一、 數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的靈魂

　　ERP系統(tǒng)的實施具有很強的針對性，對于不同類型、不同模式的企業(yè)，ERP系統(tǒng)都要適當做出調整。比如，根據(jù)企業(yè)物料的消耗情況、采購情況、庫存水平、庫存結構等能夠基本判斷出其現(xiàn)行的庫存策略，然后根據(jù)庫存策略有選擇性的地在ERP系統(tǒng)中進行配置。如果沒有準確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，這些分析結論恐怕是難以得到的，也就不會有對ERP系統(tǒng)的有效配置。目前，國內ERP系統(tǒng)的實施大多缺乏有效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，實施方往往僅從項目周期、工作難度、項目成本等角度考慮項目實施，對系統(tǒng)的配置非常主觀，有忽略了對數(shù)據(jù)質量的要求，導致產(chǎn)生ERP系統(tǒng)不符合企業(yè)實際需要和數(shù)據(jù)失真的問題。如此實施得到的ERP系統(tǒng)不可能對企業(yè)管理產(chǎn)生提升作用，反而會加重企業(yè)負擔。

　　現(xiàn)在國內大部分ERP系統(tǒng)實施都沒有將數(shù)據(jù)提升到一個關鍵要素的高度，實施顧問普遍缺乏對數(shù)據(jù)統(tǒng)計的認識與技能，導致ERP系統(tǒng)配置與企業(yè)現(xiàn)狀相去甚遠。同時，缺乏對數(shù)據(jù)的檢驗也使得數(shù)據(jù)的真實性大打折扣，通俗的說ERP實施就成為了“導入的是垃圾，導出的還是垃圾”失敗工程。

　　筆者認為，數(shù)據(jù)對于ERP系統(tǒng)主要產(chǎn)生兩個方面的作用：一個是系統(tǒng)配置，一個是維護系統(tǒng)運行。前者主要是通過關鍵原始數(shù)據(jù)或歸集指標的分析，對企業(yè)業(yè)務現(xiàn)狀進行判斷，在ERP系統(tǒng)中進行相應配置，比如對于安全庫存的設置或決定是否采取最大-最小庫存策略等。后者主要是通過數(shù)據(jù)的準確性保證決策者能夠得到最真實的業(yè)務信息，并有效做出管理決策?？梢哉f，數(shù)據(jù)就是ERP系統(tǒng)的靈魂所在。對應這兩方面作用的工作是數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與檢驗，數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檢驗可以說是ERP實施的必備工作。

　　二、 數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檢驗——ERP項目實施的必備工作

　　(1) 數(shù)據(jù)統(tǒng)計

　　數(shù)據(jù)統(tǒng)計的主要目的是分析企業(yè)業(yè)務現(xiàn)狀，得到對企業(yè)業(yè)務的準確判斷，實施顧問可根據(jù)數(shù)據(jù)判斷出企業(yè)的生產(chǎn)模式、關鍵控制點、庫存表現(xiàn)等信息，之后實施顧問可根據(jù)得到的信息對系統(tǒng)進行有效配置。數(shù)據(jù)統(tǒng)計具有很強的邏輯性和結構性，所有統(tǒng)計結果都來自于原始數(shù)據(jù)積累，通過層層遞歸來得到KPI，KPI將成為以后判斷系統(tǒng)上線效益的重要依據(jù)。比如，根據(jù)物料消耗情況與庫存結構情況，可以得到物料消耗規(guī)律，由此判斷其波動方式，根據(jù)波動方式能夠做出采用何種庫存控制策略的判斷——對于標準差大于消耗速率的物料可以證明其能夠應用最大-最小庫存控制策略，根據(jù)物料消耗的關聯(lián)性判斷出拉動其需求的原因所在，然后在物料屬性配置里對庫存控制方式做出選擇，同時根據(jù)原始消耗數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，可以得到最大-最小庫存控制的上下限和一般性補貨批量。如果沒有這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計，系統(tǒng)將在無法得到有效配置的情況下運行，其結果可想而知。因此，數(shù)據(jù)統(tǒng)計的重要性必須得到有效保障，但與此相反的是國內大多數(shù)實施方經(jīng)常忽略這一點，而選擇采用簡單的“流程電子化”的方法，僅以是否能走通流程為判斷依據(jù)，忽略了數(shù)據(jù)對決策的影響。

