外包給社會餐飲企業(yè)，員工就餐時憑公司發(fā)放的食堂卡刷卡吃飯，超過定額部分個人負(fù)擔(dān)，結(jié)余部分或者直接發(fā)放現(xiàn)金并代扣個人所得稅，或者以憑發(fā)票報銷的形式，提取卡上未消費的余額。公司每月與食堂外包企業(yè)根據(jù)先前確定的人均消費標(biāo)準(zhǔn)支付員工就餐費用，并將此費用計入公司福利費科目中進行核算。二是由公司提供食堂用房，社會上的餐飲企業(yè)承包食堂。雙方商議，承包的餐飲企業(yè)在滿足本公司員工就餐需求之外，可以對外經(jīng)營，餐飲企業(yè)提供工作餐的費用與食堂用房的房租相抵，余額部分多退少補。
筆者認(rèn)為，公司建立食堂的目的，是為了滿足內(nèi)部員工工作時的就餐需要，而非社會化的餐飲企業(yè)。在食堂賬目中，應(yīng)該明確記載大米、白面、豬肉、青菜等費用的支出情況，并附有相關(guān)票據(jù)作為證據(jù)。食堂工作人員的工資和費用，在食堂賬目中也要有具體體現(xiàn)，且這部分職工屬于本公司所雇用的正式員工。滿足了上述的這些基本條件后，食堂所發(fā)生的費用，才可以在公司職工福利費項下進行核算。
外部的餐飲企業(yè)參與到公司內(nèi)部的食堂管理，無可厚非，但公司食堂外包是不能在公司福利費項下進行核算的。因為它已不屬于公司非貨幣性補貼，而是以現(xiàn)金的形式直接補貼員工的工作餐費用，與企業(yè)發(fā)放貨幣現(xiàn)金沒有什么兩樣。筆者建議企業(yè)可以采取合作辦食堂的方式，由有經(jīng)驗的餐飲企業(yè)提供技術(shù)指導(dǎo)和營養(yǎng)的搭配，并通過勞務(wù)費的方式進行結(jié)算，餐飲企業(yè)提供的是技術(shù)指導(dǎo)，而非承包食堂的形式，稅務(wù)風(fēng)險就會減少很多。至于通過房租換取工作餐這種方式，看似簡單，但它涉及兩個不同的稅種，用頂賬的處理方式也有稅務(wù)風(fēng)險，不建議采用。
總之，企業(yè)應(yīng)該仔細(xì)研究《關(guān)于企業(yè)加強職工福利費財務(wù)管理的通知》（財企〔2009〕242號）和《關(guān)于企業(yè)工資薪金及職工福利費扣除問題的通知》（國稅函〔2009〕3號）這兩個文件關(guān)于公司食堂費用的條款，只有把相關(guān)政策深刻理解，并在法律的框架內(nèi)進行合理運用才是合法的，否則，任何形式的變通或者籌劃都會帶來稅務(wù)風(fēng)險。