[摘要]:會計(jì)電算化是會計(jì)工作的發(fā)展趨勢.分析目前會計(jì)電算化工作在會計(jì)無紙化、電子原始數(shù)據(jù)的審核與確認(rèn)、電算化安全等方面所存在的問題,研究會計(jì)電算化對會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響,并以此為基礎(chǔ)探討加強(qiáng)電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設(shè)問題,以確保財(cái)會實(shí)行電算化后的系統(tǒng)正常、安全、有效地運(yùn)行。 

　　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)已在會計(jì)領(lǐng)域廣泛運(yùn)用.會計(jì)電算化使會計(jì)人員從繁重的手工核算報(bào)表中解脫出來,提高了會計(jì)信息的及時性、正確性、全面性,但同時也給會計(jì)人員帶來了許多新的問題.本文就此作一些初步的探討。 

　　1 會計(jì)電算化面臨的幾個問題 

　　1.1 會計(jì)無紙化中存在的問題 

　　在手工會計(jì)環(huán)境下,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上,并按會計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表.紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計(jì)人員所熟悉的會計(jì)證據(jù)原件,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征.但是,在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中,原來紙質(zhì)的會計(jì)原始憑證的數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上,由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”.然而,在電子數(shù)據(jù)形成和存儲管理過程加強(qiáng)控制和傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)換的條件下,電子數(shù)據(jù)像紙張憑證一樣可作為會計(jì)的原件.如果法律上不承認(rèn)電子數(shù)據(jù)可作為數(shù)據(jù)“原件”,那么許多數(shù)據(jù)就要模仿手工操作的方法形成紙張式的原件,會計(jì)的無紙化也就無法開展,并進(jìn)而影響會計(jì)電算化的進(jìn)程。 

　　1.2 電子原始數(shù)據(jù)的審核和確認(rèn) 

　　在現(xiàn)有的會計(jì)電算化環(huán)境下,絕大多數(shù)會計(jì)還保持著傳統(tǒng)的紙張式的憑證審核和手工編制會計(jì)記賬憑證方式,因而,在電算化初期,會計(jì)原始數(shù)據(jù)的審核仍然沿用傳統(tǒng)方法.但是,隨著會計(jì)電算化的進(jìn)一步發(fā)展,面對“無紙”的會計(jì)數(shù)據(jù),會計(jì)人員特別關(guān)心的是怎樣審核和確認(rèn)存放在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)發(fā)生時的原始形式是一致的.磁盤和光盤的數(shù)據(jù)可通過適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)工具修改并且可以做到不留任何修改“痕跡”,因此,確保這些電子數(shù)據(jù)是以原始形式保存下來是無紙信息系統(tǒng)的關(guān)鍵.在無紙化的信息系統(tǒng)環(huán)境下,電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認(rèn)后,就可利用會計(jì)記賬憑證編制的軟件模塊自動生成電子記賬憑證,自動形成后的電子記帳憑證就不讓任何人修改,而且由這些電子記賬憑證或電子原始數(shù)據(jù)直接生成的電子記賬憑證、電子賬簿和電子報(bào)表都是派生性的數(shù)據(jù),如果所用的軟件是正確的,會計(jì)系統(tǒng)中的派生數(shù)據(jù)的正確性、真實(shí)性和完整性完全取決于電子原始數(shù)據(jù)。 

　　1.3 會計(jì)電算化工作中的安全問題 

　　現(xiàn)有的會計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、開發(fā)階段,普遍存在著系統(tǒng)需求中安全需求少、軟件設(shè)計(jì)重功能輕安全的現(xiàn)象,軟件設(shè)計(jì)選用的語言和數(shù)據(jù)庫考慮安全性能少,以至軟件投入運(yùn)行后暴露諸多安全隱患,如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開、應(yīng)用系統(tǒng)軟件存在安全問題等.這類現(xiàn)象和問題目前還尚未得到徹底的改變,同時,許多安全設(shè)施并未配置齊全,特別是硬件自身安全性能低,造成的結(jié)果是由于硬件的安全問題直接影響會計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)用.另外,還有操作和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴(yán)格、安全管理制度檢查落實(shí)不到位等問題。 

