［摘 要］本文指出港口企業(yè)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化管理應(yīng)從六個(gè)方面入手，要不斷完善會(huì)計(jì)電算化規(guī)章制度、注意硬軟件的維護(hù)、定期進(jìn)行人員培訓(xùn)、規(guī)范電腦操作行為、保持?jǐn)?shù)據(jù)的安全、努力降低會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行成本開支，從而確保企業(yè)會(huì)計(jì)電算化平穩(wěn)、連續(xù)、持久地正常進(jìn)行，不斷適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)的要求，更好地讓現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù)于港口企業(yè)財(cái)務(wù)管理。
［關(guān)鍵詞］企業(yè) 會(huì)計(jì) 電算化 管理
一、會(huì)計(jì)電算化的制度管理
財(cái)政部曾發(fā)布了《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》，它是企事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)電算化工作的指導(dǎo)性、綱領(lǐng)性文件，港口企業(yè)應(yīng)按照該《辦法》的精神，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，分析本企業(yè)的特點(diǎn)，及時(shí)制定本企業(yè)的“會(huì)計(jì)電算化管理規(guī)范”，用于指導(dǎo)和規(guī)范本企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作。在此規(guī)范中，要規(guī)定會(huì)計(jì)電算化人員的資格證書要求，要強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化人員的崗位責(zé)任制，明確會(huì)計(jì)電算化操作流程，要明確財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件版本購(gòu)置及升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，要確立會(huì)計(jì)電算化核算業(yè)務(wù)步驟，建立會(huì)計(jì)電算化硬軟件及數(shù)據(jù)管理指引等等。在制度管理方面，我們要克服兩種傾向：一是認(rèn)為只要在實(shí)際電算化工作中堅(jiān)持一種行之有效、約定俗成的習(xí)慣性經(jīng)驗(yàn)性做法就可以了，不一定花時(shí)費(fèi)力地去制定書面的會(huì)計(jì)電算化規(guī)定；二是認(rèn)為制定書面的會(huì)計(jì)電算化規(guī)范是必要的，但在實(shí)際工作中我們不一定真正嚴(yán)格地去執(zhí)行它落實(shí)它。
港口企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理制度是本企業(yè)實(shí)行和做好會(huì)計(jì)電算化工作的基本前提和重要基礎(chǔ)，它能保證企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作有章可循、有規(guī)可依，保證港口企業(yè)總部及其下屬各分公司會(huì)計(jì)電算化工作的統(tǒng)一性、同步性、通用性，避免會(huì)計(jì)核算上的五花八門，防止操作人員犯下常識(shí)性錯(cuò)誤，也可及時(shí)對(duì)違反會(huì)計(jì)電算化規(guī)定的人員和事例進(jìn)行必要的處罰和處理。有了書面管理制度并不等于萬(wàn)事大吉，更重要的是落實(shí)制度執(zhí)行制度，要廣泛宣傳制度，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)制度，要加大監(jiān)督檢查力度，督促相關(guān)人員將會(huì)計(jì)電算化制度落實(shí)好執(zhí)行好，同時(shí)在施行的過(guò)程中務(wù)必收集和總結(jié)該制度存在的問(wèn)題和不足，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷緊跟變化了的實(shí)際情況，適時(shí)修訂和完善本企業(yè)會(huì)計(jì)電算化制度，使之始終緊貼和適應(yīng)本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理客觀現(xiàn)實(shí)，讓會(huì)計(jì)電算化始終在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的大目標(biāo)指引下健康發(fā)展。
二、會(huì)計(jì)電算化的硬軟件管理
在會(huì)計(jì)電算化的硬軟件管理上，配備合適的計(jì)算機(jī)是沒有問(wèn)題的，在選用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件上就要慎重考慮，因?yàn)楝F(xiàn)在市場(chǎng)上有許許多多、各式各樣的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件，這些軟件所作的廣告都很好，所用的推銷手段都是新穎的，常常令我們目不暇接、猶豫不定。我們應(yīng)深入了解財(cái)務(wù)軟件的性能、質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)，選用那些安全可靠、容易操作且經(jīng)過(guò)財(cái)政部批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件，必要時(shí)可以聘請(qǐng)專門的財(cái)務(wù)軟件公司前來(lái)根據(jù)本港口生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際、會(huì)計(jì)核算科目實(shí)際設(shè)計(jì)特制的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件。另外，選用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件時(shí)還要考慮到其日后的升級(jí)、更新、換代的功能。但不管怎樣，一個(gè)港口企業(yè)內(nèi)部的總部與下屬各分公司最好選用同一品牌和型號(hào)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件，以保持總部與其下屬分公司之間、下屬分公司之間財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件的兼容與聯(lián)網(wǎng)，保持會(huì)計(jì)資料格式的一致性，也能增強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的共享性，從而有利于促進(jìn)港口企業(yè)財(cái)務(wù)管理的方便性、規(guī)范性，有利于體現(xiàn)本港口企業(yè)良好的整體形象。
三、會(huì)計(jì)電算化的人員管理
