20世紀中葉，隨著社會生產(chǎn)集約化程度的不斷提高，世界工業(yè)革命的飛速發(fā)展，引發(fā)了全球性的信息革命，信息時代的到來為企業(yè)進一步解放生產(chǎn)力，提高勞動生產(chǎn)率帶來了極大的便利。由此，傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，尤其在企業(yè)會計信息管理領域更是以嶄新的電腦帳務系統(tǒng)取代了舊式的手工“日清月結”，便捷的企業(yè)管理電算化漸為廣大的現(xiàn)代企業(yè)所普遍采用。
　　
　　廣州市勝風電子機械工業(yè)公司是一間專業(yè)生產(chǎn)空調(diào)器、吸濕機的企業(yè)，下屬有四家子公司及兩個分廠八大部門，日常會計核算及統(tǒng)計匯總工作紛繁復雜，千頭萬緒，而陳舊的手工記帳、統(tǒng)計與匯總工作根本無法滿足現(xiàn)代企業(yè)對動態(tài)帳務數(shù)據(jù)采集與分析的要求，從而很難對財務數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)性地跟蹤分析，以獲取市場變化的一般規(guī)律。由于公司的會計數(shù)據(jù)和信息繁多，既有企業(yè)外部的，也有企業(yè)內(nèi)部的；既有財務部管理的信息，也有非財務部管理的大量財務和非財務信息；既有大量的固定信息，也有許多中間的和流動的信息，每天要處理大量的數(shù)據(jù)，輸出各種財務會計信息。因此，財務人員整日忙于事務，從事煩瑣的重復的計算，月終結帳顯得更忙，經(jīng)常需要加班加點才能完成，財會人員迫切要求改變這種手工勞動的局面。而電子計算機在會計上的應用正是從根本上解脫財會人員的繁重手工勞動，騰出精力從事管理工作的有力工具。為了跟上時代的步伐，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，1991年公司引進北京“用友”財務軟件（單機版），著力提高會計核算的速度和準確性，減輕財務人員的負擔，進一步將財務人員從繁瑣的薄計工作中解放出來，逐步轉移到財務預測、控制、分析等管理會計工作中。

　　一、會計電算化的組織及系統(tǒng)的建立

　　隨著社會主義市場經(jīng)濟的日趨完善，企業(yè)的一切經(jīng)濟活動都面向市場。企業(yè)向內(nèi)部挖潛，走內(nèi)涵發(fā)展的道路即企業(yè)經(jīng)營重心逐步向管理方面轉移。作為管理手段的會計，其功能與核心也必須向管理方面轉移，會計工作的目標由“報帳型”向“控制管理型”轉變。會計目標的轉移，要求做到會計信息資料的準確、及時、完整和有效，而這只能是通過充分運用電子計算機和好的財務軟件，把“財務核算、微機核算、全面經(jīng)濟核算”融為一體才能得到完成與實現(xiàn)。
　　
　　根據(jù)這一思路，公司1990年明確提出了在企業(yè)推廣會計電算化和開發(fā)管理軟件的目標。1991年公司引進了“用友”財務軟件，引進的“用友”財務軟件具備建帳、日常帳務、帳務分析以及系統(tǒng)管理等帳務處理全部功能，具有靈活、通用、使用簡便、功能豐富、嚴密可靠的特點。從運行結果來看，建帳后，只需進行初始化工作，既可完成填制憑證、復核憑證、記帳、對帳（含銀行對帳）、往來帳管理。部門核算、專項核算、期末轉帳、打印帳頁、綜合查詢等工作，憑證和帳簿格式與手工方式一致，帳頁實現(xiàn)連續(xù)編號，便于裝訂，大大減輕了財務人員的勞動強度，而且能對帳務處理后的數(shù)據(jù)進行成本。利潤、資金等項目計劃執(zhí)行、增減變動、結構比重分析，往來帳款分析，并可將分析結果給制成各種圖形，達到了當時財務管理和企業(yè)管理的目的。
　　
　　但是，隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，新的財務會計制度的執(zhí)行和國家新稅制的實施在會計電算化的實際工作中，我們感到單用戶會計軟件已不適應處理日常帳務，進行各項會計業(yè)務核算的要求，我們認為單用戶會計軟件存在以下弊端：
　　
　　1、在會計的日常業(yè)務中，工作繁重、任務較多，但由于單用戶系統(tǒng)只允許一人上機操作，使大量的數(shù)據(jù)不能及時錄人，影響了會計人員數(shù)據(jù)的及時反映。
　　
　　2、由于單用戶系統(tǒng)，各微機之間資源互不相關，更談不上什么資源共享，勢必造成資源的浪費和投資的增大。
　　
　　3、各相關業(yè)務部門之間信息資源相對獨立，使得不能及時相互查詢各自的信息，不便于企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作。
　　
　　4、由于使用單用戶系統(tǒng)，公司主要領導要獲取各方面信息時，只有到各部門的微機工作臺前，不利于公司主管領導對相關數(shù)據(jù)信息的及時掌握。為此，實現(xiàn)會計電算化的網(wǎng)絡化就成為必然。會計電算網(wǎng)絡化工作的實施事關整個財務部門，同時涉及與其他部門合作的問題。公司領導班子高度重視這一工作，特別是總經(jīng)理、財務部長親自抓，微機資訊部全力協(xié)助，及時解決了各種困難，創(chuàng)造了較好的環(huán)境條件，使這一工作的順利進行得到重要保證。1996年我公司再次引進了具有網(wǎng)絡功能的新一代“用友”財務軟件實現(xiàn)了會計電算化的網(wǎng)絡化，網(wǎng)絡上的每一個工作站都可以共享硬件及軟件資源，同時，還可以使各個工作站實現(xiàn)點對點的信息交換，大大方便了公司各級用戶及各子公司的使用。

