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第一章 總則 第一條 為了加強公司財務管理，規(guī)范公司財務報銷行為,合理控制費用支出，提高資金使用效益，根據(jù)國家有關法律、法規(guī)和各項財政政策，結合本公司的具體情況特制定本制度。 第二條 本制度根據(jù)相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。 第三條 本制度適用公司全體員工。 第二章 費用報銷憑證的規(guī)范 第四條 報銷單填寫 1.費用報銷單需填寫完整：包括部門、日期、內容、大小寫金額、合計數(shù).附件張數(shù)、報銷人及審批人員的簽字；注：金額處不能留有空格，金額要完整到元、角、分,在財務有借款的需注明。 2.金額大寫要準確：零 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 億。 報銷原始憑證的要求 1. 當事人應充分取得費用的相關單據(jù)，如：合同或協(xié)議、合法的票據(jù)等，合法（被稅務機關認可）的票據(jù)，原則上必須是發(fā)票才能報銷。 2.可使用的收據(jù)：購農產品及廢舊品收入時可用收據(jù)入帳。 3.車費：所有的車票上都必須注明出發(fā)地和目的地，以及乘坐日期。 4.打車時，燃油費附加的票據(jù)也應該有，即凡是報的數(shù)額都必須有發(fā)票，同時金額有小數(shù)位數(shù)的，需注明實際支付的金額。 5.報銷車票時，有同行者，必須注明同行者是誰。 6.其他票據(jù)也應同時注明費用的用途及時間，如招待費需注明招待的日期、招待的對象及招待的人數(shù)。 7.摘要欄必須清晰的寫明費用的原因及用途。 8.外出公差的需附有外出公差申請單，公差申請單上需有公司及部門領導審批。 9.當月費用當月報銷。 第五條 貼票方法和要求 1.原始發(fā)票單據(jù)及附件應按照報銷的經費項目進行分類整理，如辦公費、招待費、差旅費、住宿費等等，應按照類別分別粘貼，把相同經費項目的原始憑證粘貼在一起。 2.粘貼票據(jù)的范圍大?。簯谫M用報銷單據(jù)大小范圍內進行粘貼。對于原始發(fā)票單據(jù)及附件較多的憑證，應用和費用報銷單據(jù)同樣大小的結實的白紙（使用過的紙亦可，外露部分應保持潔白）先進行粘貼，然后再將該白紙的左上角粘貼在費用報銷單據(jù)的后面。（粘貼在其上的票據(jù)不能超出該紙張的范圍）。 3.粘貼要求：原始發(fā)票單據(jù)及附件必須由上而下、自左至右、均勻排列粘貼。將膠水涂抹在原始發(fā)票單據(jù)及附件的左上角，從裝訂線（粘貼單左側2公分位置）開始粘貼，將票據(jù)向右邊均勻排開橫向粘貼，注意不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間，以免造成中間厚四周薄、憑證裝訂起來不整齊的現(xiàn)象；粘貼的原始發(fā)票單據(jù)及附件必須在費用報銷憑證的大小范圍之內，個別規(guī)格參差不齊的原始憑證，可先裁邊整理后再行粘貼，但必須保證原始憑證內容的完整性。對于粘貼比費用報銷單據(jù)大的原始發(fā)票單據(jù)及附件，粘貼位置也應在票據(jù)左上角，單據(jù)上邊和左邊與費用報銷單對齊，超出部分可以按照報銷單大小折疊在粘貼范圍之內。 4.如果同類票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼紙上按照先小后大的順序粘貼。 5.注意事項： （1）原始發(fā)票單據(jù)及附件的粘貼必須整齊，不要將票據(jù)顛倒放置、粘貼。 （2）不要用訂書機訂原始發(fā)票單據(jù)及附件。