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基于Excel平臺的會計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)探討

2003-11-23 13:11 來源:蔣亞東、徐緒堪、章瑜楨

  電算化會計(jì)是一門融會計(jì)學(xué)、管理學(xué)、信息技術(shù)為一體的邊緣學(xué)科。會計(jì)處理的大部分工作是對各種表格進(jìn)行加工、處理,而Excel是非常優(yōu)秀的電子表格軟件,它除了提供一般的電子表格、數(shù)據(jù)圖表功能外,還提供了各種管理和決策分析的功能。因此,使用Excel可以方便、準(zhǔn)確地處理日常會計(jì)業(yè)務(wù)。本文以此軟件為基礎(chǔ)探討了會計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

  1會計(jì)信息系統(tǒng)簡介

  會計(jì)信息系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ),起初主要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來替代手工記賬、算賬、報(bào)賬等賬務(wù)處理,隨著企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展,則要求用系統(tǒng)思想處理會計(jì)核算業(yè)務(wù),提供財(cái)會信息,輔助財(cái)會分析、預(yù)測、決策和計(jì)劃制定,加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制,最終建立現(xiàn)代會計(jì)信息系統(tǒng)。會計(jì)信息系統(tǒng)可分為三個層次:會計(jì)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、會計(jì)管理信息系統(tǒng)、會計(jì)決策支持系統(tǒng)。從現(xiàn)代信息系統(tǒng)的觀點(diǎn)看,會計(jì)信息系統(tǒng)與模型是密不可分的。早期的會計(jì)信息系統(tǒng)只是一種單純的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng),而今天的會計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到集數(shù)據(jù)處理、事務(wù)管理與決策支持為一體的、新型的會計(jì)信息系統(tǒng)。這種新型的會計(jì)信息系統(tǒng)是以模型為基礎(chǔ)、以信息管理和輔助決策為目的的。

  2 Excel特點(diǎn)及功能

  Excel是Microsoft公司開發(fā)的辦公軟件,是目前最佳的電子表格系統(tǒng)。Excel集萬能的表格計(jì)算、豐富的圖形顯示和方便的數(shù)據(jù)管理于一體,并能方便地實(shí)現(xiàn)與各類經(jīng)濟(jì)管理信息系統(tǒng)軟件的數(shù)據(jù)共享,甚至提供了各種管理和決策分析的功能[1].Excel對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、提煉的技術(shù),能夠有力地支持會計(jì)信息處理和管理決策分析,例如:使用模擬運(yùn)算表進(jìn)行敏感性分析,使用單變量求解工具進(jìn)行目標(biāo)利潤規(guī)劃,使用規(guī)劃求解工具進(jìn)行最優(yōu)化決策,使用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行應(yīng)收帳款收帳管理等。同時,Excel已經(jīng)被世界財(cái)經(jīng)管理人員公認(rèn)為卓越的信息分析和信息處理軟件工具,因此,使用Excel不僅可以方便、準(zhǔn)確地處理日常會計(jì)業(yè)務(wù),避免陷入繁瑣數(shù)據(jù)的“泥團(tuán)”,而且可以繞過大量程序的編制工作。

  3會計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

  3.1宏觀規(guī)劃

  a.總體規(guī)劃。會計(jì)信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃,是一個根據(jù)需求分析,對手工會計(jì)進(jìn)行抽象、建立模型的過程。這部分主要由戰(zhàn)略計(jì)劃(或叫戰(zhàn)略規(guī)劃)、組織信息需求分析和資源分析三部分組成。

  b.構(gòu)建邏輯模型。會計(jì)信息系統(tǒng)的邏輯模型,是對會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)及實(shí)現(xiàn)過程的邏輯描述。會計(jì)信息系統(tǒng)為了實(shí)現(xiàn)其目標(biāo),需要在系統(tǒng)內(nèi)部對輸入、輸出和處理過程進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的組織,邏輯模型就是這種內(nèi)部結(jié)構(gòu)關(guān)系的圖形反映,它著重用邏輯過程或主要的業(yè)務(wù)任務(wù)來描述會計(jì)系統(tǒng)。所謂邏輯過程不是指詳細(xì)設(shè)計(jì)的計(jì)算程序過程,而只是表示對象系統(tǒng)中流動的數(shù)據(jù)內(nèi)容及其處理流程。

