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小議固定資產(chǎn)投資內(nèi)部控制

來源: 來源:江蘇財經(jīng)信息網(wǎng) 編輯: 2003/05/20 09:22:28  字體:
  [摘要]企業(yè)在追逐效益的時候,不可忽視經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的舞弊及管理上的漏洞正在侵蝕企業(yè)的利潤。在固定資產(chǎn)投資的各個環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)舞弊行為,因此建設(shè)一個充滿活力又有約束機制的、覆蓋固定資產(chǎn)投資一切領(lǐng)域的內(nèi)部控制仍任重道遠(yuǎn)。

  一個有希望的企業(yè),它的內(nèi)控是嚴(yán)密的。因為市場競爭越激烈,企業(yè)的內(nèi)部管理應(yīng)越嚴(yán)密,這是不爭的事實。我們常說的管理混亂,準(zhǔn)確地說是管理秩序的失控,是內(nèi)控的失敗。內(nèi)控失敗帶給企業(yè)的危害是內(nèi)傷型的,是以犧牲企業(yè)的利潤和隊伍的凝聚力為代價的。

  在固定資產(chǎn)投資的全過程中,業(yè)主將其視為競爭力的儲備,從決策開始瞄準(zhǔn)的就是國內(nèi)外的市場空間及企業(yè)份額,期盼著盡快實現(xiàn)項目三大目標(biāo),盡早加入國際競爭的主流……然而,企業(yè)在追逐效益的時候,切莫忽視經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的舞弊及管理的漏洞正在侵蝕著企業(yè)的利潤,它表現(xiàn)在:①決策環(huán)節(jié)的無效投資;②資金使用環(huán)節(jié)的侵吞、轉(zhuǎn)移和挪用;③設(shè)計環(huán)節(jié)的差錯失查;④招標(biāo)環(huán)節(jié)的幕后交易、違規(guī)操作;⑤合同環(huán)節(jié)上無原則讓利;⑥采購環(huán)節(jié)的“舍近求遠(yuǎn)、舍廉求貴、舍優(yōu)求次”;⑦施工環(huán)節(jié)的偷梁換柱、粗制濫造;⑧工程審量審價環(huán)節(jié)的內(nèi)外勾結(jié)……這些問題使得企業(yè)資產(chǎn)在不健全的各類制度下不顯山、不露水的悄然流失……

  因此,建設(shè)一個充滿活力又有約束機制的、覆蓋固定資產(chǎn)投資一切領(lǐng)域的內(nèi)控體系仍任重道遠(yuǎn)。

  一、內(nèi)控——企業(yè)壯大的“內(nèi)功”

  今天,以信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的高新技術(shù)正全速將企業(yè)帶入一個新經(jīng)濟(jì)時代,許多企業(yè)已開始實施國際化戰(zhàn)略,對業(yè)務(wù)流程實行再造和整合,以提高國際競爭力。而這些企業(yè)在整合中,無一不是以強有力的內(nèi)控管理為基礎(chǔ),它強調(diào)以首尾相接的、完整連貫的整合性業(yè)務(wù)流程,來取代過去被職能不清的、管理部門割裂的、不易看見也難于管理的破碎性流程,它的每一條信息都是受控的、可追溯的,我們認(rèn)為這就是內(nèi)控。

  內(nèi)控是要靠組織的決策層、管理層和其他員工去實現(xiàn)的“經(jīng)營的效果性和效率性、財務(wù)報告的可信性、對法規(guī)和制度的遵循性”過程。它是企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分,是有效地執(zhí)行組織策略,實現(xiàn)高效率、專業(yè)化、規(guī)范化、科學(xué)化與自動化管理的基本條件。

  二、企業(yè)的“經(jīng)濟(jì)良醫(yī)”——內(nèi)控制度審計

  國際審計大師勞倫斯說:內(nèi)部審計是內(nèi)部咨詢師,是家中的賓客(是經(jīng)濟(jì)良醫(yī))而不是街上的警察。不僅要尋找那些或大或小的錯誤,而且要為改善業(yè)務(wù)提供指南,不是處分眾人的事后諸葛亮,而是鞭策人民勵精圖治的咨詢師,它不僅關(guān)心事情是否做得恰當(dāng),而且關(guān)心該做的事情是否做了。

  隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立,伴隨著分權(quán)化,出現(xiàn)了部門責(zé)任制、經(jīng)營責(zé)任制,各級管理部門享有了更多的自主權(quán)。企業(yè)最高管理當(dāng)局對其掌握的資源財產(chǎn)的使用情況,以及他們制定的方針政策,下達(dá)的命令、指示的貫徹執(zhí)行程度必然要表示出越來越大的關(guān)心及疑慮。內(nèi)部審計人員于是被授權(quán)代表企業(yè)最高管理當(dāng)局去監(jiān)督檢查,從事最高管理當(dāng)局想做而未做的工作。

  內(nèi)部審計比國家審計、社會審計范圍更大、內(nèi)容更豐富、形式更多樣,對外保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益不受傷害,對內(nèi)抑制違法行為,保護(hù)企業(yè)健康發(fā)展?,F(xiàn)代的內(nèi)部審計不僅能查錯防弊,而且能為自己的企業(yè)提供“增值服務(wù)”,國際國內(nèi)也越來越重視內(nèi)部審計工作。

  在內(nèi)控制度審計中,內(nèi)審人員遇到問題找方法,使富有建設(shè)性的建議和措施盡快被采納,協(xié)助管理當(dāng)局有效履行職責(zé),做好部門的“經(jīng)濟(jì)良醫(yī)”,促進(jìn)單位內(nèi)部管理,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀,這是內(nèi)部審計追求的目標(biāo)。同時,在內(nèi)控制度審計中,評價制度的缺陷直接涉及權(quán)利的分配,這將動搖原有的利益格局,因而,其阻力和風(fēng)險比其他專項審計要大的多。內(nèi)審人員更應(yīng)提倡敬業(yè)精神,具備隨時為國家和企業(yè)的利益而在所不辭的犧牲精神,深入一線,使每一條審計線索的突破化為一條切斷流向不明渠道的財路;每一項審計建議的實施成為一筆實實在在的管理創(chuàng)效源泉。使審計的預(yù)警效應(yīng)帶動所有相關(guān)部門各自敲響警鐘、承擔(dān)責(zé)任、聯(lián)手管理,使審計成果直接轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的管理方法和效益。這正是管理得人心、監(jiān)管出效益的人心所向。

  三、循環(huán)——內(nèi)控審計的“尚方寶劍”

  常規(guī)的內(nèi)部控制方法有目標(biāo)控制法、組織控制法、授權(quán)控制法、程序控制法、措施控制法和檢查控制法等。隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)的控制方法已不能滿足企業(yè)管理流程再造的需要,審計方法的改進(jìn)已時不我待,“循環(huán)法”正是在這種條件下進(jìn)入我們視野的?,F(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)整合的成果,使得職能型的結(jié)構(gòu)向扁平化轉(zhuǎn)化,每一道流程在信息化建設(shè)中向“零距離”拉近。循環(huán)審計以首尾相接、完整連貫的業(yè)務(wù)流程為對象,摒棄了傳統(tǒng)方法中忽視接口部位管理的弊端,如我們在實際工作中總結(jié)的縱向到底的源頭審計法、橫向到邊的終點審計法、采購與付款的內(nèi)循環(huán)法及跨越部門、專業(yè)的外循環(huán)法等均是這一思路的運用。

  在內(nèi)控制度審計的專用技術(shù)上,傳統(tǒng)的方法有文字描述法、調(diào)查表法、流程圖法,而按“循環(huán)法”的理念,則有了圖文并茂的“傻瓜圖”制度描述法。