不要用回形針、大頭針等把原始發(fā)票單據(jù)及附件別在費用報銷單據(jù)后面。 （3）對于粘貼不規(guī)范的費用報銷單據(jù)，請自行重新粘貼。 第六條 報銷手續(xù)及簽批齊全 1.嚴格按照財務部門簽發(fā)的審批制度執(zhí)行 2.對于要求有證明人的采購單據(jù)，應有證明人進行簽字；共同對報銷的真實性負責。 3.對于有購買數(shù)量的物品，需由簽收人進行簽收，核對數(shù)量。 4.對于差旅費報銷單，因公司有費用級別規(guī)定，不同級別的職員有不同的報銷標準，所以在不提供其他證明更高級別的情況下，按職員的職務來評級，如職員除職務外另有更高級別的技能等級，必須由部門領導注明級別或提供高級別證明。 5.凡購買的物品及低值易耗品，報銷時都必須附物品申購單及入庫單。 第七條 報銷憑證的簽字要求： 1.按規(guī)定應該簽字的人員必須全部簽字，簽字必須簽全稱，不得只簽姓。 2.簽字人簽署姓名后，還應當簽署簽字的日期。 3.領導簽字應當明確表明是否同意報銷。 4.為便于原始憑證的裝訂，簽字是簽在憑證的正面，應簽在右上方。簽字如果是簽在憑證的反面，應簽在左上方。 5.有多張憑證都需要簽字時，經辦人、證明人、部門負責人要一張一張分別的簽，不能用復寫紙同時簽。 6.按規(guī)定順序簽字 （1）經辦人簽字 （2）證明人（簽收人）簽字 （3）部門負責人簽字 （4）辦公室主任簽字 （5）財務部門經理簽字 （6）總經理簽字 7.員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認真審核之責。 第三章 內部控制及一般流程 第八條 費用發(fā)生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時參與或執(zhí)行，并互相監(jiān)督和共同承擔相關責任。 第九條 費用報銷的控制原則：計劃管理、分級負責、層層把關。由各部門經理負責本部門人員費用報銷的實質性、合理性的一級審查；由辦公室主任對報銷單據(jù)的計劃性進行二級審查，由財務部門經理對報銷票據(jù)的合法性進行三級審查；最后由總經理進行審核批準。 第十條 原則上公司一切事項報銷的單據(jù)均必須取得合法的憑證。合法性的認定以國家財務、稅務等方面的規(guī)定為準，具體操作由財務部門負責把控落實，以可操作性為前提。公司員工任何不符合報銷規(guī)定的單據(jù)財務部門有權拒絕，各級確認、審核、審批人員也不應予簽字。各級簽字人在不能確定的情況下不能隨意簽字。 第十一條 單據(jù)整理要求：報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據(jù)，首先對單據(jù)的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照一定的標準清晰準確的粘帖在報銷單據(jù)的后面，并在附件中寫明所附單據(jù)的張數(shù)。單據(jù)數(shù)量比較煩雜的要寫出報銷明細清單附在后面。單據(jù)分別不清晰，粘帖不規(guī)范的財務部門可要求對方改正，不改正的有權予以拒絕受理。 第十二條 報銷或單據(jù)傳遞時效要求：財務部門根據(jù)財務作帳的及時性配比性要求掌握好各項報銷的時間，原則上各項單據(jù)或費用必須在發(fā)生結束后按照正常規(guī)定的流程操作。原則上當月發(fā)生當月取得并當月報銷，業(yè)務人員有及時催收票據(jù)的義務。 第十三條 當事人在填寫“費用資金支取審批單”時，應遵照“實事求是、準確無誤”的原則，將費用的發(fā)生原因、發(fā)生金額、發(fā)生時間等要素填寫齊全，并簽署自己的名字，交共同參與的人員復查，并請其在證明人一欄上簽署其姓名?！