巧用電子表格審計企業(yè)存貨

來源: 山東審計·孫健編輯： 2006/04/03 00:00:00　　字體：大小

　　當前一部分企業(yè)法律意識不強，往往在存貨上做文章，致使財務數(shù)據(jù)虛假，因此對存貨的真實性審計就顯得尤為重要。然而傳統(tǒng)的手工方法準確度及效率不高，很容易出錯，一定程度上影響了審計整體效果。然而利用計算機電子表格軟件能夠很好地解決這個問題，本文試以微軟公司的電子表格軟件Excel舉例說明。

　　目前大多數(shù)企業(yè)對存貨的計價均采用加權(quán)平均選，它要求以本月全部收貨數(shù)量加月初存貨數(shù)量作為權(quán)數(shù)，去除本月全部收貨成本加上月初存貨成本，計算出存貨的加權(quán)平均單位成本，從而確定存貨的發(fā)出和庫存成本。若用Excel來實現(xiàn)這一計價方式需要一定的技巧性。

　　首先，用Excel建立一個存貨審計分析表，然后按下列步驟完成工作。

　　一、設定分析表的欄次。按照數(shù)量金額賬面設計的基本要求，可以確定下列欄次為分析表的主欄次：

　　在分析表中，錄入本月入庫的數(shù)量、金額、本月出庫的數(shù)量，讓計算機自動為我們運算出審定的存貨數(shù)量及金額，然后將審定數(shù)與賬面數(shù)進行差異比較，得出審計結(jié)論。但現(xiàn)有主欄次不能滿足運算要求，因此必須增加輔助運算欄次：一個確認當前出入庫記錄（出入庫憑證）是否為本月最后記錄的欄次。設計本欄次的目的是用來區(qū)分存貨的月度，在數(shù)據(jù)錄入時，如當前一行的存貨出入庫記錄不是本月的最后記錄，則本欄記錄不錄入任何內(nèi)容，即為空，否則，本欄應錄入“Y”或“是”。由于本欄次是一個區(qū)分月度的標記，因此本欄次可稱為標記欄；一個用作運算權(quán)數(shù)的數(shù)量欄。內(nèi)空為本月當前入庫數(shù)量加月初存貨數(shù)量，本欄應通過公式自動運算；一個與運算權(quán)數(shù)欄相對應的金額欄次。

　　二、確定計算公式。按照加權(quán)平均法的核算要求，應首先確定平均成本計算權(quán)數(shù)，即本月最后一次出入庫記錄之前的本月入庫數(shù)量與月初數(shù)量余額之和，體現(xiàn)在表二中的欄次為O列，以第六行次（一月份的第一個記錄，以后的記錄可根據(jù)實際需要情況通過Excel的鼠標拖拽復制功能依次復制）為例，則O列的公式應設為“＝IF（B5＝”“，O5＋D6 I5＋D6）”，它的意義為：首先判斷它的上一行是否為某月的最后記錄，若是，則以上一行次存貨審定余額（上月月末余額，表二I列）加本行次的入庫數(shù)量（表二D列）作為自身數(shù)值，否則，以本欄上一行次的數(shù)值累加本行次的入庫數(shù)量（表二D列）。同理，可以設定與運算機數(shù)相對應的金額欄（表二P列）的公式為“＝IF（B5＝”“， P5＋E6，J5十E6）”。

　　那么，現(xiàn)在我們確定出庫的平均單價（表HI列）應為庫存金額（表二P列）除以庫存數(shù)量（即權(quán)數(shù)，表二I列），但是應當注意，該運算關(guān)系必須確認本行次為本月度的最后記錄時方可成立，且必須保持本月度整個出庫的平均成本保持不變，因此，設定出庫的平均單價（表二I列）計算公式為：“=IF（B6＝”“，H7，P6／O6）”。

　　最后，設定出庫金額（表二G列）的計算公式為“＝F6 × H6”，審定余額數(shù)量（表二I列）的計算為“=I5＋E6－G6，同理，審定余額（表二J列）為”＝JS＋E6－G6＂。這幾個公式包含的計算關(guān)系比較清晰易懂，在此不作贅述。

　　三、進一步完善分析表。分析表中，由于用于計算平均單價的權(quán)數(shù)及其金額（表二O列、P列）為輔助運算列，系用于運算的中間值，呈現(xiàn)該數(shù)值的意義不大，因此，可以利用Excel對隱藏功能屏蔽該兩列。同時，為錄入數(shù)據(jù)時方便直觀，可以利用Excel的凍結(jié)窗格鎖定分析表表頭。當然，讀者完全還可以根據(jù)自己的喜好，將表頭、欄次等設計成具有自己特色的樣式。分析表設計完成后，為防止出現(xiàn)差錯，可對錄入部分數(shù)據(jù)進行檢驗，確定無誤后，還可利用Excel的模板功能將分析表存為模板，以便隨時調(diào)用，方便快捷。

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