  以下是我們對某一銷售建材的小企業(yè)的內(nèi)控制度評審所采用的“循環(huán)法”和“傻瓜圖法”。

  例:某小企業(yè)生產(chǎn)渣料,內(nèi)審人員在審計時,首先召集所有與渣料經(jīng)營有關(guān)的營銷、物供、生產(chǎn)、倉庫、財務(wù)等部門的管理人員,請他們描述渣料的來源地、計量、入庫及渣料生產(chǎn)、營銷全過程。審計人員決定從供應(yīng)環(huán)節(jié)到本企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)及收款環(huán)節(jié)進(jìn)行“循環(huán)”,在大循環(huán)中進(jìn)行穿行試驗,很快發(fā)現(xiàn)它在計量上的問題及資金體外循環(huán)的問題,我們創(chuàng)立的“傻瓜圖”產(chǎn)生了效應(yīng),促使該單位管理層立即采取措施建章建制,阻塞了漏洞,請看后圖對制度的描述。

  四、管理中最可怕的事實是規(guī)章制度既不廢止,也不執(zhí)行

  世界上沒有庸人、懶人,只有創(chuàng)造庸人和懶人的環(huán)境。如果你走進(jìn)施工工地,當(dāng)有很多人在偷懶時,你不要責(zé)怪他們,問題在你為什么不控制?

  固定資產(chǎn)投資控制涉及范圍廣,控制難度大,因而內(nèi)審人員在管理中應(yīng)有目的的收集問題,剖析問題,將這些問題按性質(zhì)分類,把問題的來龍去脈搞清楚,針對每一個問題采取相應(yīng)的對策。在實際工作中有這樣的現(xiàn)象,每一類問題的提出和剖析的深入,一定會帶起另一類問題的暴露,如對工程超預(yù)算的問題分析時,會引起設(shè)計變更的問題,追索涉及變更的問題,又可能涉及立項、合同條款爭議、材料代用、現(xiàn)場簽證、管理失誤……等一系列問題,這正是事物相互聯(lián)系的辯證法。建章建制的任務(wù)就是從最薄弱的環(huán)節(jié)和最突出的問題入手,各個擊破、打殲滅戰(zhàn),當(dāng)每一個環(huán)節(jié)的問題都基本得到控制的時候,我們便已經(jīng)把工程造價全方位控制各個鏈條有機地連接起來了,然后一個環(huán)節(jié)帶動一個環(huán)節(jié),促使整個運行機制的良性循環(huán),將制度滲透到工程造價控制的全過程,覆蓋建設(shè)投資涉及到的所有領(lǐng)域。

  同時,應(yīng)對內(nèi)強調(diào)控制,對外強調(diào)法制,因為法制建設(shè)是控制的基礎(chǔ)和條件?,F(xiàn)有的市場準(zhǔn)入、項目法人負(fù)責(zé)制、招標(biāo)投標(biāo)、工程監(jiān)理、合同管理、工程質(zhì)量監(jiān)督等制度,為逐步建立起更加科學(xué)、更加完善的建筑市場運行規(guī)則和管理制度體制提供了條件,并將成熟有效的改革措施通過法律、法規(guī)加以確定,是我國建設(shè)體制改革的主要目標(biāo)。

  五、案例:

  “舞弊審計”為突破口,有效健全內(nèi)控制度

  切記:企業(yè)在追逐利潤最大化的時候,不可忽視經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的欺詐正在侵蝕著企業(yè)的利潤

  (一)個案簡述:某檢修工程由A公司施工,A公司轉(zhuǎn)給其控股的B公司,B公司再轉(zhuǎn)給某個體承包人實施。合同內(nèi)容主要為站舍廁所的部分修繕等零星工程。經(jīng)審計,該個體承包人充分利用了工程接口部位的薄弱環(huán)節(jié),采取夸大工程性質(zhì)、虛列工程項目、高估冒算、篡改預(yù)算的手法,使一項質(zhì)量低劣、造價不大的小工程的結(jié)算款超過實際造價數(shù)倍以上,并造成了已在財務(wù)部門辦妥全部付款手續(xù)的事實。

  (二)舞弊審計報告中的原因分析

  這項工程雖然金額不大,且沒有造成不良后果,在全公司也極為少見,但反映出我們的各項工程管理制度上還存在弱點。公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視,支持審計部門以此為契機,重新修訂公司的各項檢修工程管理制度。通過分析,我們發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生這一后果的原因有如下幾個方面:

