公文屬于科學(xué)文章中的應(yīng)用文體。應(yīng)用文是非常龐大的文章類群。私人信件、留條一類的短文，都屬于應(yīng)用文。而公文則是應(yīng)用文中特殊規(guī)范的一種。從把握公文這一事物本質(zhì)、并從確定公文在應(yīng)用文的坐標(biāo)以及辨別公文自身種類等角度出發(fā)，對公文進(jìn)行準(zhǔn)確的定義是必要的。

　　公文，全稱公務(wù)文書，是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位等依法成立的社會(huì)組織用來辦理公務(wù)、有一定格式的應(yīng)用文。公文辦理公務(wù)，就是以文字的形式實(shí)施管理。公務(wù)，應(yīng)該包括內(nèi)務(wù)即內(nèi)部管理和外務(wù)即處理其它社會(huì)組織的關(guān)系。公務(wù)還分為政務(wù)和事務(wù)：政務(wù)是社會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)所主管的人員安排和組織發(fā)展的大事；事務(wù)是社會(huì)組織全體成員從事的業(yè)務(wù)性、日常性的工作。

　　從公文的概念中可以提取出公文的特點(diǎn)來。作為客觀事物的公文的特點(diǎn)和作為客觀事物運(yùn)動(dòng)的公文寫作的特點(diǎn)是密切相聯(lián)的：

　　第一， 公文內(nèi)容的公務(wù)性。公文的“公”，指的是社會(huì)組織。

　　個(gè)人的感受認(rèn)識，只能用文學(xué)作品或者一般科學(xué)文章來表達(dá)。但是，不管是起草者個(gè)人，還是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，都不能用公文來表情達(dá)意。領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人只有在職務(wù)的前提下，并且只能是社會(huì)組織的最高領(lǐng)導(dǎo)才能代表社會(huì)組織發(fā)出公文。公文的內(nèi)容必須是反映和傳達(dá)社會(huì)組織的公務(wù)信息。黨紀(jì)國法都規(guī)定了公文內(nèi)容的范圍和性質(zhì)。

　　第二， 公文格式的規(guī)范性。

　　在緒論中“公文寫作的特點(diǎn)”部分已經(jīng)作了一些闡述。這里要說的是格式是文章都有的。但是，一般文章特別是文學(xué)作品的格式只是簡單的外在的文面格式，按照習(xí)慣形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有慣用的格式和法定的格式兩種。慣用的格式，是約定俗成的，沒有嚴(yán)格的限制。如普通公文中計(jì)劃和總結(jié)的格式。法定的格式則是權(quán)威機(jī)關(guān)規(guī)定的，必須嚴(yán)格按照格式寫作。法定公文中的行政公文和黨務(wù)公文，更由最高權(quán)力機(jī)關(guān)及有關(guān)部門通過法規(guī)性公文規(guī)定了嚴(yán)格的格式。還要進(jìn)一步說明的是，公文格式同時(shí)又是程式，呈現(xiàn)出公文寫作和辦理的程序性。

　　公文格式的規(guī)范性，是公文本質(zhì)特性的發(fā)展，是公文寫作和辦理的需要。公務(wù)具有公眾性和同一性，對社會(huì)組織成員產(chǎn)生一致的認(rèn)可、制約和指揮，否則社會(huì)組織就不可能運(yùn)作。相應(yīng)的，反映和辦理公務(wù)的公文，也就形成了格式和程式，顯著提高了公文寫作和辦理的效率。完全可以預(yù)見，隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)組織的進(jìn)步，公文的規(guī)范及格式會(huì)更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，以致于公文寫作和辦理會(huì)有高度先進(jìn)的電腦軟件來實(shí)現(xiàn)電子化和自動(dòng)化。

　　第三， 作者和讀者的指定性。

　　文學(xué)作品的作者是個(gè)人。一般科學(xué)文章的作者也同樣是個(gè)人或者是個(gè)人之間的自由結(jié)合。讀者一般是沒有限制或者是不可計(jì)量的。但是，公文的作者只能是法定的社會(huì)組織及其法人代表或者稱為第一領(lǐng)導(dǎo)人。有權(quán)利進(jìn)行公文寫作的社會(huì)組織，必須依照法律在有關(guān)政府部門登記注冊。這一社會(huì)組織及其第一領(lǐng)導(dǎo)人，就成為公文的法定作者。至于動(dòng)筆起草公文初稿的人，如秘書，應(yīng)稱為起草人，不是法律意義上的作者。公文的讀者是特定的，在公文格式上有專門規(guī)定，即“主送機(jī)關(guān)”、“抄送機(jī)關(guān)”和“傳達(dá)（閱讀）范圍”。有一點(diǎn)要注意，有的告知性公文如通告，指定了讀者應(yīng)包括發(fā)出公文的社會(huì)組織之外的社會(huì)群眾。

　　第四， 法定權(quán)力的制約性。

　　這一點(diǎn)，公文在文章中是獨(dú)一無二的。公文只能由法定的作者發(fā)出。法定的作者即社會(huì)組織的機(jī)關(guān)及其部門都規(guī)定了隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，其公文是這種隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍的反映。寫作公文和辦理公文都有一定的規(guī)定性。也就是說，對于作者和讀者，公文具有法規(guī)給予社會(huì)組織職權(quán)所產(chǎn)生的制約性。制約性在不同的公文中有不同的情況。行政公文的命令，對于公文的接受者具有強(qiáng)制性。如果接受者不按命令辦理，就會(huì)受到法律的制裁。發(fā)出命令的政府機(jī)關(guān)有權(quán)依照法律規(guī)定，動(dòng)用軍隊(duì)或警察等器進(jìn)行處罰。行政公文的決定，具有國家指揮性和約束力。行政公文的通知，具有規(guī)定性、指揮性和指導(dǎo)性。經(jīng)濟(jì)公文合同，依照《中華人民共和國合同法》對于締約各方具有確定的制約性，如獎(jiǎng)懲、期限等。普通公文的講話稿，對聽眾具有領(lǐng)導(dǎo)者所擁有的指導(dǎo)性和指揮性。法規(guī)性公文如法律、規(guī)章，制約性更是不言而喻的。公文正因?yàn)橛兄萍s性，才能產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)的管理作用。

　　公文的種類簡稱文種國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》將國家行政機(jī)關(guān)的公文歸納為九類十三種，命令、決定、公告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。

　　1、命令：發(fā)布法規(guī)、強(qiáng)制措施、任免嘉獎(jiǎng)。主席令、總理令、省長令、嘉獎(jiǎng)令、嚴(yán)戒令等。

　　2、決定：下行文，重大事項(xiàng)、重大問題、重大行動(dòng)安排決策。

　　3、公告：向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)的法定事項(xiàng)。關(guān)于打擊走私的公告。

　　4、通告：一定范圍應(yīng)遵守或周知。

　　5、通知：下行文，發(fā)布規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)，辦理或周知等。

　　6、通報(bào)：表揚(yáng)先進(jìn)，批評錯(cuò)誤。

　　7、議案：向同級人大提報(bào)事項(xiàng)。

　　8、報(bào)告：上行文，匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問。

　　9、請示：請求批準(zhǔn)。

　　10、批復(fù)：答復(fù)請示。

　　11、意見：重要問題提出見解和處理辦法。

　　12、函：商洽工作、詢問答復(fù)、請求批準(zhǔn)。

　　13、會(huì)議紀(jì)要：用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。