　　(2) 數(shù)據(jù)檢驗

　　數(shù)據(jù)檢驗是維護系統(tǒng)運行的重要步驟，其工作主要由兩個方面組成：一個是對獲得的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)上線前的檢驗，另一個是在過程中監(jiān)控數(shù)據(jù)質量。前者要求對上線前的數(shù)據(jù)進行核實，保證原始數(shù)據(jù)與關鍵數(shù)據(jù)的準確性，后者要求對系統(tǒng)運行過程進行持續(xù)監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)與矯正錯誤的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)正常運行。比如，對于財務會計的總賬進行數(shù)據(jù)導入，必須核實導入時點的實賬與系統(tǒng)賬的對應性，對于單據(jù)流轉，必須保證相關單據(jù)數(shù)據(jù)的準確性。如果數(shù)據(jù)都不能保證真實性，就更不可能有正常的系統(tǒng)運行，決策者將基于錯誤信息做出錯誤的分析，給企業(yè)帶來難以挽回的損失。

　　綜合來看，一方面，數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檢驗工作往往被實施顧問因為各種原因而忽略甚至敷衍，而企業(yè)也難以認識到其重要性，經(jīng)常導致實施項目的失??；另一方面，實施顧問普遍缺乏數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檢驗的專業(yè)技能。前者跟實施方的市場策略關系密切，短期內難以得到改善；而后者則和實施方的人員素質關系密切，是能夠在短期內得到較大改善的地方。

　　三、 數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檢驗的要點——以庫存管理和采購管理為例

　　數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檢驗是ERP實施方法論的重要組成部分，但遺憾的是國內廠商的實際工作往往有意或無意地忽略了這個方面，數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檢驗的執(zhí)行在實施期間與上線初期應主要由實施顧問完成。ERP的實施項目不僅僅是軟件的購買，作為整體產(chǎn)品的一部分——咨詢與實施也是重要的產(chǎn)品內容，因此實施顧問的能力與專業(yè)素質將對ERP實施產(chǎn)生重大影響，加強實施顧問在數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檢驗方面的執(zhí)行能力應成為國內咨詢公司與廠商需要考慮的重要議題。筆者結合ERP實施的親身體會，通過舉例介紹一些關鍵數(shù)據(jù)的研究與分析方法：

　　統(tǒng)計的基礎(以計量單位為例)：任何統(tǒng)計都是基于計量單位基礎之上的，在ERP實施過程中，實施顧問經(jīng)常面對的問題就是國內企業(yè)的產(chǎn)成品、零件或材料的計量單位不統(tǒng)一，沒有有效的計量單位就沒有可靠的統(tǒng)計基礎。因此，確定計量單位應成為數(shù)據(jù)統(tǒng)計前的主要工作。確定計量單位不能就軟件談軟件，應跳出ERP系統(tǒng)的限制，從實際業(yè)務出發(fā)考慮。以標準容器為例，許多企業(yè)在庫存盤點的時候不僅花費時間長，而且數(shù)據(jù)并不準確，主要是因為他們在實際操作中缺少對標準容器的使用，所謂標準容器并不是從字面意思上理解成為一個“桶”或一個“箱子”。容器是承載實物的標準化載體，一個托盤就可以認為是一個容器，因此標準容器能夠承載更多數(shù)量的同一實物，極大地減少實物盤點的工作量。在數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，應注意對標準容器的使用進行分析，對于沒有應用標準容器的企業(yè)應建議其使用標準容器，以減少ERP上線運行后的維護工作量。標準容器計量單位的選擇必須慎重，一般而言應結合倉庫使用面積、實物重量/體積、周轉率等信息進行分析，在使用效率的基礎上確定容器的選擇。一旦計量單位能夠統(tǒng)一，就有了統(tǒng)計的基礎。