  1、投資計劃不準(zhǔn):上述工程的投資計劃的隨意性較大,以新建一座“三無廁所”的費用額來確定部分修繕工程的金額,為部門的層層審核埋下了隱患。

  2、立項審核不嚴(yán):管理人員在確認(rèn)立項時,沒有認(rèn)真履行到現(xiàn)場實地確認(rèn)的程序,對基層廠申報的“注水”項目沒有及時糾正,為高估冒算留下空間。

  3、產(chǎn)權(quán)廠、主管部門驗收工程、審核工程量失職:結(jié)算中明顯沒有實施的項目未刪除、超出實際工程量數(shù)倍以上的沒有扣減且質(zhì)量低劣但在其結(jié)算單上將其評為優(yōu)良工程,審查人員的嚴(yán)重失職是造成弄虛作假的關(guān)鍵原因。

  4、審批單傳遞程序存在漏洞:預(yù)算由施工單位自持送有關(guān)部門審批,而預(yù)算書在部門之間的傳遞又沒有相互核對和反饋的程序,給弄虛作假、經(jīng)濟(jì)欺詐行為以可乘之機。

  5、工程轉(zhuǎn)包導(dǎo)致公司利益流失:經(jīng)認(rèn)定,該工程系B公司包給某個體承包人實施,工程的施工管理、預(yù)算編制、財務(wù)結(jié)算均系個人操作。工程款到位后,向B公司交一定的管理費,其余款項歸個人所有。行為使產(chǎn)權(quán)廠、主管部門放松了把關(guān)的警惕性,造成公司利益損失,也敗壞了被施工單位的聲譽。

 ?。ㄈ┌l(fā)生在舞弊審計之后的舉措

    1、凡涉及這一審計案例的有關(guān)單位和個人均受到處理,該個體承包人已移送司法機關(guān)。通過對這一案件的查處,帶動了相關(guān)部門各自敲響警鐘,主動承擔(dān)責(zé)任,起到了聯(lián)手管理的預(yù)警效應(yīng)。公司領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門認(rèn)真學(xué)習(xí)朱镕基總理對審計工作提出的“全面審計,突出重點,抓住典型,跟蹤落實”的指示,要求以審計部為主體,重新評價現(xiàn)有的內(nèi)控制度,重新修訂相關(guān)制度,尤其是專業(yè)管理接口部位的鏈條一定要聯(lián)結(jié)成閉環(huán)。

  2、審計部歷時二個月深入基層和部門,針對各環(huán)節(jié)的問題,對癥立策,調(diào)查研究起草了《建立檢修工程管理制度的審計建議》。

  為了檢驗這一制度是否可行,我們在2002年4月到冷軋廠年修項目中對這一制度的運行進(jìn)行了技術(shù)試驗,結(jié)果認(rèn)定它是可行的。公司主管部門按照審計建議制定并會簽了《檢修工程管理若干規(guī)定》,下發(fā)全公司執(zhí)行。之后,相關(guān)部門圍繞這一文件要求修訂相關(guān)制度,保證了政策規(guī)定的一致性。為進(jìn)一步鞏固審計成果,在《武鋼工人報》開辟《武鋼內(nèi)部工程市場公示欄》,建立《內(nèi)部工程市場發(fā)包及承接情況公示制度》,每月二十五日公布武鋼所有工程承、發(fā)包情況,并設(shè)立了舉報電話。

  實施這一舉措半年來,效果明顯,各項工程造價有效地控制在目標(biāo)值以內(nèi)。

  企業(yè)通過開展固定資產(chǎn)投資內(nèi)部控制,能夠大幅度的降低固定資產(chǎn)投資領(lǐng)域舞弊發(fā)生的可能性,及時堵塞管理工作中出現(xiàn)的漏洞,真正為企業(yè)起到“增值服務(wù)”的作用。因此,我們認(rèn)為:固定資產(chǎn)投資領(lǐng)域的內(nèi)部控制工作還應(yīng)得到重視和加強,它為企業(yè)帶來的好處將日益顯現(xiàn)出來。(作者:何畏)

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