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?。?strong>摘要]本文論述了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響,探討了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題,并在此基礎(chǔ)上提出完善電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的有關(guān)對(duì)策。
?。?strong>關(guān)鍵詞]電算化會(huì)計(jì),信息系統(tǒng),內(nèi)部控制
隨著會(huì)計(jì)電算化工作的普及和深入,有關(guān)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的作弊經(jīng)濟(jì)案件時(shí)有發(fā)生,這迫切要求有關(guān)部門建立和加強(qiáng)電算化下的內(nèi)部控制體系,以適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)。探討計(jì)算機(jī)應(yīng)用對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響,對(duì)建立健全電算化會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制制度和措施有重要意義。
1電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響
1.1內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生變化
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)一般都集中由計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門進(jìn)行處理,而財(cái)務(wù)部門人員往往只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼,并對(duì)計(jì)算機(jī)輸出的各種會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析。
1.2控制的實(shí)現(xiàn)方式變化
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制是以人工控制實(shí)現(xiàn)。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制則具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能。
1.3交易授權(quán)、執(zhí)行與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)存在差異
授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制,在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章,但在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令,獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。由此引起失控而造成損失的案例數(shù)不勝數(shù)。
1.4交易處理痕跡變化
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度,保留了交易處理的痕跡;但在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中它的控制功能弱化,部分交易幾乎沒有”痕跡”,給控制帶來一定的難度。
1.5控制的范圍擴(kuò)大
傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對(duì)交易處理,而電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)下,由于系統(tǒng)建立和運(yùn)行的復(fù)雜性,內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大,包含了傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)沒有的內(nèi)容,如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制。
1.6網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展帶來了許多新問題
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前IT發(fā)展的方向,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠(yuǎn)的影響。
2電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題
2.1數(shù)據(jù)處理的集中性削減了傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度
在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中,所有的數(shù)據(jù)處理都是由會(huì)計(jì)軟件在計(jì)算機(jī)中自動(dòng)處理,任何會(huì)計(jì)人員甚至有的外部人員都可在計(jì)算機(jī)上瀏覽會(huì)計(jì)信息,甚至可以修改、破壞會(huì)計(jì)信息資料和系統(tǒng)數(shù)據(jù),這就給數(shù)據(jù)的安全帶來了一定的威脅。雖然每個(gè)操作員都設(shè)置了權(quán)限和口令,并且各自的口令都應(yīng)保密,但是有的單位對(duì)操作員的權(quán)限管理比較松懈,一個(gè)操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)并進(jìn)行不同的操作,使崗位責(zé)任制名存實(shí)亡。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)人員之間的聯(lián)系是直接的,由于崗位的不同和筆跡的不同,自然形成了相互制約、相互監(jiān)督的內(nèi)控體系。而在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,原來的人與人之間的聯(lián)系,部分的轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的聯(lián)系,通過計(jì)算機(jī)使犯罪更加隱蔽,后果更嚴(yán)重。
2.2會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全和保密性差
財(cái)務(wù)資料是單位的絕對(duì)秘密文件,在很大程度上關(guān)系單位的發(fā)展和存亡。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序文件都保存在計(jì)算機(jī)中,會(huì)計(jì)工作的正常運(yùn)行也完全依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全,一旦出現(xiàn)斷電、病毒發(fā)作、錯(cuò)誤操作、火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等意外事故,就會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失,甚至系統(tǒng)癱瘓,而一旦數(shù)據(jù)丟失,后果不堪設(shè)想。
2.3會(huì)計(jì)檔案的管理沒有落實(shí)到位
實(shí)行電算化后的會(huì)計(jì)檔案除包括憑證、賬簿、報(bào)表外,還包括軟盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)和軟件開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和程序。目前大多單位對(duì)磁性存儲(chǔ)介質(zhì)的管理還不重視,認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案主要是憑證、賬表等直觀的資料。
3完善電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制
內(nèi)部控制制度是一個(gè)系統(tǒng)(單位)的內(nèi)部各個(gè)子系統(tǒng)(部門、個(gè)人)為了保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全完整,保證會(huì)計(jì)及其他數(shù)據(jù)正確可靠,保證國(guó)家有關(guān)方針、政策、法令、制度和本單位制度、98計(jì)劃貫徹執(zhí)行,提高經(jīng)濟(jì)效益,利用系統(tǒng)內(nèi)部分工而產(chǎn)生相互聯(lián)系的關(guān)系,形成一系統(tǒng)具有控制職能的方法、措施、程序的一種管理制度。建立和健全會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的基本思路是堅(jiān)持明確分工、相互獨(dú)立、互相牽制、相互制約的安全管理原則,建立系統(tǒng)的人工與機(jī)器相結(jié)合的控制機(jī)制,使會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行的每一個(gè)過程都處于嚴(yán)密控制之中。
電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制一般包括兩類,即一般控制和應(yīng)用控制。它們均是計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的特殊控制,用來預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)中所發(fā)生的錯(cuò)誤、舞弊和故障,使系統(tǒng)能正常運(yùn)行。
3.1一般控制對(duì)策
一般控制又稱普通控制,主要內(nèi)容有:在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中,通過劃分不同的職能部門實(shí)施內(nèi)部控制;通過限制會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)有關(guān)人員業(yè)務(wù)處理的權(quán)限,實(shí)施內(nèi)部控制;建立崗位責(zé)任制,各工作崗位的職責(zé)范圍應(yīng)明確規(guī)定不相容職務(wù)相分離。
3.2應(yīng)用控制對(duì)策
應(yīng)用控制又稱運(yùn)行控制,是為了使會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)能適應(yīng)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)處理的特殊要求而建立的各種能防止、檢測(cè)及更正錯(cuò)誤和處置舞弊行為的控制制度和措施,是為保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠的內(nèi)部控制制度和措施,其目的是確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、完整和有效。主要內(nèi)容包括輸入控制、處理控制和輸出控制三方面。輸入控制主要對(duì)輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行控制,如二次輸入校驗(yàn)、平衡校驗(yàn)、總數(shù)校驗(yàn)等;處理控制主要對(duì)業(yè)務(wù)處理程序、方法進(jìn)行控制,如輸入計(jì)算機(jī)中記賬憑證未經(jīng)審核不得記賬,已記賬憑證不得修改等。
3.3其它對(duì)策
內(nèi)部控制的質(zhì)量可能會(huì)在很多方面受到不利影響,包括缺乏遵從性、情況發(fā)生變化,甚至控制本身受到懷疑和誤解。為了確保會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制被切實(shí)執(zhí)行,產(chǎn)生良好效果,并能夠隨時(shí)適應(yīng)新情況,內(nèi)部控制必須被監(jiān)督。
在完善電算化會(huì)計(jì)信系統(tǒng)內(nèi)部控制的過程中,我們還應(yīng)注意多方面的問題:應(yīng)在各部門配合下由財(cái)會(huì)部門具體負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的制定;要遵守《會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等國(guó)家的有關(guān)規(guī)章制度;應(yīng)立足于本單位當(dāng)前的實(shí)際需要,并考慮到今后工作發(fā)展的要求制定內(nèi)部控制制度;加強(qiáng)所有操作人員的整體配合精神,注重協(xié)作;加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)。
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