原始憑證審核中主要存在不規(guī)范性和利用原始憑證作弊兩類問題,主要表現(xiàn)如下:
l.原始憑證填制上的錯誤。
2.原始憑證填制內(nèi)容不完整性。
3.原始憑證缺乏時效性。
4.原始憑證的遺失。
5.對原始憑證涂改、添加。
6.利用原始憑證虛報冒領(lǐng);利用原始憑證重復(fù)報銷;利用原 始憑證的多聯(lián)次搞大頭小尾套取資金等。
上述1至4項屬于原始憑證的不規(guī)范問題,5至6項屬于利用原始憑證作弊的問題。如何去解決這些問題呢?
對于原始憑證不規(guī)范問題, 《會計法》有明確規(guī)定,記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證會計人員要予以退回,并要求按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定更正、補充。對于內(nèi)容填寫不全的原始憑證,經(jīng)辦人員要按國家會計制度規(guī)定填寫完備,使原始憑證達到具備以下基本內(nèi)容:
。1)原始憑證的名稱,標(biāo)明原始憑證所記錄的業(yè)務(wù)內(nèi)容的種類,反映原始憑證的用途,如入庫單等;
。2)原始憑證填制日期,一般應(yīng)是經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生或完成的日期;
。3)填制原始憑證的單位名稱或填制人姓名;
。4)有關(guān)經(jīng)辦人員的簽名或蓋章。這是明確經(jīng)濟責(zé)任的依據(jù);
。5)接受原始憑證的單位名稱或個人姓名;
。6)所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的內(nèi)容,主要是標(biāo)明經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的項目、名稱及有關(guān)的附注說明;
。7)經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的單價。數(shù)量和金額,主要標(biāo)明經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的計量,這是原始憑證的核心內(nèi)容。另外,外來原始憑證必須蓋有填制單位的公章;自制原始憑證,必須有經(jīng)辦單位的負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人指定的人員簽名或蓋章;購買實物的原始憑證必須有驗收證明等等。
對于利用原始憑證作弊的問題,查證的方法較多,主要有如下幾種:
(1)針對涂改、添加原始憑證,審查人員可以查證可疑發(fā)票開出方、收受方記載的內(nèi)容,如:時間、單位、品名、數(shù)量、單價、金額等是否一致,并逐項核對;也可以查證可疑發(fā)票開出方、收受方的有關(guān)記錄;可以對可疑發(fā)票的涂改、添加內(nèi)容進行技術(shù)或筆跡鑒定,分別查明涂改的方法、內(nèi)容、添加經(jīng)過和嫌疑人。
。2)對于利用原始憑證虛報冒領(lǐng)的,審查人員可以查證可疑憑證的來源、內(nèi)容及相關(guān)依據(jù),有無收款人的簽名或簽章以及款項去向;查證可疑憑證內(nèi)容是否單位的正常開支或特別支出及證明,其依據(jù)的真實性與合規(guī)性;查證可疑憑證的款項支出形式,是直接支付還是轉(zhuǎn)手支付;針對檢驗中發(fā)現(xiàn)的線索、疑點,與領(lǐng)款人核實,查明資財?shù)娜ハ,必要時做筆跡鑒定。
。3)對于利用原始憑證重復(fù)報銷的,審查人員可以查明報銷的可疑憑證是發(fā)票正聯(lián)還是副聯(lián),要注意是否為虛擬發(fā)票遺失,用副聯(lián)或其它發(fā)票報賬;查證可疑憑證發(fā)生的時間是否當(dāng)年當(dāng)月發(fā)生,尤其要注意對跨年度票據(jù)的審查;必須查出已報銷入賬的原票證。
。4)對大頭小尾的原始憑證,審查人員可以查證可疑票證開出方的發(fā)票存根或記賬憑證;如屬購買商品的可疑票證,應(yīng)查證該單證相關(guān)的出入庫記錄,比較兩者的內(nèi)容是否相符;必要時將可疑發(fā)票聯(lián)、收款聯(lián)、出庫單三者進行核對。