預(yù)付賬款是指企業(yè)按照購貨合同或勞務(wù)合同的規(guī)定，預(yù)先支付給供貨方或提供勞務(wù)方的款項。在日常核算中，有的企業(yè)由于主觀、客觀方面的原因錯用該科目或利用該科目隱瞞利潤、推遲納稅等，影響了企業(yè)財務(wù)信息的真實性。

　　一、“預(yù)付賬款”在日常核算中誤用的形式及原因

　　一是企業(yè)購置機(jī)器設(shè)備、廠房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款等誤記入“預(yù)付賬款”。在實際會計核算中，對企業(yè)購置機(jī)器設(shè)備、廠房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款，許多財務(wù)人員不知道應(yīng)該將其列支在“預(yù)付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目。他們認(rèn)為只要是預(yù)付的各種款項，均應(yīng)在“預(yù)付賬款”科目列支，對“預(yù)付賬款”科目含義存在誤解。《企業(yè)會計制度》規(guī)定，預(yù)付賬款科目核算企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定而預(yù)先支付給供應(yīng)單位的款項。該科目屬于流動資產(chǎn)類科目，用來核算購入存貨時形成的預(yù)付款。而上述的采購機(jī)器設(shè)備、廠房的預(yù)付款項或預(yù)付在建工程款屬于固定資產(chǎn)類核算的對象，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其性質(zhì)用“工程物資”或“在建工程”科目核算。

　　二是職工借支而預(yù)付的材料款誤記入“其他應(yīng)收款”科目。在會計實務(wù)中，企業(yè)采購部門人員借支去采購材料等貨物時需要先付款，財務(wù)部門只持有采購人員的借條，發(fā)票和供貨企業(yè)的收據(jù)在當(dāng)月收不到，會計人員在做賬時往往誤用“其他應(yīng)收款”科目核算預(yù)付材料款。一般情況下，和主營業(yè)務(wù)無關(guān)的業(yè)務(wù)都可以用“其他應(yīng)收款”核算，而“預(yù)付賬款”一般核算和主營業(yè)務(wù)有關(guān)的項目，如采購材料等。所以職工借支預(yù)付的材料款應(yīng)記入“預(yù)付賬款”而不是“其他應(yīng)收款”科目。

　　三是資產(chǎn)負(fù)債表中的預(yù)付賬款項目填列不正確。會計期末，財務(wù)人員在編制資產(chǎn)負(fù)債表時，往往容易將應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款合并計算，如將“預(yù)付賬款”總分類賬戶的期末余額直接填列在資產(chǎn)負(fù)債表的“預(yù)付賬款”項目中，這樣計算不一定正確，因為總分類賬戶等于所屬各個明細(xì)分類賬戶余額之和，而預(yù)付賬款總分類賬中可能含有應(yīng)付賬款明細(xì)賬金額。

　　四是將房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款誤記入“在建工程”。在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)日常核算中，個別財務(wù)人員沒有考慮到房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的特殊性，將預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款誤記入“在建工程”科目或“工程物資”科目。對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)來說，其開發(fā)項目屬于存貨，其預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款應(yīng)該使用“預(yù)付賬款”和“開發(fā)成本”兩個科目進(jìn)行核算，而不是記入“在建工程”或“工程物資”。

　　五是“預(yù)付賬款”長期掛賬影響損益和稅收。企業(yè)按購貨合同預(yù)付貨款后，由于有的供貨單位不開發(fā)票，有的供貨單位可能倒閉或撤消，有的未倒閉但時間達(dá)兩年以上不可能開發(fā)票，財務(wù)人員不對這筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，致使預(yù)付賬款長期掛賬，影響當(dāng)期損益。在這種情況下正確的處理是：如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款性質(zhì)，或者因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收到所購貨物的，應(yīng)將原計人預(yù)付賬款的金額轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款，并計提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備。

　　二、加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的措施

　　以上列舉了預(yù)付賬款在企業(yè)實際核算中可能發(fā)生錯誤的幾種形式，為了使企業(yè)提供的財務(wù)信息更加真實、可靠，規(guī)范預(yù)付賬款的使用，必須對企業(yè)的預(yù)付賬款加強(qiáng)管理。具體措施如下：

　　一是建立健全預(yù)付賬款的相關(guān)制度。

　?。?）建立健全預(yù)付賬款管理責(zé)任制度。財務(wù)部門工程管理人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的設(shè)備管理工作，材料核算人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的材料借款管理工作，供應(yīng)部門負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的清查催收工作。通過加強(qiáng)對預(yù)付賬款的管理，加速資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效益。

　?。?）建立預(yù)付賬款的控制制度。發(fā)生預(yù)付款項時必須簽訂合同，合同經(jīng)各有關(guān)部門會簽后，上交一份財務(wù)部備查。同時為了節(jié)約貨幣資金的支出，供應(yīng)部門應(yīng)按照經(jīng)部門主任、總會計師審批后的購貨合同的規(guī)定，辦理預(yù)付賬款支付手續(xù)，嚴(yán)格控制各種預(yù)付款項的額度。未簽訂購貨合同的業(yè)務(wù)不得發(fā)生預(yù)付賬款，外委工程不準(zhǔn)發(fā)生預(yù)付賬款。