  c.設(shè)計(jì)物理模型。物理模型是會計(jì)信息系統(tǒng)的物理實(shí)現(xiàn)的描述,它是信息系統(tǒng)物理設(shè)計(jì)的產(chǎn)物。對于小型應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì),物理設(shè)計(jì)相當(dāng)于通常說的詳細(xì)設(shè)計(jì);對于大型信息系統(tǒng),它強(qiáng)調(diào)的是信息系統(tǒng)的物理布局。物理模型描述對象系統(tǒng)如何做,以及如何實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的物理過程。在這一過程中可能會涉及具體的人、部門、時間、設(shè)備和算法(即廣義的解決問題的方法)。整個系統(tǒng)的規(guī)劃就是圍繞對象的需求及其變化來構(gòu)建對象的物理模型,并把物理模型轉(zhuǎn)化為邏輯模型,然后再根據(jù)對象的物理的和邏輯模型的變化,構(gòu)造新系統(tǒng)的邏輯模型,進(jìn)而構(gòu)建新系統(tǒng)物理模型的過程。

  3.2微觀設(shè)計(jì)

  從微觀方面來看,會計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是由一系列模型構(gòu)成的有序集合。會計(jì)信息系統(tǒng)中的管理模型一般要根據(jù)企業(yè)的管理目標(biāo)、會計(jì)信息系統(tǒng)分析的結(jié)果以及管理科學(xué)方面的知識來定,沒有確切的劃分。

  a.成本管理系統(tǒng)模型。包括成本核算模型、成本預(yù)測模型和成本分析模型,所用的方法有:Excel的散點(diǎn)圖技術(shù)、相關(guān)性分析技術(shù)、數(shù)量經(jīng)濟(jì)模型、投入產(chǎn)出模型、線形回歸分析模型、指數(shù)平滑模型、量-本-利分析模型以及各類比較模型;贓xcel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能,可將其作為建模的理想工具,包括成本性態(tài)分析、成本動因選擇和成本預(yù)測,都可以利用Excel的相關(guān)功能代替手工操作進(jìn)行。

  b.生產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)模型。包括編制生產(chǎn)計(jì)劃大綱、生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃。具體方法為:物料需求計(jì)劃(MRP)、制造資源計(jì)劃(MRPII)、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃模型(PERT)、投入產(chǎn)出模型、數(shù)學(xué)規(guī)劃模型以及經(jīng)驗(yàn)方法等。

  c.庫存管理系統(tǒng)模型。包括庫存物資的分類法、庫存物資的分類模型以及一些程序化的管理模型。存貨決策的內(nèi)容可分為兩類,一類是研究怎樣把存貨的數(shù)量控制在最優(yōu)水平上,即“存貨控制的決策”;另一類是研究為了保持適當(dāng)?shù)拇尕洠荒攴謳状斡嗀,每次訂貨多少最?jīng)濟(jì)以及在什么情況下訂貨比較合適,即“存貨規(guī)劃的決策”。

  d.合同管理系統(tǒng)模型。指對信托、委托存貸款合同的管理[2],包括定義、修改與查詢合同文本項(xiàng)目;定義客戶資料內(nèi)容及格式,建立客戶檔案資料,并隨時查詢;定義計(jì)劃項(xiàng)目和實(shí)際項(xiàng)目,通過核算,跟蹤合同的執(zhí)行情況。

  e.柜臺核算系統(tǒng)模型。包括系統(tǒng)、憑證、賬戶、柜臺和查詢五大部分。數(shù)據(jù)管理方式為:柜臺系統(tǒng)的賬戶是后臺賬務(wù)系統(tǒng)科目體系的延續(xù),其性質(zhì)等同于賬務(wù)系統(tǒng)的最明細(xì)級科目,即必須為參加核算的全部存款客戶建立賬戶,同時明確該賬戶對應(yīng)哪一個客戶,各類賬戶分別屬不同的記賬科目。