　　數(shù)據(jù)邏輯檢驗(以庫存控制項的設定為例)：庫存控制是承接采購與生產(chǎn)的關鍵，同時也是對緊急情況的一種緩沖，是制訂各項計劃的基礎之一。庫存控制與服務水平密切相關，庫存控制基準設定不好就會影響到訂單的履行，帶來高昂的懲罰成本和庫存持有成本，因此ERP系統(tǒng)中對庫存控制各項指標的設定是非常關鍵的。這里以訂貨批量為例來說明問題：一般的ERP系統(tǒng)中都有訂貨批量的設置，這里考慮兩種情況，一種是經(jīng)濟訂貨批量、一種是保守策略訂貨批量。前者的計算必須基于合理的采購成本構成和統(tǒng)計，后者則以消耗速率為基礎。本文不討論具體如何計算，而考慮設定的合理性——需求速率與供給速率的問題。在實施顧問設定訂貨批量的時候，他們往往忽略了一個事實——供給速率必須大于需求速率。如圖1所示的模擬情況，一般情況下，如果供給速率小于需求速率，那么現(xiàn)有庫存將會被不斷消耗，一段時間后的庫存將被消耗完，而訂貨將不斷發(fā)生，甚至發(fā)生缺貨現(xiàn)象。圖1模擬情況下的每月需求速率為80個/月，供給速率為70個/月，從3月份開始庫存完全為0，從4月開始每月都只能滿足70個的需求，卻留下了10個不能滿足，一累計到6月份變成-30個。當需求速率更加不穩(wěn)定而供給采用固定批量的時候，這樣的情況就變得更加明顯，采購計劃將失去實際意義。

　　大部分ERP軟件產(chǎn)品是需要手動輸入相應數(shù)值和沒有建議表的，因此實施顧問在進行數(shù)據(jù)邏輯性檢查的時候，就必須注意到這些情況，以保證庫存緩沖功能的充分體現(xiàn)。類似的情況在ERP系統(tǒng)中有許多，如ROP點、安全庫存量等數(shù)據(jù)，這些都是ERP系統(tǒng)運行的基礎所在。實施顧問必須給予這些數(shù)值以足夠的重視。

　　數(shù)據(jù)真實性的檢驗(以指標為例)：任何指標都可以被看作是原始數(shù)據(jù)歸集的結果，因此指標是可以分解的。指標的真實性能夠從原始數(shù)據(jù)那里得到證實，比如資產(chǎn)回報率可以拆解為庫存周轉率與毛利率的乘積，而庫存周轉率和毛利率又可以拆解為銷售收入、平均庫存價值和毛利總額。而這幾個數(shù)據(jù)之間存在明顯的關聯(lián)關系，銷售收入是庫存周轉率與毛利率都需要的，因此如果它們共用的銷售收入存在差異就明顯表明數(shù)據(jù)存在問題(不同的數(shù)據(jù)往往來自不同部門的統(tǒng)計)。因此，以指標為代表的數(shù)據(jù)準確性的檢驗是可以通過分解得到的，它們經(jīng)常共用原始數(shù)據(jù)(如統(tǒng)計的銷售收入)，通過拆分數(shù)據(jù)進行檢查能夠很容易的發(fā)現(xiàn)問題。

　　綜上所述，筆者認為數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和檢驗工作可以分為：原始數(shù)據(jù)統(tǒng)計、指標統(tǒng)計、真實性檢查、邏輯性檢查、結構性檢查、賬實相符情況檢查等幾類。而在實施顧問的實施工作中，必須有一套完善的方法論體系才能對實施質量進行有效保障。同時，企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)時，應定期進行數(shù)據(jù)檢查，及時矯正誤差，并通過制度進行保障。只有準確的數(shù)據(jù)才能有ERP系統(tǒng)順利的運行，否則ERP實施的成功率很難得到保證。因此數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檢驗工作需要在今后的ERP項目中得到更多的關注，她是ERP成功實施的前提。