在ERP的總賬系統(tǒng)中，輔助賬的核算涉及面廣，包括往采核算、項(xiàng)目核算、數(shù)量核算等，發(fā)揮輔助核算的功能駱須從完善的基礎(chǔ)設(shè)置、完整的輔助項(xiàng)的錄入等方面入手，高效發(fā)揮輔助賬的日常賬務(wù)核算功能，為企業(yè)即時(shí)提供翔實(shí)數(shù)據(jù)資料，為成本核算、費(fèi)用控制、現(xiàn)金流量分析及動(dòng)態(tài)資金運(yùn)作服務(wù)。

　　在用友ERP總賬系統(tǒng)中。輔助核算的種類多，狹義地說有部門核算、個(gè)人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、項(xiàng)目核算。廣義地說還包括外幣核算、數(shù)量核算、以及指定會(huì)計(jì)科目中的現(xiàn)金總賬科目、銀行總賬科目、現(xiàn)金流量科目設(shè)置、支票登記等，而且由于輔助核算的設(shè)置操作前后關(guān)聯(lián)性高，設(shè)置并使用得好則可以發(fā)揮出高效、準(zhǔn)確的核算作用，因此要充分利用輔助核算的功能，為會(huì)計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理服務(wù)。

　　一、完善的基礎(chǔ)設(shè)置是開展輔助核算的前提條件

　　期初會(huì)計(jì)科目輔助項(xiàng)的設(shè)置是日后開展輔助核算的前提。基礎(chǔ)設(shè)置必須完善、全面，下面分幾大類來闡述。

　　1．對(duì)于如原材料、庫存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本等科目均要設(shè)置數(shù)量金額賬頁形式，特別是對(duì)于庫存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本科目，其單位和格式應(yīng)一致，只有在格式和單位一致的前提下，期末才能進(jìn)行銷售成本的轉(zhuǎn)賬定義和生成。

　　2.在建立賬套的過程中，對(duì)于有外幣業(yè)務(wù)核算的單位要選擇有外幣核算：增加專用的外幣核算科目時(shí)。選擇專門的外幣金額式賬頁。

　　3．對(duì)于進(jìn)行圍繞某一項(xiàng)目的項(xiàng)目核算時(shí)，如在建工程、在產(chǎn)品成本、技術(shù)改造等項(xiàng)目，要分別設(shè)定項(xiàng)目大類、進(jìn)行相應(yīng)的項(xiàng)目分類定義和項(xiàng)目目錄維護(hù)，并指定相應(yīng)的核算科目。

　　4．在定義往來核算輔助項(xiàng)目時(shí)，如部門核算、個(gè)人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來時(shí)，對(duì)于部門、個(gè)人、客戶和供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息一定要詳盡錄入。

　　5．期初余額除錄入總賬科目余額外，對(duì)于有輔助核算功能的科目，要錄人輔助核算類別的有關(guān)期初余額。如有外幣核算的科目，需要錄入期初的外幣余額；具有數(shù)量核信息與管理分院實(shí)驗(yàn)師，主要研究方向：會(huì)計(jì)實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)教學(xué)與管理。算要求的。則要錄入期初的數(shù)量；對(duì)于項(xiàng)目核算、供應(yīng)商、客戶、部門等期初余額錄入應(yīng)在項(xiàng)目核算期初、客戶往來期初、供應(yīng)商往來期初等中通過增加期初余額錄入。