　　二、推行會計電算化，為企業(yè)管理服務

　　在計算機的網(wǎng)絡輔助管理下，監(jiān)督和保證“目標成本”的準確執(zhí)行。在財務電算化方面，發(fā)揮“用友”財務軟件的作用，采用雙套并行運行技術，在保證數(shù)據(jù)及時采集的基礎上，能做到隨時記帳，隨時利用帳表一體化產(chǎn)生業(yè)務執(zhí)行數(shù)據(jù)，以便主管領導正確決策。利用“用友”財務軟件系統(tǒng)提供的預算管理功能，將分解后的指標錄入系統(tǒng)。這樣一方面在制單時及時發(fā)現(xiàn)費用是否超標，并給以提示；另一方面系統(tǒng)提供了計劃執(zhí)行情況報告，反映計劃與實際發(fā)生的差額及計劃完成率等?？梢噪S時查看各種成本費用的實際發(fā)生情況，變事后反映為事前分析，事中控制。
　　
　　1995年全公司開展了學習邯鋼經(jīng)驗，加強成本管理，提高經(jīng)濟效益的活動。公司根據(jù)實際情況確定了突出財務管理，特別是資金管理在企業(yè)管理中的中心地位，將財務管理滲透到生產(chǎn)經(jīng)營的全過程中的方向。首先，完善財務管理制度，加快推進會計電算化的進程，全面推行預算管理。從事后算帳轉到事前預測、決策上來，嚴格執(zhí)行財務計劃，堅持成本否決。另外，強化過程控制，按照“先進、合理”的原則，修訂半成品、產(chǎn)成品、原燃材料、備件、輔料等消耗定額和儲備定額，嚴格進行考核，大力降低成本，強化預算管理，堅決杜絕亂開支、亂花錢現(xiàn)象。本著“誰造成的欠款準收回”的原則，制訂嚴格的獎懲考核辦法，下大力搞好清欠，力爭把外欠款全部收回，努力盤活資金。
　　
　　在學習邯鋼經(jīng)驗中，我們認識到內(nèi)部資金核算是加強企業(yè)自身內(nèi)部資金控制的一種管理方式，這種管理方式首先要在企業(yè)內(nèi)部劃分獨立核算單位，我們把各分廠、部門—一劃分，費用分細核算，這種多部門、多項目，對時間要求、項目支出都有一定限制的管理方式，由人工處理很難達到預期的效果，而由計算機進行輔助管理，可以及時掌握各部門資金的使用情況，也可以及時了解企業(yè)資金動向，及時進行各部門的資金平衡、計劃和控制。自從加入了計算機進行輔助管理，公司的各項費用近三年每年都按7％的速度下降，達到了節(jié)流的有效作用。
　　
　　公司推行會計電算化后，往來帳管理變得更清晰明了了，以前的三角債得到及時清理，應收帳款由1993年的450O萬元下降到現(xiàn)在的1000多萬元，盤活了企業(yè)的資金，減少了壞帳損失，為企業(yè)取得了一定的經(jīng)濟效益。公司各部門進行的各種分析，其數(shù)據(jù)來源處理都來自于會計電算化，是現(xiàn)代的手段幫助我們抓管理促經(jīng)營，提高了我們會計的分析決策能力和水平，使會計的管理職能得以充分發(fā)揮，同時積累了資料，總結了經(jīng)驗，建立和完善了企業(yè)管理制度。
　　
　　推行會計電算化后，財務部的人員由16人減少到7人，但工作質(zhì)量并沒有下降，相反會計信息的記錄、匯總、分析更準確及時，同樣其他運用計算機進行管理的部門，管理人員減少了，工作效率卻提高了，公司各部門的工作井井有條，各項工作都完成的較好，提高了工作效率和企業(yè)管理水平。
　　
　　我們通過會計電算化，大大加強和改善了會計的職能。以前會計職能主要受到會計工作崗位的制約，在手工會計核算情況下，盡管會計人員擁有原始憑證，這些原始憑證包含了企業(yè)經(jīng)濟活動大部分信息，但由于受到手工操作技術的制約，難以提高會計核算的速度，難以解決數(shù)據(jù)共享問題，難以同時采用不同會計核算方法，難以采用非貨幣計量方法和現(xiàn)行成本計價方法，難以采用許多數(shù)學方法，原始憑證的許多信息沒有辦法開發(fā)利用，使得會計人員只能在事后被動地反映能夠用貨幣計價的資金運動。實現(xiàn)電算化后，隨著原始憑證數(shù)據(jù)庫的建立和管理型會計軟件的應用以及會計決策支持系統(tǒng)和會計專家系統(tǒng)的出現(xiàn)，完全能夠實現(xiàn)會計對過程控制和觀念總結的馬克思有關會計職能的預