先進(jìn)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)需要具備一定操作技能的人員進(jìn)行操作，人員的管理是會(huì)計(jì)電算化管理過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)。港口企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要選聘思想好、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)強(qiáng)的人員從事會(huì)計(jì)電算化工作，接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)并取得會(huì)計(jì)電算化資格證書，要按照“不相容崗位分離”的原則，合理設(shè)置崗位分工，明確各自責(zé)權(quán)，既分工又協(xié)作，既聯(lián)系又獨(dú)立，形成相互融合相互制衡的機(jī)制。港口企業(yè)應(yīng)將系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護(hù)人員這三種不相容崗位相互分離，互不兼任，以減少會(huì)計(jì)電算化人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。同時(shí)，本企業(yè)要定期對(duì)會(huì)計(jì)電算化人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，抓好業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，跟上計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展。要防止會(huì)計(jì)電算化人員故意犯錯(cuò)誤，也要防止會(huì)計(jì)電算化人員無(wú)意犯錯(cuò)誤，也要防止操作人員的突然離職而影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行，努力降低實(shí)行會(huì)計(jì)電算化而為企業(yè)帶來(lái)的負(fù)面效應(yīng)。
四、會(huì)計(jì)電算化的操作管理
會(huì)計(jì)電算化的操作管理就是對(duì)會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出進(jìn)行有效的控制，保證會(huì)計(jì)記錄的正確、完整、及時(shí)、順利。輸入控制就是對(duì)操作人員將原始憑證輸入計(jì)算機(jī)的過(guò)程進(jìn)行控制，要求所有數(shù)據(jù)輸入必須經(jīng)過(guò)授權(quán)和批準(zhǔn)，要將經(jīng)授權(quán)和已批準(zhǔn)的數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確地輸入計(jì)算機(jī)，要采取核對(duì)、牽制等手段進(jìn)行校驗(yàn)，要通過(guò)計(jì)算機(jī)編輯檢驗(yàn)來(lái)自動(dòng)檢查數(shù)據(jù)的正確完整，要防止輸入時(shí)出現(xiàn)遺漏、重復(fù)、分類錯(cuò)誤和編碼錯(cuò)誤，要防止未經(jīng)授權(quán)的人員私自進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入。處理控制就是對(duì)計(jì)算機(jī)在計(jì)算、排序、加計(jì)、過(guò)賬、合并以及文件更新的加工處理過(guò)程進(jìn)行控制，要建立授權(quán)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)責(zé)任制，要求經(jīng)授權(quán)的人員或?qū)Ｂ毴藛T對(duì)加工處理的內(nèi)容、處理過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤提示和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行檢查和解決，也就是“人監(jiān)督機(jī)器”的過(guò)程。輸出控制就是對(duì)計(jì)算機(jī)打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料或傳遞發(fā)出的電子會(huì)計(jì)資料的安全性、正確性、及時(shí)性進(jìn)行控制，要從形式上和內(nèi)容上對(duì)輸出的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行賬賬核對(duì)、賬表核對(duì)、賬實(shí)核對(duì)的檢查，要通過(guò)設(shè)置文件分送清單、建立專人負(fù)責(zé)制等形式保證文件資料安全及時(shí)地傳送到管理層手中。
五、會(huì)計(jì)電算化的安全管理
會(huì)計(jì)電算化的安全管理就是指采取多種措施保持電算化系統(tǒng)運(yùn)行的安全、數(shù)據(jù)的安全，要充分估計(jì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)可能面臨的各種安全風(fēng)險(xiǎn)，要對(duì)每天的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，要對(duì)各種數(shù)據(jù)的讀寫、修改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，要讓每一個(gè)操作人員必須憑借自己的身份和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，要盡量避免經(jīng)常利用會(huì)計(jì)電算化計(jì)算機(jī)進(jìn)行上網(wǎng)或收發(fā)電子郵件，要防止網(wǎng)絡(luò)電腦病毒的侵入，最好讓會(huì)計(jì)電算化電腦脫離因特網(wǎng)而獨(dú)立運(yùn)行，要防止操作人員故意泄露、破壞電腦數(shù)據(jù)，要防止備份磁盤的破損和丟失，在選用存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)最好刻錄光盤而少用軟盤，同時(shí)也不能忽視對(duì)裝訂好和未加以裝訂的會(huì)計(jì)憑證的妥善保管，要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)憑證的唯一性特點(diǎn)，要綜合運(yùn)用各種手段確保會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全有效，要把“安全第一、安全出效益”的理念貫穿于會(huì)計(jì)電算化工作的始終。
六、會(huì)計(jì)電算化的成本管理
比起手工會(huì)計(jì)核算來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)電算化的成本要高得多，但會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)是手工會(huì)計(jì)核算難以相比的，會(huì)計(jì)電算化也存在一個(gè)成本開支問(wèn)題，不斷降低會(huì)計(jì)電算化的使用成本、提高會(huì)計(jì)電算化的投入效益是港口企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的重要任務(wù)。首先，企業(yè)應(yīng)通過(guò)招標(biāo)方式批量購(gòu)置計(jì)算機(jī)，降低采購(gòu)支出。其次，重視會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行的室內(nèi)溫度、濕度、清潔度等環(huán)境因素，盡量避免計(jì)算機(jī)的提前報(bào)廢，努力延長(zhǎng)電腦的使用壽命。再次，操作人員對(duì)計(jì)算機(jī)要謹(jǐn)慎操作、小心呵護(hù)、定期保養(yǎng)，減少計(jì)算機(jī)的維修費(fèi)用。最后，計(jì)算機(jī)的磁盤、打印紙、墨盒等耗用品應(yīng)實(shí)行定點(diǎn)供應(yīng)、批量采購(gòu)的制度，會(huì)計(jì)賬簿堅(jiān)持年末一次性打印輸出的原則，不斷降低計(jì)算機(jī)的耗品費(fèi)用。（收稿日期：2005-12-20）
參考文獻(xiàn)
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