所謂紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化，就是將以傳統(tǒng)形式保存的以文字為形式、以紙為載體的被審計(jì)單位的審計(jì)檔案及審計(jì)工作中形成的其他各種審計(jì)文稿轉(zhuǎn)換成以數(shù)字為形式，以磁盤、磁帶、光盤等為載體的計(jì)算機(jī)文件，從而予以保存和檢索的過程。所謂紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化所需的硬件設(shè)備、軟件及人力資源的有機(jī)結(jié)合。

　　一、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件數(shù)字化的重點(diǎn)和難點(diǎn)

　　實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件數(shù)字化重點(diǎn)和難點(diǎn)在于對(duì)以掃描、數(shù)字照相等形式形成的計(jì)算機(jī)文件進(jìn)行有效的整理。

　　從紙質(zhì)審計(jì)文件轉(zhuǎn)化而來的計(jì)算機(jī)文件并不當(dāng)然地具有自由檢索的特性，這可以通過與利用商用辦公軟件（如MsWord97.MsExcel97）形成的計(jì)算機(jī)文件作一個(gè)比較來詳細(xì)說明。商用辦公軟件形成的計(jì)算機(jī)文件一般具有如下特點(diǎn)：（1）多頁的審計(jì)文件存在于一個(gè)計(jì)算機(jī)文件中；（2）計(jì)算機(jī)文件名稱有意設(shè)計(jì)而成，可以明確地表征文件內(nèi)容；（3）計(jì)算機(jī)文件中的文字可以逐一識(shí)別、檢察、定位及增刪處理。對(duì)這種計(jì)算機(jī)文件可以進(jìn)行一定程度的自由檢索與顯示。利用掃描儀掃描后形成的計(jì)算機(jī)文件一般是圖像文件。這種文件有如下特點(diǎn)：（l）紙質(zhì)審計(jì)文件掃描形成計(jì)算機(jī)文件后，每一員形成一個(gè)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)圖像文件。（2）由干掃描是集中進(jìn)行的，從而掃描形成的計(jì)算機(jī)文件的名稱一般是包含特定描述文字的系列號(hào)碼。（3）在每一個(gè)圖像文件中，我們可以看到文字、圖表、簽章等內(nèi)容，但這些內(nèi)容對(duì)計(jì)算機(jī)而言都是圖像元素的集合，不能直接識(shí)別出其中的文字。這樣的計(jì)算機(jī)文件是不能直接進(jìn)行檢索的。

　　對(duì)掃描形成的計(jì)算機(jī)文件進(jìn)行必要的處理，可以利用專門的文字識(shí)別軟件對(duì)我們看到的文字進(jìn)行進(jìn)一步的識(shí)別。文字識(shí)別軟件一般會(huì)將目標(biāo)文字轉(zhuǎn)化成辦公軟件所能處理的計(jì)算機(jī)文件，因而也可以按照處理辦公軟件形成的計(jì)算機(jī)文件的方法收入審計(jì)資料庫。

　　但是在需要保留被掃描文件的“原始風(fēng)貌”的要求下，比如需要保留紙質(zhì)文件上的簽章、圖表、色彩等內(nèi)容肘，文字識(shí)別軟件很難發(fā)揮作用，文字識(shí)別工作是很困難的。只能逐一地為每個(gè)圖像文件配置必須的關(guān)鍵詞，才能有效地實(shí)現(xiàn)檢索與輸出。由于市場上并沒有成熟的軟件可以直接利用，為了檢索掃描形成的計(jì)算機(jī)圖像文件，只能通過靈活的組合運(yùn)用多種數(shù)據(jù)庫軟件、編程軟件、辦公軟件來完成。根據(jù)審計(jì)署制定的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)規(guī)劃，對(duì)數(shù)據(jù)庫的綜合操作和編程語言的應(yīng)用并不是每一個(gè)審計(jì)人員的必備技能。因而向?qū)徲?jì)人員提供一套功能完善、使用方便的專門的審計(jì)文件數(shù)字化軟件已成為當(dāng)前急迫的任務(wù)。

　　二、審計(jì)文件數(shù)字化的實(shí)踐

　　根據(jù)審計(jì)署黨組關(guān)于加強(qiáng)“人、法、技”建設(shè)的精神，署各派出局在建立審計(jì)資料庫方面做了許多工作。旅游僑務(wù)審計(jì)局在審計(jì)實(shí)踐中積極探索，自行設(shè)計(jì)、開發(fā)、應(yīng)用了“審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)”軟件，取得了初步的經(jīng)驗(yàn)，有力地推動(dòng)了審計(jì)工作。

　　該軟件能夠處理未經(jīng)文字識(shí)別處理的計(jì)算機(jī)圖像文件，并將計(jì)算機(jī)文件的處理過程分解為索引過程和關(guān)鍵詞過程。通過該軟件的索引功能，能夠完整地建立掃描形成的計(jì)算機(jī)文件的索引，標(biāo)注出它們所屬的紙質(zhì)審計(jì)文件及其在紙質(zhì)審計(jì)文件中的頁碼位置，從而將零散的計(jì)算機(jī)文件組織起來。通過該軟件的關(guān)鍵詞功能，審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)的維護(hù)人員可以在瀏覽已完成索引的每一個(gè)計(jì)算機(jī)文件的同時(shí)，為正在瀏覽的文件配置關(guān)鍵詞。所配置的關(guān)鍵詞應(yīng)該是根據(jù)計(jì)算機(jī)圖像文件的內(nèi)容，預(yù)先設(shè)想檢索者可能的檢索要求而設(shè)定的。通過該軟件的檢索功能，能夠?yàn)闄z索人員的檢索過程提供一個(gè)操作工具：檢索人員只要輸入他所需要的文件應(yīng)該含有的關(guān)鍵詞，數(shù)字化系統(tǒng)就將含有該關(guān)鍵詞的計(jì)算機(jī)文件按照紙質(zhì)審計(jì)文件的組織方式，向檢索者有序地顯示出來。索引功能、關(guān)鍵詞功能與檢索功能是緊密銜接的，后一功能建立在前一功能充分實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，前一功能實(shí)現(xiàn)的質(zhì)量直接影響后一功能的實(shí)現(xiàn)。

　　該軟件同時(shí)能夠處理辦公軟件形成的計(jì)算機(jī)文件。經(jīng)過軟件的索引功能將計(jì)算機(jī)文件收入資料庫。之后只要審計(jì)人員輸入檢索所需的關(guān)鍵詞，就能直接在計(jì)算機(jī)文件的正文中進(jìn)行全面檢索。對(duì)這類文件不需要專門配備關(guān)鍵詞。