一般來講，存貨在企業(yè)流動資產中所占的比重較大，其本身的營運效率直接影響到企業(yè)流動資產的整體效率。根據新《通則》的規(guī)定，企業(yè)需要建立健全存貨管理制度，目的在于規(guī)范存貨的采購審批、采購執(zhí)行程序，并根據合同和內部審批制度付款。

　　由此可見，新《通則》特別注重的是存貨采購環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)的管理控制，這是根據當前市場經濟環(huán)境所提出的有一定針對性的管理要求。為了減少篇幅，我們只對企業(yè)存貨的采購與付款制度加以介紹，其他的與新《通則》創(chuàng)新內容沒有直接聯系的存貨管理理論和方法不予介紹。

　　為了能夠涉及存貨采購與付款業(yè)務中的具體操作內容，在這里以一家國有獨資企業(yè)為范本，詳細介紹這家企業(yè)所制定的存貨采購與付款制度：

　?。ㄒ唬┎少?、付款業(yè)務管理要求

　　1.存貨的采購與生產、銷售業(yè)務的要求保持一致。

　　2.貨幣資金的支付或負債的增加必須以獲得品質優(yōu)良的存貨為前提，保持貨款支付或負債增加的真實性與合理性。

　　3.加強采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督與控制，防止舞弊行為的發(fā)生。

　　4.保證采購業(yè)務在內、外部各環(huán)節(jié)的運行通暢和高效率。

　　5.及時、準確提供物資采購的各項信息。

　?。ǘ┎少彉I(yè)務的組織機構與崗位職責

　　1.采購與付款管理工作由企業(yè)董事會授權的機構負責。在董事會內，一般涉及規(guī)劃委員會、物資采購領導小組等；在企業(yè)職能部門，涉及總經理室、企劃部、采購部、儲運部、質量保證部、生產設備部、財務部等相關部門，上述部門分別承擔相應的責任，以合理地組織采購與付款管理工作。

　　2.規(guī)劃委員會是采購與付款計劃的決策機構，負責《年度采購計劃》、《年度物資儲運計劃》及《季（月）度采購計劃》、《季（月）度物資儲運計劃》的審批工作。

　　3.企劃部是采購與付款管理計劃的審核部門，負責對《年度采購計劃》、《年度物資儲運計劃》及《季（月）度采購計劃》、《季（月）度物資儲運計劃》的審核工作，審核后負責上報規(guī)劃委員會。

　　經規(guī)劃委員會授權，總經理可負責《季（月）度物資儲運計劃》、《季 （月）度采購計劃》的審批。

　　4.財務部為采購與付款的會計核算及價值管理部門。負責對采購與付款活動引起的價值增減變動情況進行記錄、控制和管理。

　　5.儲運部是物資的儲存部門，負責編制《年度物資儲運計劃》及《季 （月）度物資儲運計劃》，實施物資倉儲管理。

　　儲運部同時是采購物資的驗收部門之一，負責對采購物資的數量進行驗收。

　　6.質量保證部負責對采購材料的質量進行驗收。

　　7.生產設備部負責對固定資產和相關零部件進行驗收。

　　8.物資采購領導小組是重大采購事項的執(zhí)行決策機構，其主要職責是：

　?。?）確定常規(guī)倉儲物資的范圍、集中采購及自行采購物資的范圍；

　?。?）確定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標準以及可采用的采購方式；

　　（3）負責大宗物資采購的供應商選擇、采購價格、合同條款等事項的審批。

　　9.采購部負責具體物資采購工作，其主要職責是：

　?。?）掌握市場信息，開拓新貨源，優(yōu)化進貨渠道，降低采購費用；

　?。?）會同儲運部、財務部確定合理物資采購量，及時了解存貨存量情況，進行合理采購；

　　（3）根據本企業(yè)實際情況，擬定集中采購及自行采購物資的范圍，上報物資采購領導小組批準；

　?。?）擬定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標準以及可采用的采購方式，上報物資采購領導小組批準；

　?。?）編制《年度采購計劃》、《季（月）度采購計劃》；

　?。?）選擇、評審、管理供應商，建立供應商檔案；

　?。?）組織供貨合同評審，簽訂供貨合同，實施采購活動；

　　（8）編制《合同履行情況登記簿》，對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督；

　?。?）進行市場詢價，采購所需物資；

　?。?0）采購過程中的退、換貨工作；

　?。?1）按周編制《主要采購合同執(zhí)行情況周報表》；

　?。?2）采購部合同、供應商檔案、各種表單的保管與定期歸檔工作。

　　10.采購部崗位設置：

　?。?）采購部部長。其具體職責為：對采購工作進行統(tǒng)籌策劃，合理控制采購成本；審簽各部門《請購單》，審批采購計劃和采購資金計劃；組織詢價、招標、比價及供應商選點、評審及供貨控制；審批《訂購單》及采購合同，參與重要采購合同評審、簽訂；審批支付供應商貨款；進行退、換貨管理；組織開拓新貨源，優(yōu)化進貨渠道；定期監(jiān)督、檢查、處理采購部工作程序、規(guī)章制度、實施細則的執(zhí)行情況；按工作程序做好與相關部門的橫向聯系，并及時對部門間的爭議提出界定要求。

　　（2）計劃員。其具體職責為：負責市場信息收集、管理；參與供應商信用評定，據實提出供應商信用評定的意見，建立健全供應商檔案；匯總各部門采購申請，編制采購計劃和采購資金計劃；編制《合同履行情況登記簿》，對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督；按周編制《主要采購合同執(zhí)行情況周報表》；審核購貨發(fā)票；復核支付供應商貨款申請；負責文件、合同、訂單等資料的保管和定期歸檔工作。

　?。?）采購員。其具體職責為：對物資需求部門提出的采購申請進行詢價；適時填報《供應商調查表》；根據批準的《請購單》和詢價結果實施采購，并負責索取所購物資的相關資料；參加商務談判和擬定合同條款；填制《訂購單》并辦理要貨；及時向供應商反饋原材料質量信息；催收購貨發(fā)票；提出支付供應商貨款申請；具體辦理采購環(huán)節(jié)退貨；采購部部長交辦的其他工作。

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