Excel文件難打印，你可以這樣做！

在Excel中打印時(shí)經(jīng)常會(huì)碰到一些問(wèn)題，但都可以利用“視圖”（View）功能區(qū)選項(xiàng)卡“工作簿視圖”（Workbook Views）中的圖標(biāo)來(lái)解決。Excel的默認(rèn)視圖樣式為“普通”（Normal）視圖。圖1中顯示的其他三個(gè)圖標(biāo)均具有特定功能，可簡(jiǎn)化打印設(shè)置。

分頁(yè)預(yù)覽圖

此視圖會(huì)更改Excel網(wǎng)格線，顯示打印區(qū)域（白色背景）和非打印區(qū)域（灰色背景）——參見(jiàn)圖2。

分頁(yè)預(yù)覽視圖還會(huì)顯示水印頁(yè)碼，有助于了解打印順序。

此視圖會(huì)以藍(lán)色實(shí)線顯示打印區(qū)域和分頁(yè)符。藍(lán)色虛線是Excel根據(jù)當(dāng)前打印設(shè)置自動(dòng)算出的分頁(yè)線?？赏ㄟ^(guò)單擊并拖動(dòng)藍(lán)色虛線來(lái)移動(dòng)分頁(yè)符。移動(dòng)虛線后，虛線會(huì)變?yōu)閷?shí)線。

移動(dòng)自動(dòng)分頁(yè)符還會(huì)修改打印時(shí)的縮放比例?？赏ㄟ^(guò)“頁(yè)面布局”（Page Layout）功能區(qū)選項(xiàng)卡（圖3）查看縮放比例（Scale）。

溫馨提示：縮放比例低于75％時(shí)容易造成閱讀困難。

右擊工作表時(shí)會(huì)出現(xiàn)其他打印選項(xiàng)——參見(jiàn)圖4。

頁(yè)面布局圖標(biāo)

此視圖下，Excel的顯示界面與Word類似，并能直觀地看到頁(yè)面的打印效果。

請(qǐng)注意，在頁(yè)面布局視圖下無(wú)法使用“視圖”（View）功能區(qū)的“凍結(jié)窗格”（Freeze Panes）功能。

“凍結(jié)窗格”可將特定行固定在頁(yè)面頂部，將特定列固定在頁(yè)面左側(cè)。使用該功能后，進(jìn)行下一步操作之前會(huì)顯示警告信息。

在此視圖下可以方便地設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳。點(diǎn)擊頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域后會(huì)顯示新的功能區(qū)，其中包含所有可用選項(xiàng)——參見(jiàn)圖5。

此視圖會(huì)默認(rèn)顯示頁(yè)邊距，可通過(guò)點(diǎn)擊上下頁(yè)之間的圖標(biāo)來(lái)隱藏頁(yè)邊距。功能區(qū)左側(cè)兩個(gè)圖標(biāo)的下拉菜單中提供了標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)眉和頁(yè)腳樣式——參見(jiàn)圖6。

小圖標(biāo)

Excel屏幕右下角（縮放比例的左側(cè)）有三個(gè)小圖標(biāo)，分別代表三種不同的視圖模式，從右到左依次為“普通”（Normal）、“頁(yè)面布局”（Page Layout）和“分頁(yè)預(yù)覽”（Page Break Preview）——參見(jiàn)圖7。

自定義視圖圖標(biāo)

利用“自定義視圖”（Custom Views）功能可以保存某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的顯示和打印設(shè)置，包括隱藏行或列、打印設(shè)置以及隱藏/取消隱藏工作表，之后可通過(guò)選擇相應(yīng)的視圖名稱來(lái)應(yīng)用這些設(shè)置。

盡管這項(xiàng)功能有時(shí)非常好用，但也存在一些限制。

如果文件中有格式化表格，則無(wú)法使用自定義視圖。將格式化表格插入已有自定義視圖的文件中，會(huì)導(dǎo)致自定義視圖無(wú)法使用。

創(chuàng)建自定義視圖時(shí)可以隱藏行。若使用篩選功能隱藏或取消隱藏特定行并且數(shù)據(jù)發(fā)生更改，則自定義視圖中保存的隱藏行和取消隱藏行設(shè)置可能無(wú)效。

如果想要在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)隱藏和取消隱藏特定工作表，自定義視圖功能非常有用，利用它可以快速應(yīng)用隱藏和取消隱藏工作表設(shè)置。不過(guò)，自定義視圖設(shè)置不適用于在自定義視圖創(chuàng)建之后添加的工作表。

自定義視圖無(wú)法進(jìn)行編輯。如果自定義視圖創(chuàng)建后需要更改，則必須刪除后按新要求重新創(chuàng)建。自定義視圖的創(chuàng)建和使用均十分簡(jiǎn)單。只要文件結(jié)構(gòu)沒(méi)有太大變化，這項(xiàng)功能就會(huì)非常實(shí)用。

在許多情況下，自定義視圖的應(yīng)用確實(shí)會(huì)受到限制。本文的配套視頻將具體說(shuō)明自定義視圖的創(chuàng)建和使用方法（點(diǎn)擊“閱讀原文”觀看）。

取消隱藏工作表

在新版本的Excel中，可以通過(guò)右擊工作表選項(xiàng)卡并選擇“取消隱藏”（Unhide）來(lái)取消多個(gè)工作表的隱藏設(shè)置。

可結(jié)合使用Shift鍵或Ctrl鍵來(lái)選擇需要取消隱藏的多個(gè)工作表，然后點(diǎn)擊“確定”（OK）。在舊版Excel中，一次只能取消隱藏一個(gè)工作表，如果需要快速取消隱藏/隱藏多個(gè)工作表，利用自定義視圖功能可以一步解決。

Excel打印小貼士

?通過(guò)設(shè)置打印區(qū)域（頁(yè)面布局功能區(qū)）可以限制和控制打印范圍。

?首次打印前務(wù)必進(jìn)入“打印”（Print）頁(yè)面（文件選項(xiàng)卡）進(jìn)行查看，還要檢查頁(yè)數(shù)和分頁(yè)符。

?使用打印頁(yè)面中的內(nèi)置選項(xiàng)（文件選項(xiàng)卡）有助于節(jié)省時(shí)間。

?常用選項(xiàng)包括：

1.方向（Orientation）——縱向（Portrait）或橫向（Landscape）

2.自定義邊距（Custom Margins）——提供“窄”（Narrow）邊距選項(xiàng)

3.縮放（Scaling）——將工作表調(diào)整為一頁(yè)（Fit Sheet to One Page）、將所有列調(diào)整為一頁(yè)（Fit All Columns on One Page）。

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