公文屬于科學文章中的應用文體。應用文是非常龐大的文章類群。私人信件、留條一類的短文，都屬于應用文。而公文則是應用文中特殊規(guī)范的一種。從把握公文這一事物本質(zhì)、并從確定公文在應用文的坐標以及辨別公文自身種類等角度出發(fā)，對公文進行準確的定義是必要的。

　　公文，全稱公務文書，是機關團體、企事業(yè)單位等依法成立的社會組織用來辦理公務、有一定格式的應用文。公文辦理公務，就是以文字的形式實施管理。公務，應該包括內(nèi)務即內(nèi)部管理和外務即處理其它社會組織的關系。公務還分為政務和事務：政務是社會組織領導所主管的人員安排和組織發(fā)展的大事；事務是社會組織全體成員從事的業(yè)務性、日常性的工作。

　　從公文的概念中可以提取出公文的特點來。作為客觀事物的公文的特點和作為客觀事物運動的公文寫作的特點是密切相聯(lián)的：

　　第一， 公文內(nèi)容的公務性。公文的“公”，指的是社會組織。

　　個人的感受認識，只能用文學作品或者一般科學文章來表達。但是，不管是起草者個人，還是領導個人，都不能用公文來表情達意。領導者個人只有在職務的前提下，并且只能是社會組織的最高領導才能代表社會組織發(fā)出公文。公文的內(nèi)容必須是反映和傳達社會組織的公務信息。黨紀國法都規(guī)定了公文內(nèi)容的范圍和性質(zhì)。

　　第二， 公文格式的規(guī)范性。

　　在緒論中“公文寫作的特點”部分已經(jīng)作了一些闡述。這里要說的是格式是文章都有的。但是，一般文章特別是文學作品的格式只是簡單的外在的文面格式，按照習慣形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有慣用的格式和法定的格式兩種。慣用的格式，是約定俗成的，沒有嚴格的限制。如普通公文中計劃和總結的格式。法定的格式則是權威機關規(guī)定的，必須嚴格按照格式寫作。法定公文中的行政公文和黨務公文，更由最高權力機關及有關部門通過法規(guī)性公文規(guī)定了嚴格的格式。還要進一步說明的是，公文格式同時又是程式，呈現(xiàn)出公文寫作和辦理的程序性。

　　公文格式的規(guī)范性，是公文本質(zhì)特性的發(fā)展，是公文寫作和辦理的需要。公務具有公眾性和同一性，對社會組織成員產(chǎn)生一致的認可、制約和指揮，否則社會組織就不可能運作。相應的，反映和辦理公務的公文，也就形成了格式和程式，顯著提高了公文寫作和辦理的效率。完全可以預見，隨著時代的發(fā)展和社會組織的進步，公文的規(guī)范及格式會更加科學、嚴謹，以致于公文寫作和辦理會有高度先進的電腦軟件來實現(xiàn)電子化和自動化。

　　第三， 作者和讀者的指定性。

　　文學作品的作者是個人。一般科學文章的作者也同樣是個人或者是個人之間的自由結合。讀者一般是沒有限制或者是不可計量的。但是，公文的作者只能是法定的社會組織及其法人代表或者稱為第一領導人。有權利進行公文寫作的社會組織，必須依照法律在有關政府部門登記注冊。這一社會組織及其第一領導人，就成為公文的法定作者。至于動筆起草公文初稿的人，如秘書，應稱為起草人，不是法律意義上的作者。公文的讀者是特定的，在公文格式上有專門規(guī)定，即“主送機關”、“抄送機關”和“傳達（閱讀）范圍”。有一點要注意，有的告知性公文如通告，指定了讀者應包括發(fā)出公文的社會組織之外的社會群眾。

　　第四， 法定權力的制約性。

　　這一點，公文在文章中是獨一無二的。公文只能由法定的作者發(fā)出。法定的作者即社會組織的機關及其部門都規(guī)定了隸屬關系和職權范圍，其公文是這種隸屬關系和職權范圍的反映。寫作公文和辦理公文都有一定的規(guī)定性。也就是說，對于作者和讀者，公文具有法規(guī)給予社會組織職權所產(chǎn)生的制約性。制約性在不同的公文中有不同的情況。行政公文的命令，對于公文的接受者具有強制性。如果接受者不按命令辦理，就會受到法律的制裁。發(fā)出命令的政府機關有權依照法律規(guī)定，動用軍隊或警察等器進行處罰。行政公文的決定，具有國家指揮性和約束力。行政公文的通知，具有規(guī)定性、指揮性和指導性。經(jīng)濟公文合同，依照《中華人民共和國合同法》對于締約各方具有確定的制約性，如獎懲、期限等。普通公文的講話稿，對聽眾具有領導者所擁有的指導性和指揮性。法規(guī)性公文如法律、規(guī)章，制約性更是不言而喻的。公文正因為有制約性，才能產(chǎn)生現(xiàn)實的管理作用。

　　公文的種類簡稱文種國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為九類十三種，命令、決定、公告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

　　1、命令：發(fā)布法規(guī)、強制措施、任免嘉獎。主席令、總理令、省長令、嘉獎令、嚴戒令等。

　　2、決定：下行文，重大事項、重大問題、重大行動安排決策。

　　3、公告：向國內(nèi)外宣布重要事項的法定事項。關于打擊走私的公告。

　　4、通告：一定范圍應遵守或周知。

　　5、通知：下行文，發(fā)布規(guī)章，轉發(fā)批轉，辦理或周知等。

　　6、通報：表揚先進，批評錯誤。

　　7、議案：向同級人大提報事項。

　　8、報告：上行文，匯報工作，反映情況，答復詢問。

　　9、請示：請求批準。

　　10、批復：答復請示。

　　11、意見：重要問題提出見解和處理辦法。

　　12、函：商洽工作、詢問答復、請求批準。

　　13、會議紀要：用于記載、傳達會議情況和議定事項。