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財(cái)務(wù)控制是內(nèi)部控制的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一,在整個(gè)內(nèi)控體系中有著舉足輕重的作用。一般來(lái)說(shuō),建立和完善壽險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)控制主要包括以下幾個(gè)方面:
預(yù)算控制。壽險(xiǎn)公司通過(guò)預(yù)算的編制和檢查預(yù)算的執(zhí)行情況,可以比較、分析壽險(xiǎn)公司各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)未完成預(yù)算的原因。并對(duì)未完成預(yù)算的不良后果采取改進(jìn)措施,確保各項(xiàng)預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。在實(shí)際工作中,預(yù)算編制不論采用自上而下或自下而上的方法,其決策權(quán)都應(yīng)落實(shí)在壽險(xiǎn)公司管理的最高層。預(yù)算確定后由各預(yù)算單位組織實(shí)施,并輔之以對(duì)等的權(quán)、責(zé)、利關(guān)系,由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)等負(fù)責(zé)監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行。
財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)控制。一是根據(jù)已建立的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度,制定財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)的管理規(guī)章、操作流程、崗位手冊(cè),實(shí)施規(guī)范的會(huì)計(jì)核算流程,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享與無(wú)縫對(duì)接,確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)得到及時(shí)、準(zhǔn)確地反映。二是定期編制財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)報(bào)告,確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。三是建立財(cái)務(wù)分析制度,按照全面分析與專(zhuān)題分析、重點(diǎn)分析與一般分析的方法,對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的資料進(jìn)行進(jìn)一步加工、分析,滿(mǎn)足決策的需要。
收入控制。一是保證收入的合法性,嚴(yán)格按合同金額進(jìn)行收費(fèi),使用統(tǒng)一的收費(fèi)票據(jù)。二是保證收費(fèi)的安全。對(duì)收入以現(xiàn)金為主的網(wǎng)點(diǎn),制定科學(xué)合理的收費(fèi)管理規(guī)定。加強(qiáng)收費(fèi)票據(jù)領(lǐng)用、保管、注銷(xiāo)工作,實(shí)施收費(fèi)復(fù)核制度。
支出控制。一是嚴(yán)格落實(shí)不相容職責(zé)相分離原則。主要包括現(xiàn)金的保管職責(zé)與記賬職責(zé)相分離,印鑒、支票、銀行對(duì)賬相分離,確保銀行資金的安全。二是嚴(yán)格經(jīng)費(fèi)支出審批制度,按審批權(quán)限實(shí)行“雙簽”制度。三是建立總部“大集中”的財(cái)務(wù)報(bào)賬中心,將全系統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬工作集中到總部,費(fèi)用審核權(quán)和支付權(quán)由總部集中控制,改事后監(jiān)督為事前、事中監(jiān)督相結(jié)合,杜絕不合理開(kāi)支及不合規(guī)開(kāi)支,提高費(fèi)用支出的透明度。
工程控制。一是做好立項(xiàng)前的論證工作,強(qiáng)化可行性研究,考慮項(xiàng)目投資的投入產(chǎn)出情況。二是對(duì)已立項(xiàng)的項(xiàng)目要做好工程設(shè)計(jì),做到多個(gè)方案、多方調(diào)查、多家競(jìng)標(biāo),確保選擇資質(zhì)好、業(yè)務(wù)強(qiáng)的設(shè)計(jì)公司。盡量做到設(shè)計(jì)一次到位,減少變更。三是建設(shè)項(xiàng)目的招、投標(biāo)和付款控制??刂坪脴?biāo)底工程量及定額,其他費(fèi)用的計(jì)量應(yīng)符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),招、投標(biāo)按規(guī)定程序和方式進(jìn)行,付款嚴(yán)格按合同條款執(zhí)行。四是對(duì)完工的項(xiàng)目按設(shè)計(jì)及合同要求組織驗(yàn)收,認(rèn)真做好結(jié)算審計(jì)。竣工決算后分析概算、預(yù)算、決算、差異原因及項(xiàng)目成本效益。
資產(chǎn)控制。建立實(shí)物資產(chǎn)管理的崗位責(zé)任制度,對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用、發(fā)出、盤(pán)點(diǎn)、保管及處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。
資產(chǎn)采購(gòu)。一是明確各部門(mén)及所屬壽險(xiǎn)公司資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)。凡是配置標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的資產(chǎn)購(gòu)置,列入資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃按規(guī)定流程報(bào)批。超標(biāo)準(zhǔn)超計(jì)劃的資產(chǎn)購(gòu)置,經(jīng)物管中心或辦公室并報(bào)總裁(總經(jīng)理)辦公會(huì)集體審議、批準(zhǔn),有計(jì)劃地進(jìn)行配置。二是按資產(chǎn)采購(gòu)金額劃分為零星采購(gòu)、一般采購(gòu)和大額采購(gòu),明確各種采購(gòu)形式的具體審批程序及操作流程。特別注意的是,壽險(xiǎn)公司物資采購(gòu)招標(biāo)前,應(yīng)指定專(zhuān)人到市場(chǎng)詢(xún)價(jià),詢(xún)價(jià)單位不得少于3家并具有一定的代表性,然后再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)?nèi)珖?guó)范圍內(nèi)同類(lèi)商品的價(jià)格,確定底價(jià)。同時(shí),大額采購(gòu)或一般采購(gòu)年度累計(jì)采購(gòu)金額在100萬(wàn)元以上均應(yīng)實(shí)行公開(kāi)招標(biāo)。對(duì)一些更新?lián)Q代快的電子產(chǎn)品,每年都應(yīng)對(duì)固定的供應(yīng)商提供的服務(wù)情況進(jìn)行評(píng)估。
