[摘 要] 本文從當(dāng)前電算化會計(jì)的檔案管理出發(fā)，談到了檔案管理可能出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的對策。

　　[關(guān)鍵詞] 檔案管理 問題 對策

　　《會計(jì)電算化工作規(guī)范》對電算化會計(jì)檔案的定義，是指存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)；會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)。電算化會計(jì)檔案管理是重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作。隨著企事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門電算化會計(jì)工作方式的普及，加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案的管理已成為一個現(xiàn)實(shí)性的重要問題。

　　目前，關(guān)于電算化會計(jì)檔案管理的討論，大多圍繞《會計(jì)電算化管理辦法》等幾個文件對電算化會計(jì)檔案的基本要求而談，沒有考慮電算化檔案與手工記賬會計(jì)檔案管理的區(qū)別及可能出現(xiàn)的問題，因此，電算化檔案管理將根據(jù)電算化記賬的數(shù)據(jù)存儲性質(zhì)以及保存問題展開討論。

　　一、存在的問題

　　1.電算化會計(jì)檔案管理制度尚不完善。很多單位認(rèn)為會計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對電算化會計(jì)檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對會計(jì)電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒有采取相應(yīng)的保障措施來改善保管會計(jì)檔案的環(huán)境等。

　　2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面。目前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質(zhì)缺少檔案管理應(yīng)有的專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計(jì)檔案管理工作的順利發(fā)展。

　　3.部分會計(jì)人員重視紙質(zhì)檔案，輕視電子檔案。很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)信息備份，一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原。

　　4.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全隱患。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)盡管功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn),但仍有很多缺陷。首先,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)存儲的數(shù)據(jù)輸入易被篡改,軟件被修改或破壞,安全存取功能也薄弱等。其次,在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通五湖四海的今天,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不安全的另一主要方面就是計(jì)算機(jī)病毒的危害,其破壞性極大。

　　5.電算化會計(jì)檔案載體存在的問題。電算化條件下,會計(jì)檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表之外,還包括電算化會計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計(jì)軟件程序及全套文檔資料。由于會計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上,在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這種通過計(jì)算機(jī)技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性和社會危害性,并且發(fā)現(xiàn)難度非常的大。另外,電算化會計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響。

　　二、采取的對策和建議

　　1.建立健全法規(guī)和制度是管理好電算化會計(jì)檔案的保障。建立切實(shí)可行的管理制度，如制定細(xì)化的《電算化會計(jì)檔案管理辦法》、《電算化會計(jì)檔案崗位責(zé)任制》、《電算化會計(jì)檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等內(nèi)部管理制度，是管理好電算化會計(jì)檔案的保障。

　　2.提高會計(jì)部門人員素質(zhì)。由于會計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性與嚴(yán)密性的特點(diǎn)，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理，而應(yīng)該按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)其備會計(jì)專業(yè)知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用各種管理軟件。培養(yǎng)和引進(jìn)一批既掌握各種現(xiàn)代技術(shù)知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計(jì)工作業(yè)務(wù)，專門從事會計(jì)檔案管理的工作人員，才能適應(yīng)新時期會計(jì)檔案管理的要求。

　　3.定期拷貝整理系統(tǒng)中的會計(jì)數(shù)據(jù)。在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計(jì)年度），把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計(jì)數(shù)據(jù)拷貝存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好并記錄以下內(nèi)容:檔案形成的時間，會計(jì)數(shù)據(jù)的內(nèi)容及備份，以使計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)在損壞后，能夠在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計(jì)電算化系統(tǒng)。

　　4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測以及殺毒工作，切實(shí)有效地保障計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的安全。

　　5.保證存儲介質(zhì)的存放環(huán)境良好。根據(jù)會計(jì)電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)注意雙份數(shù)據(jù)的備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點(diǎn)。注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應(yīng)定期進(jìn)行檢查復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會計(jì)檔案丟失，造成無法挽回的損失。

　　6.做好電算化會計(jì)系統(tǒng)的保密工作。針對電算化會計(jì)檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點(diǎn)，從計(jì)算機(jī)程序方面考慮，應(yīng)設(shè)置包括輸入、輸出控制，將源程序與數(shù)據(jù)加密，設(shè)置密碼口令，設(shè)置恢復(fù)功能、各種操作紀(jì)錄等控制功能，在源頭上防范問題的產(chǎn)生。

　　加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案的管理，已成為會計(jì)檔案管理工作的一項(xiàng)緊迫、復(fù)雜、長期的任務(wù)，我們應(yīng)該健全電算化會計(jì)檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)對電算化會計(jì)檔案的管理和控制，使電算化會計(jì)檔案發(fā)揮出更大的作用。

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