  f.經(jīng)理查詢系統(tǒng)模型。通過Internet/Intranet,使用WWW瀏覽器對總部及辦事處數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢,使決策層了解財(cái)務(wù)管理運(yùn)行狀況,使財(cái)務(wù)信息更具全局性和時效性。

  g.客戶服務(wù)系統(tǒng)模型?蛻粼谶h(yuǎn)地可通過Internet/Intranet,使用WWW瀏覽器對其在財(cái)務(wù)公司的開戶信息、明細(xì)賬、余額進(jìn)行查詢。

  3.3數(shù)據(jù)的保護(hù)及共享

  a.通過將操作人員劃分為系統(tǒng)員、主管員、操作員三級,可有效地解決實(shí)行會計(jì)電算化后的人員分工及相互牽制問題。

  b.通過操作日志,隨時監(jiān)督會計(jì)人員的日常工作。除財(cái)會人員外,其他人員無法修改財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

  c.通過設(shè)置登陸權(quán)限和工作簿的打開權(quán)限,對工作表中的數(shù)據(jù)或工作簿的結(jié)構(gòu)進(jìn)行加密保護(hù),防止別人查看或更改數(shù)據(jù)。在整個系統(tǒng)內(nèi)部,可使用Excel的共享工作簿特性實(shí)現(xiàn)會計(jì)數(shù)據(jù)的共享:Excel提供了追蹤數(shù)據(jù)來源的功能,當(dāng)把工作簿設(shè)為共享工作簿時,就打開了一個“沖突日志”來記錄各種編輯操作,審核人員可以據(jù)此追蹤數(shù)據(jù)的來源;另外,可通過遠(yuǎn)程登陸訪問,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享:只要擁有足夠權(quán)限,用戶就可以方便地進(jìn)入客戶查詢系統(tǒng),進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄訪問,總部領(lǐng)導(dǎo)也可以非常及時準(zhǔn)確地了解辦事處的金融經(jīng)濟(jì)情況,更好地進(jìn)行統(tǒng)一管理。

  3.4基于Excel會計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

  目前市場上出售的用友軟件、金蝶軟件等會計(jì)軟件和一些企業(yè)使用的會計(jì)軟件,都是一種會計(jì)信息系統(tǒng),是經(jīng)過長期編制和調(diào)試開發(fā)出來的,與之相比,特別是對于中、小企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng),用Excel開發(fā)的會計(jì)信息系統(tǒng)有以下優(yōu)點(diǎn):(a)開發(fā)周期短,遠(yuǎn)小于用編程開發(fā)的系統(tǒng);(b)開發(fā)費(fèi)用少,對開發(fā)者要求不高,只需具備會計(jì)知識和Excel知識就可開發(fā),并不需要高級程序員、數(shù)據(jù)分析員等人才;(c)為用戶提供直觀的交互界面、方便的表格設(shè)計(jì)和美觀的輸出效果;(d)維護(hù)簡單方便,一般用戶都可以自行進(jìn)行維護(hù),為系統(tǒng)正常運(yùn)行提供有力保障,同時節(jié)省大量的維護(hù)費(fèi)用。

  4結(jié)束語

  隨著Excel對表格處理的功能不斷加強(qiáng)和完善,用Excel開發(fā)會計(jì)信息系統(tǒng)或進(jìn)行會計(jì)表格處理將成為一大趨勢。大范圍的信息處理網(wǎng)絡(luò)的建立,不但能使不同單位的會計(jì)信息相互交流和共享,而且能使系統(tǒng)的處理重心從數(shù)據(jù)處理逐步轉(zhuǎn)移到?jīng)Q策支持系統(tǒng)等智能化管理上。值得注意的是,會計(jì)信息系統(tǒng)必須結(jié)合最新的《會計(jì)法》、《企業(yè)會計(jì)制度》以及涉及企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則的相關(guān)文件進(jìn)行開發(fā),否則將不具備適用性.