報銷必須要憑發(fā)票？99%的會計還不知道……

最近，有會員咨詢關(guān)于報銷憑證的問題，比如，某某費(fèi)用沒有發(fā)票能不能報銷？某某單據(jù)能否代替發(fā)票作為報銷的憑證？等等。報銷必須要憑發(fā)票，這樣是否正確呢？

一、為什么要憑發(fā)票報銷？

發(fā)票，是在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。

《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》規(guī)定，銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動的單位和個人，對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)收取款項，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開具發(fā)票。所有單位和從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動的個人在購買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動支付款項，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。

因此，發(fā)票可以證明發(fā)生業(yè)務(wù)、金額的真實性。并且，發(fā)票是最主要的扣稅憑證，由稅務(wù)機(jī)關(guān)管理，其真?zhèn)涡钥梢栽诙悇?wù)機(jī)關(guān)網(wǎng)站進(jìn)行查詢核實。所以，發(fā)票是確認(rèn)費(fèi)用發(fā)生的重要手段與原始依據(jù)。

二、是否只能憑發(fā)票報銷？

只能憑發(fā)票報銷，顯然是一個誤區(qū)。

許多企業(yè)要求必須憑發(fā)票報銷，多數(shù)是出于企業(yè)所得稅稅前扣除的考量，但是，這同樣是一個誤區(qū)。

根據(jù)《中華人民共和國企業(yè)所得稅法》和實施條例的規(guī)定，企業(yè)所得稅稅前扣除的憑證必須合法、有效。需要注意的是，發(fā)票并不是企業(yè)所得稅稅前扣除的唯一憑證。

國家稅務(wù)總局最新發(fā)布的《企業(yè)所得稅稅前扣除憑證管理辦法》（國家稅務(wù)總局公告2018年第28號）第二條就明確了：“本辦法所稱稅前扣除憑證，是指企業(yè)在計算企業(yè)所得稅應(yīng)納稅所得額時，證明與取得收入有關(guān)的、合理的支出實際發(fā)生，并據(jù)以稅前扣除的各類憑證。”

《企業(yè)所得稅稅前扣除憑證管理辦法》第八條規(guī)定：“稅前扣除憑證按照來源分為內(nèi)部憑證和外部憑證。

內(nèi)部憑證是指企業(yè)自制用于成本、費(fèi)用、損失和其他支出核算的會計原始憑證。內(nèi)部憑證的填制和使用應(yīng)當(dāng)符合國家會計法律、法規(guī)等相關(guān)規(guī)定。

外部憑證是指企業(yè)發(fā)生經(jīng)營活動和其他事項時，從其他單位、個人取得的用于證明其支出發(fā)生的憑證，包括但不限于發(fā)票（包括紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票）、財政票據(jù)、完稅憑證、收款憑證、分割單等。”

非常明確，發(fā)票僅是外部憑證的其中的一類。

對于合法、有效憑證，我們歸納一下，具體包括：

1．支付給境內(nèi)單位或者個人的款項，且該單位或者個人發(fā)生的行為屬于增值稅征收范圍的，以該單位開具或者個人代開的發(fā)票為合法有效憑證；

2．支付的行政事業(yè)性收費(fèi)或者政府性基金，以開具的財政票據(jù)為合法有效憑證；

3．支付給境外單位或者個人的款項，以該單位或者個人的簽收單據(jù)為合法有效憑證，稅務(wù)機(jī)關(guān)對簽收單據(jù)有疑義的，可以要求其提供境外公證機(jī)構(gòu)的確認(rèn)證明；

4．國家稅務(wù)總局規(guī)定的其他合法有效憑證，比如火車票、機(jī)票等等。

凡是合法有效憑證，就能作為企業(yè)所得稅稅前扣除的憑證，自然也能作為報銷憑證。

三、有了發(fā)票就能報銷嗎？  

我們再來討論一個問題，有了發(fā)票就能報銷嗎？

發(fā)票不是萬能的。每一張發(fā)票，都應(yīng)該提供足夠的證據(jù)支持。

比如報銷會議費(fèi)，一張會議費(fèi)發(fā)票是否足夠證明會議真實性，相關(guān)費(fèi)用支出的相關(guān)性、合理性呢？稅務(wù)機(jī)關(guān)大概率是不認(rèn)可的。

正確報銷會議費(fèi)，必須與發(fā)票一道提供能夠證明會議真實性、相關(guān)性、合理性的全部證據(jù)。具體的資料包括并不僅限于：

1．企業(yè)的會議制度；

2．會議的安排或計劃，內(nèi)容包括舉行會議的目的、方式、內(nèi)容等；

3．會議的結(jié)果，內(nèi)容包括會議紀(jì)要、會議決議、會議成果說明等；

4．參會人員，比如會議簽到表；

5．會議開支明細(xì)記錄。

這些資料對于報銷會議費(fèi)的重要性，并不亞于發(fā)票。費(fèi)用報銷雖然是企業(yè)內(nèi)部事務(wù)，但關(guān)系到企業(yè)所得稅稅前扣除，稅務(wù)認(rèn)可才是關(guān)鍵。

| 作者：張翀