一、提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的由來及問題

　　產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與否直接影響到公司的盈虧核算和項(xiàng)目投標(biāo)決策，而軟件SAP的使用更是要首先保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確這一基本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。SAP軟件作為世界知名的ERP財(cái)務(wù)管理軟件，已在許多企業(yè)中得到了很好的應(yīng)用，但是在SAP環(huán)境下要提高成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度并非易事。由于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的高度集成，很多會(huì)計(jì)憑證并不是由財(cái)會(huì)人員來制作的，而大多是由業(yè)務(wù)部分的操作人員來完成的，對于產(chǎn)品成本的數(shù)據(jù)信息更是如此。這使得在很多情況下，多數(shù)財(cái)務(wù)成本核算人員采用的仍然是“救火式”成本管理，疲于應(yīng)付，還沒有形成一套切實(shí)有效的成本管理方法，因此，如何運(yùn)用SAP軟件提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，成為公司成本核算管理人員最關(guān)注的問題。筆者將從事SAP成本核算管理工作的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行煉，與大家共享。

　　二、SAP軟件運(yùn)行環(huán)境假定

　　以家電企業(yè)為例，家電企業(yè)原材料的種類繁多，各類材料的價(jià)值量變化較大，產(chǎn)成品用料較多，因而其成本數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量管理更具有代表性。公司采購部門負(fù)責(zé)所有原材料的采購業(yè)務(wù)，采購訂單的下達(dá)、收貨、生產(chǎn)發(fā)料等為其主要的SAP操作；生產(chǎn)車間作為材料領(lǐng)用、訂單生產(chǎn)、完工入庫的責(zé)任部門，主要是控制生產(chǎn)用料數(shù)量以及制造費(fèi)用額度，并根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度及時(shí)進(jìn)行完工確認(rèn)操作；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品成本的總體監(jiān)控，并據(jù)此進(jìn)行成本分析和成本預(yù)測、決策。

　　公司成本核算采用標(biāo)準(zhǔn)成本法。在標(biāo)準(zhǔn)成本核算方法下，首先對每一物料制訂標(biāo)準(zhǔn)成本，在制定時(shí)，無論哪個(gè)成本項(xiàng)目，都先確定其用量標(biāo)準(zhǔn)和價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，兩者相乘后得出標(biāo)準(zhǔn)成本，平時(shí)物料的轉(zhuǎn)移都是按照標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，產(chǎn)品成本明細(xì)賬都是按標(biāo)準(zhǔn)成本來登記的，月末通過差異的分配計(jì)算產(chǎn)品的實(shí)際成本。實(shí)際成本高低取決于實(shí)際用量和實(shí)際價(jià)格，標(biāo)準(zhǔn)成本的高低取決于標(biāo)準(zhǔn)用量和標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，所以其成本差異可以歸結(jié)為價(jià)格脫離標(biāo)準(zhǔn)造成的價(jià)格差異與用量脫離標(biāo)準(zhǔn)造成的數(shù)量差異兩類，這樣可以在進(jìn)行成本核算的同時(shí)進(jìn)行成本的分析與控制。

　　三、提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性所必需的基礎(chǔ)工作

　　首先，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門操作人員的基礎(chǔ)會(huì)計(jì)知識(shí)培訓(xùn)，讓其明白自己已成為會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生人員，會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確與否很大部分依靠他們準(zhǔn)確完整的業(yè)務(wù)操作。如對于年度內(nèi)降價(jià)幅度較大的物料，如果業(yè)務(wù)人員采購訂單的價(jià)格更改不及時(shí)，而發(fā)票又不能及時(shí)收到的情況下，很可能導(dǎo)致成本核算偏差較大，反映不了真實(shí)的成本水平。通過培訓(xùn)，使其明確操作后果-所有操作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均會(huì)在財(cái)務(wù)模塊得到體現(xiàn)，不論正確與否。因此財(cái)務(wù)部門要發(fā)揮主導(dǎo)管理的職能，從財(cái)務(wù)的角度去規(guī)范業(yè)務(wù)操作。

　　其次，強(qiáng)化流程的意識(shí)。業(yè)務(wù)人員要認(rèn)識(shí)到，不能單純認(rèn)為自己或自己部門的工作做好了就OK了。流程的內(nèi)涵已打破了過去職能部門間的工作界限，一項(xiàng)工作任務(wù)的完成需要流程中的所有部門參與合作，共同完成。如一個(gè)產(chǎn)品訂單的成本核算，需要計(jì)劃部門、配料發(fā)料部門、生產(chǎn)制造部門和財(cái)務(wù)成本核算部門共同來完成，任何一個(gè)部門操作的信息流存在問題，整個(gè)成本核算工作就不可能有效地完成。因此需要從思想上打破部門間的壁壘，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)地溝通協(xié)商。