資產(chǎn)處置。制定各類(lèi)資產(chǎn)管理處置制度,如《流動(dòng)資金管理制度》、《固定資產(chǎn)管理制度》、《在用低值易耗品管理規(guī)定》等制度。在各項(xiàng)管理制度中,對(duì)每類(lèi)資產(chǎn)的處置標(biāo)準(zhǔn)、程序、方法以及相關(guān)權(quán)、責(zé)部門(mén)和人員做出明確的規(guī)定,確保壽險(xiǎn)公司資產(chǎn)的安全、完整。
資產(chǎn)清查。建立財(cái)產(chǎn)物資出入庫(kù)、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)撥、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢清理制度,明確財(cái)產(chǎn)保管人員職責(zé),對(duì)物資的收發(fā)、保管要做到手續(xù)完備、賬目清楚。定期和不定期會(huì)同保管人員對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查,每年年終定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。確保財(cái)產(chǎn)物資賬賬、賬卡、賬實(shí)相符。
資金控制。資金控制包括貨幣資金內(nèi)部控制、資金調(diào)度、投資決策等方面。
貨幣資金。貨幣資金內(nèi)部控制的基本原則是職責(zé)分離,相互有牽制。建立崗位責(zé)任制,嚴(yán)格審批授權(quán)制度,嚴(yán)格現(xiàn)金收支憑證的管理,加強(qiáng)出納工作。
資金調(diào)度。對(duì)資金進(jìn)行統(tǒng)一管理和運(yùn)作,嚴(yán)格實(shí)行收支兩條線(xiàn)和保費(fèi)收入賬戶(hù)定期零余額管理。合理測(cè)算各分支機(jī)構(gòu)資金需求額度,減少資金占?jí)?,最大限度提高資金使用效益。同時(shí)要對(duì)分支機(jī)構(gòu)資金收支情況定期進(jìn)行檢查。
投資決策。建立透明規(guī)范的投資決策程序和議事規(guī)則,投資決策應(yīng)合規(guī),并有充分的可行性研究及風(fēng)險(xiǎn)分析。對(duì)外投資業(yè)務(wù)必須合理分工,一項(xiàng)投資業(yè)務(wù)可分為授權(quán)、執(zhí)行、記錄和保管等,應(yīng)由不同的人員執(zhí)行,形成相互制約,有利于避免或減少投資業(yè)務(wù)中發(fā)生錯(cuò)誤的可能性。
其他重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)控制。壽險(xiǎn)公司融資方案、對(duì)外擔(dān)保等重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)也應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制。一是對(duì)外融資要選擇合理的籌資渠道和籌資方式。二是在籌資決策時(shí)必須考慮籌資成本、籌資風(fēng)險(xiǎn)、資本結(jié)構(gòu)、籌資時(shí)機(jī)、籌資的社會(huì)效應(yīng)以及對(duì)控制權(quán)的影響。三是對(duì)外提供擔(dān)保必須嚴(yán)格進(jìn)行信用評(píng)估,充分了解被擔(dān)保壽險(xiǎn)公司的債務(wù)清償能力和財(cái)務(wù)適應(yīng)性,以避免擔(dān)保風(fēng)險(xiǎn)。
財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)控制。財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是實(shí)行內(nèi)部控制的關(guān)鍵,一是加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的思想品德修養(yǎng),樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀,抵制“一切向錢(qián)看”的錯(cuò)誤思想。二是提高財(cái)務(wù)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的崗前培訓(xùn)和在崗繼續(xù)教育,使他們及時(shí)掌握新知識(shí),更新觀念,具備扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和熟練的專(zhuān)業(yè)技能適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。
內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督控制。相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)制度對(duì)落實(shí)壽險(xiǎn)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)控制具有重要作用。一是合理設(shè)置內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)。內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督要獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門(mén),直接對(duì)壽險(xiǎn)公司“一把手”負(fù)責(zé),保證其發(fā)揮應(yīng)有的作用。二是明確審計(jì)的內(nèi)容。在做好財(cái)務(wù)收支審計(jì)的同時(shí),要突出做好經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)。三是做好重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)工程,防止出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)。四是做好領(lǐng)導(dǎo)干部離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)。既增強(qiáng)了在任領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任心,又對(duì)離任人員有一個(gè)明白的結(jié)論,有利于提高壽險(xiǎn)公司管理者的責(zé)任心。
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