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實(shí)務(wù)
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老師好!麻煩提供一下采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制操作流程。謝謝!
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速問速答第1章 總則
第1條 目的為了規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)審批過程,確保采購(gòu)物資符合公司需求和相關(guān)規(guī)范,并為采購(gòu)過程中各項(xiàng)申請(qǐng)和審批工作提供指引,特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)申請(qǐng)審批的管理工作。
第2章物資請(qǐng)購(gòu)與審核
第3條 各部門應(yīng)根據(jù)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要編制“采購(gòu)申請(qǐng)單”,提出采購(gòu)申請(qǐng)并交采購(gòu)部。第4條 “采購(gòu)申請(qǐng)單”要說明請(qǐng)購(gòu)物資的品名、數(shù)量、需求日期、預(yù)算金額等內(nèi)容。第5條 采購(gòu)部應(yīng)對(duì)各部門提交的“采購(gòu)申請(qǐng)單”進(jìn)行初步審核,審核過程中應(yīng)主要分析采購(gòu)需求是否和實(shí)際需求相符,并以企業(yè)采購(gòu)審核管理程序和日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要為依據(jù)。
第3章采購(gòu)申請(qǐng)與審批
第6條 匯總采購(gòu)需求1.采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)匯總各部門的采購(gòu)需求,并編制“采購(gòu)需求匯總表”。2.“采購(gòu)需求匯總表”編制完成后,應(yīng)仔細(xì)核查是否存在缺漏。第7條 庫(kù)存調(diào)查采購(gòu)需求匯總完畢后,采購(gòu)部應(yīng)對(duì)現(xiàn)有庫(kù)存進(jìn)行核查,了解現(xiàn)有庫(kù)存的實(shí)際情況。第8條 編制采購(gòu)申請(qǐng)1.采購(gòu)計(jì)劃主管、采購(gòu)專員應(yīng)根據(jù)物資庫(kù)存數(shù)量、安全存量等,計(jì)算出實(shí)際需求數(shù)量,并編制采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃以及“采購(gòu)申請(qǐng)表”。2.“采購(gòu)申請(qǐng)表”應(yīng)報(bào)采購(gòu)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。3.一般替代品物資采購(gòu)申請(qǐng)由所需采購(gòu)物資部門的經(jīng)理審批,重要物資或關(guān)鍵物資的替代品采購(gòu)申請(qǐng)由總經(jīng)理審批。關(guān)注供應(yīng)商管理和開發(fā)公眾號(hào)交流學(xué)習(xí)更多供應(yīng)商管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)若采購(gòu)物資涉及相關(guān)技術(shù)方面的問題,應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員參與審批工作。第9條 采購(gòu)預(yù)算制定及審批1.采購(gòu)申請(qǐng)通過審批后,采購(gòu)部需要及時(shí)制定采購(gòu)預(yù)算,并報(bào)采購(gòu)總監(jiān)、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦審批。2.采購(gòu)預(yù)算通過審批后,采購(gòu)部應(yīng)據(jù)此編制采購(gòu)計(jì)劃,并實(shí)施采購(gòu)工作。
第4章 采購(gòu)實(shí)施及過程事項(xiàng)審批
第10條 供應(yīng)商開發(fā)1.采購(gòu)預(yù)算通過審批后,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)尋找供應(yīng)商。2.如果現(xiàn)有合作供應(yīng)商中沒有能供應(yīng)此種物資的,應(yīng)及時(shí)開發(fā)供應(yīng)商。第11條 供應(yīng)商選擇及審批1.采購(gòu)部需從已有供應(yīng)商和新開發(fā)的供應(yīng)商中選擇合適的供貨商。2.選擇好供應(yīng)商后,應(yīng)及時(shí)報(bào)采購(gòu)總監(jiān)進(jìn)行審批。第12條 采購(gòu)替代品申請(qǐng)及審批1.如果所需物資已找到合適的供應(yīng)商,則應(yīng)及時(shí)安排采購(gòu)工作,確保物資及時(shí)交付。2.如果所需物資因缺斷貨等其他原因暫時(shí)不能采購(gòu),就需要請(qǐng)購(gòu)部門尋找合適的替代品。3.請(qǐng)購(gòu)部門若同意使用替代品,則應(yīng)向采購(gòu)部重新提交采購(gòu)申請(qǐng)。4.請(qǐng)購(gòu)部門若堅(jiān)持采購(gòu)原物資,則應(yīng)終止本次采購(gòu)工作。
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高輝老師