　　第三，編制基于業(yè)務(wù)流程的SAP崗位操作手冊，將每個(gè)操作崗位的具體操作步驟用圖表、文字想結(jié)合的形式一一詳細(xì)列明，并注明每個(gè)操作環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)以及可能帶來的后果，這樣不論公司人員如何變動(dòng)，均不會(huì)影響SAP操作的效果，有效地避免因操作錯(cuò)誤帶來數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的后果。這一工作需要專門的SAP項(xiàng)目小組去逐一制定，并隨著工作開展和解決問題的過程中不斷細(xì)化。

　　四、提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的途徑

　　在標(biāo)準(zhǔn)成本核算方法下，要提高成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，應(yīng)著重從價(jià)差和量差的產(chǎn)生根源著手，關(guān)注量差和價(jià)差形成的過程及影響因素，管理好這些即可從源頭提高成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　一是材料價(jià)差部分應(yīng)注意的事項(xiàng)。為簡化起見，我們將價(jià)差僅僅視為發(fā)票價(jià)格與標(biāo)準(zhǔn)價(jià)的差異，不考慮其他影響價(jià)差的因素。首先應(yīng)要求業(yè)務(wù)部門（主要是采購部門）每月及時(shí)取得購貨發(fā)票，既是為了發(fā)票抵扣的需要，也是為了避免標(biāo)準(zhǔn)價(jià)偏差太大造成物料成本失實(shí)，尤其是生產(chǎn)周轉(zhuǎn)很快的企業(yè)。比如，一個(gè)新的材料如果估價(jià)較高，而發(fā)票不能當(dāng)月取得的話，就可能造成使用該物料的產(chǎn)品成本偏高，直接影響到公司產(chǎn)品的盈虧核算，由于無法如實(shí)反映實(shí)際成本，也影響到了公司的相關(guān)決策。對于當(dāng)月確實(shí)無法取得發(fā)票的物料，如果價(jià)值量較大，需要在月底結(jié)帳之前由開發(fā)和采購部門共同確定材料估價(jià)，以確保價(jià)格相對準(zhǔn)確；價(jià)值量較小的，因月底結(jié)帳時(shí)間較短，可能無法完全采用上述方式，可直接由采購部門相關(guān)業(yè)務(wù)人員確認(rèn)估價(jià)即可。其次，采購業(yè)務(wù)人員在下達(dá)采購訂單時(shí)，系統(tǒng)通常會(huì)自動(dòng)帶出一個(gè)采購價(jià)格，該價(jià)格應(yīng)為該物料采購的實(shí)際價(jià)格。如果不是擬采購材料的實(shí)際價(jià)格，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系采購信息記錄價(jià)格的更改人員及時(shí)更新，然后重新下達(dá)采購訂單，這樣，即使發(fā)票不能及時(shí)取得，也不會(huì)影響成本核算的準(zhǔn)確度。最后，對于上述工作要落實(shí)到位，采購和財(cái)務(wù)部門必須有一套相應(yīng)的管理機(jī)制來指導(dǎo)和約束，作為固定的流程確定下來。

　　二是材料量差部分應(yīng)注意的事項(xiàng)。量差即因?qū)嶋H用料與標(biāo)準(zhǔn)用料數(shù)量的不同而產(chǎn)生的差異，可能是因材料質(zhì)量問題、生產(chǎn)設(shè)備問題、操作工人操作不當(dāng)?shù)仍蛟斐傻?，也可能是操作人員失誤造成的虛假的量差（對于使用物料移動(dòng)掃描系統(tǒng)的公司而言，該類錯(cuò)誤可能會(huì)少一些。）無論什么原因，生產(chǎn)車間均應(yīng)落實(shí)到具體責(zé)任人員，由生產(chǎn)車間、技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門共同分析問題產(chǎn)生的根源并努力解決，確保企業(yè)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)BOM用量進(jìn)行生產(chǎn)，如實(shí)反映成本水平。

　　三是加工費(fèi)部分應(yīng)注意的事項(xiàng)。加工費(fèi)主要是指制造部門的人工及福利費(fèi)、生產(chǎn)設(shè)備的折舊費(fèi)、燃料動(dòng)力費(fèi)和車間公共費(fèi)用等。生產(chǎn)車間的會(huì)計(jì)人員應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注本部門的每一筆費(fèi)用發(fā)生明細(xì)，建立費(fèi)用臺(tái)賬，及時(shí)核對并糾正費(fèi)用列支不實(shí)等存在的問題，確保在月末成本結(jié)帳前本部門發(fā)生的費(fèi)用真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

　　SAP成本模塊的應(yīng)用，本意是將公司財(cái)務(wù)人員從繁重的人工成本核算工作中解放出來，并提高核算的準(zhǔn)確性，使其有更多的時(shí)間和精力去加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的職能，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門的價(jià)值創(chuàng)造。實(shí)踐證明，本文提到的上述做法可以有效地提高數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，并可為公司的經(jīng)營決策提供更加準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。