百M用資金支取審批單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大、小寫必須一致，否則無效。 第十四條 經辦人根據(jù)報銷單據(jù)的內容，整理分類粘貼好原始單據(jù)，填寫“費用資金支取審批單”。 具體步驟及注意事項： 1.沒有特殊原因必須在票據(jù)取得后三天內將審批單送達部門經理審核。 2.經辦人要按照要求填寫“費用資金支取審批單”，所填寫為日期、報銷部門、用途、金額、合計、金額大寫、報銷人等。 3.若有要說明的事項在備注一欄填寫。 第十五條 當事人應將填寫完整、附件齊全的“費用資金支取審批單”和已經審批過的“用款申請單”一起送交本部門直線經理進行審核，簽字批準。 具體步驟及注意事項： 1.部門直線經理應重點對費用發(fā)生的真實性、費用預算金額與實際金額的差異合理性進行審查， 2.部門直線經理審查無異議后，應在“費用資金支出審批單”部門負責人一欄簽署審批意見并簽署部門經理的名字。 3.若有要說明的事項在備注一欄填寫。 4.直線經理有督促經辦人報銷的義務。 第十六條 部門經理統(tǒng)一交由辦公室主任審核批準。 具體步驟及注意事項： 1.辦公室主任確認費用是否該報，對不可報部分需要注明超標部分金額和實報金額； 2.辦公室主任審查無異議后，應在“費用資金支取審批單”辦公室一欄簽署審批意見并簽署辦公室主任的名字。 第十七條 由辦公室人員交由財務部門經理審核并簽字。 具體步驟及注意事項： 1.財務部門經理應重點對“費用資金支出審批單”后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進行合法性審查，對費用金額的計算進行復核稽查。 2.財務部門經理需仔細審核經辦人填寫格式是否符合規(guī)定，審核是否符合有關文件規(guī)定。 3.仔細審核經辦人金額填寫和計算是否正確。 4.審核有無經辦人和其直線經理的簽名。 5.對不符合上述要求的費用報銷審批單退回經辦人本人。 6.財務部門經理審查無異議后，應在“費用資金支取審批單”財務部門一欄簽署審批意見并簽署財務部門經理的名字。 第十八條 財務部門經理復核后由辦公室統(tǒng)一將報銷票據(jù)送總經理進行最后的審查和簽字。 具體步驟及注意事項： 1.總經理接到“費用資金支取審批單”后，需要先關注有無部門直線經理、辦公室主任以及財務部門經理的簽字，從“費用資金支取審批單”的形式要素上進行審查，看報銷審批程序和相關人員的簽字是否齊全、字跡是否真實。 2.若有直線經理、辦公室主任以及財務部門經理的簽字，則審閱內容。 3. 總經理審查無異議后，在“費用資金支取審批單”總經理一欄簽署審批意見并簽名。 第十九條 當事人取得審批齊全的“費用資金支取審批單”以及“借款單”后，應在3天之內送交財務部門的出納員手上領取資金，出納人員應對“費用資金支出審批單”進行審核，重點看報銷單是否有涂改、費用的計算是否正確、后附的發(fā)票是否齊全合法，審批手續(xù)是否齊備。出納人員在審核無誤后方能付款。 第二十條 費用報銷的其他規(guī)定：公司費用報銷必須真實合法，嚴禁使用白條或其他不合法的憑證，一些特殊情況需要使用替代憑證的，也必須由事業(yè)部副部長和財務部門經理的共同認可，同時做到財務操作的安全合法。另外替代憑證要求做到時間合理、摘要明確、金額確定，不能真假混雜，給公司帶來財務風險。 第二十一條 費用報銷的一般操作流程 費用報銷流程：費用報銷人報銷申請（填制費用資金支出審批單）------報銷人部門負責人確認簽字------辦公室主任審核（確認是否該報）------財務部門經理審核（單據(jù)、數(shù)據(jù)等方面要求）-------公司總經理（或委托授權人）審批（側重真實、合理性等方面負全責）------出納復核并履行付款。上述流程為公司各項費用報銷的既定程序，以后各項事務的報銷均需要遵照上述流程操作，否則財務部門有權拒絕付款。