　　三、外引內(nèi)援，自我發(fā)展

　　由于市場上的財務軟件，大部分缺乏對工業(yè)。制造業(yè)生產(chǎn)成本進行管理核算的功能，因此我們在引進消化“用友”財務軟件的同時，以“用友”財務軟件為中心，根據(jù)公司的實際情況，利用公司財務部和微機資訊部的力量，及時開發(fā)了材料核算管理。經(jīng)理查詢（存貨）、固定資產(chǎn)、工資、生產(chǎn)成本、銷售。產(chǎn)成品、售后服務管理、商品生產(chǎn)成本表、產(chǎn)品銷售利潤明細表等系統(tǒng)，并取得了成功，進一步提高了公司的管理水平。我們清楚地認識到為了選擇更為精細而適用的計價方法和成本核算方法，原來在手工核算程序下，由于受到會計操作工具速度的制約，難以采用的存貨移動平均計價法、固定資產(chǎn)個別折舊等許多精細的計價方法和成本核算方法，在實現(xiàn)了會計電算化后得以廣泛應用，從而使計價方法和成本核算方法更加貼近實際需要。
　　
　　組織工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品成本核算的目標，主要是核算企業(yè)全部生產(chǎn)費用的支出，計算產(chǎn)品的單位成本和總成本，為加強成本管理提供科學依據(jù)。
　　
　　由于不同行業(yè)，不同單位生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)組織特點不同，為了保證成本核算的正確性，必須選用與各單位生產(chǎn)特點相適應的成本計算方法。1996年由財務部和微機資訊部開發(fā)編寫了（生產(chǎn)成本）核算系統(tǒng)，為公司各部門提供了及時、正確的成本數(shù)據(jù)資料，為公司進一步降低產(chǎn)品成本發(fā)揮了重要作用。
　　
　　在《生產(chǎn)成本》核算系統(tǒng)的基礎上，根據(jù)管理需要，1997年由財務部和微機資訊部共同開發(fā)編寫了《材料核算管理系統(tǒng)》、《經(jīng)理查詢（存貨）系統(tǒng)》，并在公司全面試運行，取得了圓滿成功，達到了財務與倉庫間帳帳、帳物相符（一分不差）的目的。在總結了經(jīng)驗后，1998年5月新版的《材料核算管理系統(tǒng)》在公司全面正式運行，公司在材料核算管理方面取得了更好的效果。
　　
　　1995年公司財務部和微機資訊部根據(jù)企業(yè)的實際核算情況，分別開發(fā)了《產(chǎn)品銷售利潤明細表》和《商品生產(chǎn)成本表》，加快了產(chǎn)品銷售、產(chǎn)品生產(chǎn)成本數(shù)據(jù)的歸集，提高了數(shù)據(jù)的準確性和及時性，為公司領導提供了決策信息，為我們財務部做好公司領導的生產(chǎn)、銷售決策參謀，起到了舉足輕重的作用。

