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傳統(tǒng)的會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專用材料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。ERP系統(tǒng)實(shí)行后,由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,因此為會計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。
在傳統(tǒng)會計(jì)實(shí)務(wù)理念下,會計(jì)記賬憑證必須連續(xù)編號,《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定,“填制記賬憑證時(shí),應(yīng)當(dāng)對記賬憑證進(jìn)行連續(xù)編號”。一般將記賬憑證與原始憑證一起管理,即記賬憑證從系統(tǒng)中打印出來后與原始憑證裝訂在一起,稱為“統(tǒng)一管理”模式。而ERP系統(tǒng)下則產(chǎn)生了與之對應(yīng)的“分類管理”模式,包含了縱向分類管理和橫向分類管理兩個(gè)方面。首先,由于ERP系統(tǒng)下所有業(yè)務(wù)按流程管理,因此,一些主要的業(yè)務(wù)模塊產(chǎn)生的記賬憑證編號就可以單獨(dú)分類別連續(xù)編號,即縱向分類管理。縱向分類管理為ERP下的復(fù)核和審計(jì)提供了一個(gè)極好的管理平臺,使相關(guān)人員可以按業(yè)務(wù)類別對相關(guān)憑證進(jìn)行快速追溯。其次,ERP系統(tǒng)下會計(jì)憑證的概念與傳統(tǒng)會計(jì)實(shí)務(wù)下會計(jì)憑證的概念已有所區(qū)別。ERP系統(tǒng)下的會計(jì)憑證一般應(yīng)分為手工原始憑證、電子基礎(chǔ)憑證和會計(jì)記賬憑證,會計(jì)記賬憑證在計(jì)算機(jī)中存在的狀態(tài)也與傳統(tǒng)會計(jì)實(shí)務(wù)不太一致。以x廠為例,其現(xiàn)階段的會計(jì)憑證分為集成憑證(計(jì)劃部門、天然氣銷售等)、超級用戶憑證、財(cái)務(wù)中心日常業(yè)務(wù)生成憑證等。ERP系統(tǒng)下的會計(jì)記賬憑證在計(jì)算機(jī)中一般不可能僅僅以會計(jì)分錄的數(shù)據(jù)形式存在,還包含大量鏈接信息和集成數(shù)據(jù)信息,通過這些信息與電子基礎(chǔ)憑證進(jìn)行關(guān)聯(lián),其中包含大量的企業(yè)采購、生產(chǎn)銷售等其他經(jīng)濟(jì)活動信息。會計(jì)記賬憑證實(shí)際上是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動信息在財(cái)務(wù)上體現(xiàn)的一個(gè)鏈接和集成平臺,而這個(gè)平臺無法打印在紙介上與相關(guān)原始憑證一同管理,因此必須將原始憑證從打印的記賬憑證下分離出來,單獨(dú)編號,并通過記賬憑證屬性項(xiàng)下的編號信息與手工原始憑證進(jìn)行鏈接,形成橫向分類管理。這種橫向分類管理使會計(jì)記賬憑證的電子存儲成為可能。
傳統(tǒng)會計(jì)實(shí)務(wù)下的會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表是一種獨(dú)立的數(shù)據(jù)的概念,并不是實(shí)時(shí)數(shù)據(jù),僅僅是對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在一定時(shí)點(diǎn)或時(shí)期的反映形式,這些數(shù)據(jù)一旦形成,就不再需要其他數(shù)據(jù)的支持。即當(dāng)一定時(shí)期的賬簿或報(bào)表形成后,即使憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移或丟失,賬簿和報(bào)表數(shù)據(jù)依舊存在,而且不會發(fā)生任何變動。在這種情況下,會計(jì)賬簿和報(bào)表不但會占用大量的存儲空間,而且不利于數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新。而ERP系統(tǒng)下,會計(jì)賬簿與報(bào)表已經(jīng)與其他各種查詢一樣成為由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持的表格輸出形式。這種形式下,數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)更新,查詢數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確,不存在因缺少個(gè)別系統(tǒng)管理步驟而引起查詢數(shù)據(jù)不及時(shí)的情況,因此,傳統(tǒng)“記賬”這一過程也就不復(fù)存在。當(dāng)然,在這種情況下,系統(tǒng)也對數(shù)據(jù)安全性提出了更高的要求,因?yàn)橐坏┗A(chǔ)數(shù)據(jù)存在差錯或丟失,就會使后續(xù)的查詢產(chǎn)生連續(xù)性差錯,從而造成會計(jì)信息的失真,并給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來不可估量的損失。
ERP系統(tǒng)下的會計(jì)檔案有著與傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進(jìn)行歷史會計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門決策者提供可靠的決策依據(jù);可以分析出本單位、本部門甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理,提高經(jīng)濟(jì)效益;還可以利用EKP系統(tǒng)下的會計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套完善的決策支持系統(tǒng);以實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的再利用。
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