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電算化內(nèi)控制度的建立
我國會計電算化的迅猛發(fā)展和普及，使會計工作發(fā)生了重大變化，會計電算化的開展，減輕了財會人員的工作強(qiáng)度，提高了會計工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)了會計工作的規(guī)范化，為管理工作的現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。
會計電算化的特點決定了原來手工會計核算方式下的內(nèi)部控制制度大部分將失去作用，因此必須重新設(shè)計內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，建立科學(xué)嚴(yán)密的會計電算化內(nèi)部控制制度，以保證會計數(shù)據(jù)的安全和保密。應(yīng)從下列四方面著手健全科學(xué)的會計電算化內(nèi)部控制制度：
1.組織控制。數(shù)據(jù)處理部門內(nèi)部人員要有明確的崗位和職責(zé)分工，應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員、系統(tǒng)維護(hù)員、操作員和審核記賬員等崗位，各崗位都得到一定的授權(quán)，并用密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作。
2.操作控制。嚴(yán)格按照會計業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行操作，在會計軟件中設(shè)計防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序，違反操作規(guī)程和操作時間應(yīng)及時予以提示和制止；建立操作日志制度。計算機(jī)程序中應(yīng)對所有操作留有記錄，包括操作時間、操作人姓名、操作內(nèi)容等。對已記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)設(shè)置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補(bǔ)充登記來更正。
3.數(shù)據(jù)輸出控制。會計資料是單位的機(jī)密，一旦泄漏將給單位帶來不應(yīng)有的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會計資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會計檔案保管員負(fù)責(zé)保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后(包括記錄輸出時間、文件頁數(shù)及操作人員姓名)及時送達(dá)指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容，以便日后備查；確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。
4.硬件與軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)控制。包括需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計和測試、系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)以及系統(tǒng)文檔資料的保管等，即對正在使用的會計核算軟件進(jìn)行修改、升級和硬件設(shè)備的更換，要有一定的審批手續(xù)，要保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員監(jiān)督實施。要保證機(jī)房設(shè)備的安全和計算機(jī)的正常運(yùn)行，健全排除硬件與軟件系統(tǒng)故障的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性，健全必要的防治計算機(jī)病毒的措施。
會計電算化的特點決定了原來手工會計核算方式下的內(nèi)部控制制度大部分將失去作用，因此必須重新設(shè)計內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，建立科學(xué)嚴(yán)密的會計電算化內(nèi)部控制制度，以保證會計數(shù)據(jù)的安全和保密。應(yīng)從下列四方面著手健全科學(xué)的會計電算化內(nèi)部控制制度：
1.組織控制。數(shù)據(jù)處理部門內(nèi)部人員要有明確的崗位和職責(zé)分工，應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員、系統(tǒng)維護(hù)員、操作員和審核記賬員等崗位，各崗位都得到一定的授權(quán)，并用密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作。
2.操作控制。嚴(yán)格按照會計業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行操作，在會計軟件中設(shè)計防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序，違反操作規(guī)程和操作時間應(yīng)及時予以提示和制止；建立操作日志制度。計算機(jī)程序中應(yīng)對所有操作留有記錄，包括操作時間、操作人姓名、操作內(nèi)容等。對已記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)設(shè)置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補(bǔ)充登記來更正。
3.數(shù)據(jù)輸出控制。會計資料是單位的機(jī)密，一旦泄漏將給單位帶來不應(yīng)有的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會計資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會計檔案保管員負(fù)責(zé)保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后(包括記錄輸出時間、文件頁數(shù)及操作人員姓名)及時送達(dá)指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容，以便日后備查；確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。
4.硬件與軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)控制。包括需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計和測試、系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)以及系統(tǒng)文檔資料的保管等，即對正在使用的會計核算軟件進(jìn)行修改、升級和硬件設(shè)備的更換，要有一定的審批手續(xù)，要保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員監(jiān)督實施。要保證機(jī)房設(shè)備的安全和計算機(jī)的正常運(yùn)行，健全排除硬件與軟件系統(tǒng)故障的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性，健全必要的防治計算機(jī)病毒的措施。
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