　　二、填制憑證中輔助核算的錄入是進(jìn)行輔助核算的來源

　　1.錄入中。在填制憑證的過程中，只要基礎(chǔ)設(shè)置中已經(jīng)進(jìn)行過輔助核算的設(shè)置。將原材料、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入科目設(shè)置為數(shù)量核算，將應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款定義為客戶和供應(yīng)商往來。在填制憑證過程中就會(huì)有輔助項(xiàng)錄入的提示。分別以采購原材料和銷售產(chǎn)品為例，采購和銷售均為賒購和賒銷，形成了應(yīng)付賬款和應(yīng)收賬款，這兩筆會(huì)計(jì)分錄在填制憑證中均會(huì)出現(xiàn)不同的提示語，在原材料錄入時(shí)，提示輸入數(shù)量和單價(jià)。在應(yīng)付賬款錄入時(shí)提示選擇供應(yīng)商、業(yè)務(wù)員、時(shí)間；而在銷售產(chǎn)品時(shí)，在應(yīng)收賬款錄入時(shí)，提示選擇客戶和時(shí)間，在主營(yíng)業(yè)務(wù)收入錄入時(shí)，應(yīng)同時(shí)錄入數(shù)量、單價(jià)的輔助信息。

　　2.錄入后。憑證錄入以后，發(fā)現(xiàn)輔助項(xiàng)錄入有誤，這時(shí)將光標(biāo)定位到要修改的科目。然后將光標(biāo)移動(dòng)到憑證下方顯示的要修改的輔助項(xiàng)處，出現(xiàn)“修改筆”時(shí)，雙擊后出現(xiàn)輔助項(xiàng)的修改界面，然后刪除原有內(nèi)容進(jìn)行修改。

　　3.月末轉(zhuǎn)賬定義生成。在期末轉(zhuǎn)賬自定義時(shí)，只要具有完善的初始設(shè)置，月末分別根據(jù)對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、自定義結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)等就能進(jìn)行自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)，這時(shí)的輔助核算就不需要在填制憑證時(shí)進(jìn)行錄入。

　　三、充分發(fā)揮輔助核算的功能為會(huì)計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理服務(wù)

　　1.減輕工作量，提供翔實(shí)資料。輔助賬的核算種類多，工作量大，以原材料為例，企業(yè)的原材料種類有幾十種甚至幾百種，既要核算數(shù)量又要核算金額，業(yè)務(wù)量大且煩瑣，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，通過ERP系統(tǒng)中的輔助核算功能，在基礎(chǔ)設(shè)置完善、憑證填制中輔助項(xiàng)錄入齊全，憑證經(jīng)審核記賬后。相應(yīng)的總分類賬、明細(xì)賬都已進(jìn)行平行登記，故省卻了煩瑣的手工輔助賬登記工作，極大地提高了工作效率，并且減少了差錯(cuò)，同時(shí)可以通過存貨預(yù)警的設(shè)置，控制存貨的最高和最低數(shù)量，能夠提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)資料。以出納工作的月末銀行對(duì)賬為例，在進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)，將銀行對(duì)賬單逐一錄入并進(jìn)行對(duì)賬，如結(jié)算方式和票號(hào)等信息越詳盡和完備，對(duì)賬的工作就越省力便捷。

　　2.有利于控制費(fèi)用、降低成本。通過項(xiàng)目核算與管理，有利于即時(shí)掌握項(xiàng)目的費(fèi)用情況，通過各部門費(fèi)用的控制，有利于即時(shí)了解部門經(jīng)費(fèi)的使用情況，因此便捷的成本控制、經(jīng)費(fèi)控制為生產(chǎn)、管理部門控制成本費(fèi)用和節(jié)能降耗提供了方便，還有利于對(duì)成本項(xiàng)目、費(fèi)用支出等進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析。

　　3.有利于提高財(cái)務(wù)核算能力。高效進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，為動(dòng)態(tài)掌握資金的運(yùn)作情況服務(wù)。以往來核算為例，在客戶往來中，可以及時(shí)掌握客戶的信用情況，對(duì)客戶進(jìn)行分類管理，及時(shí)進(jìn)行賬齡分析，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理，同時(shí)隨時(shí)掌握企業(yè)的資金動(dòng)態(tài)，進(jìn)行現(xiàn)金流量分析和財(cái)務(wù)狀況分析，為企業(yè)投資、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供分析。