　?。?）建立預(yù)付賬款臺賬管理制度。財務(wù)部門應(yīng)與客戶協(xié)商，要求客戶建立預(yù)付賬款臺賬，詳細(xì)反映各客戶預(yù)付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、目前對方的經(jīng)營狀況、預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等信息。對各種預(yù)付款項，應(yīng)按照購貨協(xié)議或合同的規(guī)定，按單位或個人名稱、債務(wù)單位、個人或供應(yīng)單位名稱設(shè)置有關(guān)的明細(xì)賬并詳細(xì)記載。同時將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整的檔案。

　?。?）建立健全預(yù)付賬款清理責(zé)任制度。按照供貨合同或提供勞務(wù)合同的協(xié)議，指定專人做好結(jié)算和催收工作，制定工作計劃，按期定額回收，防止可能的意外和損失發(fā)生。供應(yīng)部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間組織交貨，驗收入庫，并在7日內(nèi)報銷。如超過報銷期限，每天按預(yù)付金額的千分之三收取經(jīng)辦人資金占用費(fèi)。財務(wù)部門對所發(fā)生的預(yù)付賬款如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款的性質(zhì)，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收回所購貨物的，應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。

　?。?）建立財務(wù)人員培訓(xùn)制度。財務(wù)人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會計理論知識和預(yù)付賬款的運(yùn)用，不做錯賬。

　?。?）建立單位負(fù)責(zé)人的責(zé)任制度。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)對本單位采購與預(yù)付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與預(yù)付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負(fù)責(zé)。

　?。?）建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。

　　二是財務(wù)負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對“預(yù)付賬款”進(jìn)行實質(zhì)性測試。

　　重點審查預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性，獲取或編制預(yù)付賬款明細(xì)表，復(fù)核加計正確，并與報表數(shù)、總賬數(shù)和明細(xì)賬合計數(shù)核對，同時請單位協(xié)助，在預(yù)付賬款明細(xì)表上標(biāo)出截止檢查日已收到貨物并沖銷預(yù)付賬款的項目，抽查復(fù)核其真實性和正確性。應(yīng)選擇以下方法對預(yù)付賬款進(jìn)行分析性復(fù)核：

　　·將期末預(yù)付賬款余額與上期期末余額進(jìn)行比較，分析其波動原因；

　　·了解預(yù)付賬款慣例以及收回貨物的平均天數(shù)，并分析預(yù)付賬款的賬齡，如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款性質(zhì)，或者因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收到所購貨物的，是否將原計入預(yù)付賬款的金額轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款并按企業(yè)的會計政策計提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備；

　　·計算預(yù)付賬款與主營業(yè)務(wù)成本的比率，并與以前各期比較，分析異常變動的原因；

　　·將預(yù)付賬款余額的增減幅度與主營業(yè)務(wù)成本的增減幅度比較，分析異常變動的原因；

　　·對大額異常項目進(jìn)行調(diào)查。

　　應(yīng)檢查預(yù)付賬款是否存在貸方余額，如果有，應(yīng)查明原因，必要時作重分類調(diào)整。

　　應(yīng)檢查預(yù)付賬款長期掛賬的原因，企業(yè)購進(jìn)的材料及勞務(wù)，一般都應(yīng)及時結(jié)算，若長期未結(jié)，則需要審查是否因?qū)Ψ絾挝贿`反供貨合同而發(fā)生糾紛導(dǎo)致雙方正在交涉或訴訟中，或因?qū)Ψ絾挝蛔兏仍蛭磥硭饕贡徊閱挝晃丛犊罨蛭茨芨犊?；還是虛賬、假賬以預(yù)付款轉(zhuǎn)到外單位返還的回扣款、銷售收入或其他收入。注意結(jié)合應(yīng)付賬款明細(xì)賬查核是否有重復(fù)付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在“應(yīng)付賬款”和“預(yù)付賬款”中同時掛賬的情況。

　　應(yīng)檢查企業(yè)是否將正常的主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營業(yè)外收入記入“預(yù)付賬款”，截留各種收入，推遲納稅或達(dá)到偷稅的目的；審閱“預(yù)付賬款”明細(xì)賬，從摘要、對應(yīng)賬戶的記錄中發(fā)現(xiàn)線索，再進(jìn)一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關(guān)資料。

　　應(yīng)檢查企業(yè)是否利用預(yù)付賬款業(yè)務(wù)往來為他人進(jìn)行非法結(jié)算以獲取回扣或以此來轉(zhuǎn)移資金、私設(shè)小金庫；審查預(yù)付賬款業(yè)務(wù)合同是否真實合法，有無以虛假或不合理合同串通舞弊，虛列預(yù)付賬款；是否利用預(yù)付賬款列支非法支出，查證預(yù)付賬款明細(xì)賬的賬齡長短及相關(guān)的憑證，如賬齡過長，則有利用“預(yù)付賬款”轉(zhuǎn)移資金或進(jìn)行其他舞弊行為的可能。對長期未收到貨物的預(yù)付賬款，可向供貨單位進(jìn)行查詢。

　　應(yīng)注意審查預(yù)付貨款是否屬于正常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范圍；檢查購人的物資、材料等是否屬于該單位正常需要；采購物資、材料是否已驗收入庫；有無為外單位套取物資、材料的行為（代他人采購?fù)[藏非法倒賣、轉(zhuǎn)移收入、貪污賄賂等違法違紀(jì)行為）；關(guān)注是否存在關(guān)聯(lián)方預(yù)付賬款，若有，應(yīng)通過了解關(guān)聯(lián)交易事項的目的、價格和條件或檢查采購合同確認(rèn)該預(yù)付賬款的合法性和合理性，通過向關(guān)聯(lián)方函證確認(rèn)交易的真實性。