　　四、實行財務管理電算化的體會

　　我公司在電算化伊始，采用手工填制完記帳憑證后，再輸入電腦中。由于這樣的重復勞動，極易造成：
　　
　　1、加大會計人員負擔，產(chǎn)生抵觸心理。
　　
　　2、只憑證錄人員接觸電腦，其他會計人員不接觸。
　　
　　3、兩次重復制單，容易產(chǎn)生誤差。
　　
　　因此，1996年公司會計電算網(wǎng)絡化伊始，就徹底拋掉了手工填制記帳憑證，改為會計人員拿原始單據(jù)直接在電腦上填制記帳憑證，打印出來，粘貼附件（原始單據(jù)），然后分別記電腦帳和手工帳。這樣，迫使大家普遍使用電腦，可以盡快提高電腦的操作能力，又減少了重復勞動，大家都體會到電算化的優(yōu)越性，消除對電腦的“高科技恐懼癥”。
　　
　　通過幾年來的電算化實踐，我們深深體會到：
　　
　　1、計算機的應用，領導重視是關鍵，領導重視管理，舍得在管理上投資，若不是領導的重視支持，就沒有微機資訊部計算機網(wǎng)絡中心的成立；但財務人員不努力，不能見成效發(fā)揮作用，也不可能得到領導的重視，所以，工作成效和領導重視是密不可分的。
　　
　　2、開展電算化，好的管理軟件，特別是好的財務軟件是基礎。從1991年的選擇到現(xiàn)在，“用友”財務軟件以穩(wěn)定運行、功能強大贏得大家的好評，使我們少走了彎路。
　　
　　3、開展電算化，要有明確的目標和發(fā)展規(guī)劃，要循序漸進，不能求快，如果只為了提高工作效率，而忽略財務基礎工作，電算化就會失去生命力。
　　　
　　4、會計電算化和會計基礎工作是相輔相成的，只有在會計基礎工作扎實的基礎上，才能推行電算化，否則會造成嚴重結果，電算化工作反過來又促進會計基礎工作，可使企業(yè)管理上一個新臺階。
　　
　　5、實現(xiàn)電算化，應根據(jù)工作流程的改變而相應地設立不同的崗位，建立新的規(guī)章制度來進行內(nèi)部控制。
　　
　　6、推行電算化，要根據(jù)單位的發(fā)展狀況和管理要求合理配置軟、硬件設施。配置太低，無法適應軟件的要求和運行好的軟件，只有科學地配置，才能做到投資省收效高。我公司經(jīng)過不斷地更新，現(xiàn)在在一線部門（如財務部、經(jīng)理室）使用的微機已由原來的386、486機全部更新為586微機，使運算的速度大大提高。
　　
　　7、推行電算化，必須挑選、培養(yǎng)知識面廣的人才，搞財會的要懂計算機，搞計算機的要橫財務業(yè)務，否則半邊把式是難以勝任此項工作的。另外，基層單位的操作人員必須懂得中文輸入及懂得計算機的使用，操作人員的文化水平制約著電算化的開展。
　　
　　幾年來電算化的管理減輕了管理人員特別是會計人員的工作強度，大大提高了管理人員和會計人員的業(yè)務素質(zhì)和工作效率，為企業(yè)帶來了經(jīng)濟效益的提高。同時電算化的實施使企業(yè)管理和會計工作走向規(guī)范化，為公司今后參與國際合作、合資奠定了基礎。公司會計電算化的發(fā)展促使了會計職能的轉變，使會計人員從算帳中解放出來，騰出更多的時間和精力去參與經(jīng)營和管理，使每一個會計人員都能從核算人員變?yōu)橐幻髽I(yè)真正的管理者。實行會計電算化，提高了企業(yè)管理水平，可以說電算化是打開企業(yè)現(xiàn)代管理之門的金鑰匙。