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2.檢驗(yàn)質(zhì)量,確認(rèn)接收物資與訂購(gòu)物資一致,并檢驗(yàn)其質(zhì)量是否符合采購(gòu)合同約定的質(zhì)量要求,3.檢驗(yàn)單證,即對(duì)供應(yīng)商的供貨清單與承運(yùn)單位的貨運(yùn)清單進(jìn)行檢驗(yàn)。第10條 物資驗(yàn)收結(jié)果處理采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果對(duì)物資進(jìn)行處理,具體處理辦法如下表所示。物資驗(yàn)收結(jié)果處理說明表:
處理辦法適用條件具體說明入庫(kù)驗(yàn)收合格的物資對(duì)物資進(jìn)行“合格”標(biāo)識(shí),并交送倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)拒收驗(yàn)收結(jié)果不符合合同條款規(guī)定的物資1、?通知供應(yīng)商在限期內(nèi)收回物資2、?若合同約定準(zhǔn)許換貨,關(guān)注供應(yīng)商管理和開發(fā)公眾號(hào)交流學(xué)習(xí)更多供應(yīng)商管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)則應(yīng)在供應(yīng)商交妥合格品后再發(fā)還補(bǔ)齊物資短損通知供應(yīng)商在限期內(nèi)補(bǔ)齊短損物資索賠物資出現(xiàn)損壞向供應(yīng)商或運(yùn)輸單位索賠?第5章 采購(gòu)結(jié)算管理
第11條 通知結(jié)算采購(gòu)部確認(rèn)物資已驗(yàn)收入庫(kù)后,應(yīng)通知財(cái)務(wù)部按照采購(gòu)合同約定的方式進(jìn)行付款。第12條 確認(rèn)到賬情況財(cái)務(wù)部完成付款后,采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通,確認(rèn)款項(xiàng)到賬情況,執(zhí)行采購(gòu)合同。
第6章 合同執(zhí)行變更
第13條 合同變更條件合同執(zhí)行中出現(xiàn)下列情況之一的,采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并按照國(guó)家法律法規(guī)、本企業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同約定與供應(yīng)商代表協(xié)商變更或解除合同。1.由于不可抗力致使合同不能執(zhí)行的。2.對(duì)方在合同約定的期限內(nèi)沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)的。3.由于情況變更,致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會(huì)導(dǎo)致重大損失的。4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形。第14條 合同變更處理程序采購(gòu)合同需要變更時(shí),采購(gòu)部相關(guān)人員應(yīng)會(huì)同法律顧問與合同雙方協(xié)商解決。協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的,采購(gòu)部相關(guān)人員協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。
第7章 合同執(zhí)行紀(jì)律規(guī)范
第15條 合同法律約束采購(gòu)合同簽訂后即生效,具有法律約束力。采購(gòu)合同執(zhí)行的相關(guān)人員必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù),遵守誠(chéng)實(shí)信用原則,根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。第16條 執(zhí)行記錄管理在采購(gòu)合同執(zhí)行過程中,采購(gòu)部應(yīng)對(duì)合同的執(zhí)行情況以臺(tái)賬形式做詳細(xì)全面的書面記錄,并保留相關(guān)能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證。第17條 違紀(jì)行為采購(gòu)合同執(zhí)行與管理的相關(guān)人員不得有下列行為,否則將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。1.泄露合同內(nèi)容或私自更改合同內(nèi)容。2.丟失合同。3.參與合同工作時(shí)發(fā)生的嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任、不合規(guī)定的其他行為等。第18條 合同執(zhí)行違紀(jì)處理1.合同執(zhí)行過程中,相關(guān)人員違反國(guó)家和本企業(yè)相關(guān)規(guī)定,造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損失的,本企業(yè)將視其性質(zhì)和情節(jié)輕重,給予責(zé)任人行政和經(jīng)濟(jì)處罰。2.違紀(jì)情節(jié)嚴(yán)重、觸犯刑法的,應(yīng)及時(shí)移交司法部門處理,本企業(yè)保留對(duì)責(zé)任人的追索權(quán)。
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