　　2 會計(jì)電算化對會計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響 

　　電算化財(cái)務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制,既包括原來的手工賬務(wù)過程,又包括程序設(shè)計(jì)、電算賬務(wù)處理過程.由于會計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)中的簡稱,是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬,以及部分替代人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程,是現(xiàn)代社會大生產(chǎn)和新技術(shù)革命的必然手段。 

　　2.1 內(nèi)部控制形式的變化 

　　(1) 原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后沒有存在必要性.如編制科目匯總表,憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細(xì)賬的核對;(2)原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)內(nèi)了,如憑證借貸平衡校驗(yàn),余額發(fā)生額平衡檢查.可見,電算化會計(jì)除了人這個執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)容控制方法主要通過會計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn)的,因此,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂啤?nbsp;

　　2.2 內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化 

　　計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入,給會計(jì)工作增加了新的工作內(nèi)容,同時也增加了新的控制措施,如計(jì)算機(jī)硬件及軟件分析、編程、維護(hù)人員與計(jì)算機(jī)操作人員內(nèi)部控制,以及計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。

　　3 加強(qiáng)電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設(shè)問題 

　　實(shí)行電算化以后,系統(tǒng)的正常、安全、有效運(yùn)行的關(guān)鍵是操作使用.如果單位管理制度不健全或?qū)嵤┎涣?都會給各種非法舞弊行為以可乘之機(jī).因此,會計(jì)主體的改變,也給內(nèi)部控制下的制度賦予新的內(nèi)涵。 

　　3.1 嚴(yán)格機(jī)構(gòu)和人員的管理與控制 

　　會計(jì)核算軟件投入正式使用后,對原有會計(jì)機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整,對各類人員制定崗位責(zé)任制度.會計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位.基本會計(jì)崗位可包括:會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算各崗、稽核、會計(jì)檔案管理等工作崗位;電算化會計(jì)崗位包括:直接管理、操作、維修計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)等工作崗位.機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為.如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。 

　　3.2 嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng) 

　　操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護(hù).操作過程控制主要通過制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定來實(shí)現(xiàn).操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé),操作程序和注意事項(xiàng),并形成一套電算化系統(tǒng)文件.如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志,規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范,規(guī)定軟盤專用以防病毒感染.系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù),硬件維護(hù)主要包括:(1)定期進(jìn)行檢查并做好記錄;(2)在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進(jìn)行故障分析并做好記錄.而軟件維護(hù)包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)3種。 

　　3.3 建立計(jì)算機(jī)房管理制度 

　　實(shí)行電算化以后,設(shè)立計(jì)算機(jī)房的主要目的是:給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)機(jī)器設(shè)備;防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房,保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全.具體措施包括:(1)對進(jìn)入機(jī)房內(nèi)的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查;(2)保證機(jī)房設(shè)備安全的措施.如機(jī)房防火規(guī)定等;(3)保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行措施.如機(jī)房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等;(4)會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件安全保密的措施.如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準(zhǔn)在計(jì)算機(jī)上玩電腦游戲等規(guī)定;(5)修改會計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度.如規(guī)定會計(jì)核算軟件的修改需報(bào)經(jīng)單位總會計(jì)師批準(zhǔn)等。

　　3.4 建立健全的檔案管理制度 
　　
　　這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì).系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的各種文檔及其他會計(jì)資料的功能是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作,而檔案管理一般通過制定與實(shí)施檔案管理制度來實(shí)現(xiàn),一般包括:(1)存檔的手續(xù)必須有會計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;(2)各種安全保證措施,如備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方;(3)采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失.此外,還應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng),并為此提供必要的物力、財(cái)力,以造就一支高素質(zhì)的財(cái)會科技隊(duì)伍,為會計(jì)電算化工作提供人力和智力支持。