伴隨著計算機技術與網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，會計工作也由電算化逐步轉向信息化，會計信息的處理與傳輸呈現(xiàn)出自動化、電子化、無紙化和實時化的特點，會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，如何保證會計信息化檔案的安全與完整，成為會計信息化工作的突出問題。

　　一、會計信息化的特征

　　(一)無紙化與多元化

　　會計信息化要依靠信息技術來完成，則必須將所有的會計數(shù)據(jù)通過計算機技術進行處理和輸出。在該過程中除了交易中使用的發(fā)票和合同等紙質(zhì)檔案，其他信息在進入計算機處理過程以后均存儲在計算機內(nèi)部的磁性存儲介質(zhì)中，在整個處理過程中沒有紙質(zhì)介質(zhì)參與，同時這種無紙化的特點也導致了會計信息多元化，使會計信息已經(jīng)不是簡單的賬務數(shù)據(jù)，還包含企業(yè)內(nèi)部的各種管理參考信息、人事數(shù)據(jù)、企業(yè)運行趨勢、決策分析等。

　　(二)智能性與開放性

　　隨著計算機信息技術的發(fā)展，在會計信息化實現(xiàn)的同時也標志著會計工作進入智能化階段。會計信息化系統(tǒng)會自動根據(jù)會計數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢和狀態(tài)等信息進行智能分析并給出相應的參考意見。在會計數(shù)據(jù)表現(xiàn)出非正常趨勢時還可以發(fā)出警報信息，同時，會計信息化系統(tǒng)是一個開放的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)與其他管理系統(tǒng)的對接及整合，從而實現(xiàn)信息共享與互通，使多方面數(shù)據(jù)綜合分析成為可能。隨著計算機AI技術的不斷提高，會計信息化系統(tǒng)的智能化將進一步加強，人工操作過程將進一步減少，同其他系統(tǒng)之間的聯(lián)系也將更加緊密。

　　(三)高速性與準確性

　　會計信息系統(tǒng)是依賴計算機系統(tǒng)實現(xiàn)的，計算機對各種數(shù)據(jù)的處理具有高速性與準確性，在將會計工作人員從繁重的工作中解除出來的同時，會計信息化系統(tǒng)還能對會計數(shù)據(jù)進行分析，將其從數(shù)據(jù)狀態(tài)轉化為信息狀態(tài)，使得會計信息化系統(tǒng)比傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)和電算化會計系統(tǒng)更加高效。

　　二、會計信息化檔案管理中的問題

　　(一)安全方面

　　在會計信息化環(huán)境下，許多會計檔案資料已不僅僅是賬表等的有限形式，還包含計算機通過對企業(yè)財務信息的分析和計算而得出的參考信息等。因此，保證會計信息檔案的安全將是會計信息化工作中的首要問題。一是完整性問題。會計檔案是連續(xù)的紙質(zhì)檔案，而會計信息化檔案不僅包括會計工作的相關檔案資料，還包含相關財務軟件的運行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數(shù)據(jù)庫相關信息等諸多資料。因此會計信息化檔案的保管不僅要將數(shù)據(jù)保留，還要將其他相關的信息進行保存，這些方面的資料缺一不可。二是易篡改問題。會計檔案在保管時必須保證其沒有經(jīng)過篡改，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于其材質(zhì)的特性決定了如果被修改就會留下痕跡，因此保留下來的會計檔案數(shù)據(jù)不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。三是泄密問題。會計信息化檔案作為企業(yè)財務的重要數(shù)據(jù)關系到整個企業(yè)的經(jīng)營活動，需要保證會計檔案中的信息不被非法訪問。計算機信息的特性，使得對會計信息檔案的復制竊取變得更加容易且不易發(fā)現(xiàn)，同時，大部分會計軟件都沒有對存儲在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行加密，簡單的復制數(shù)據(jù)庫文件即可很輕易的獲得會計信息化檔案資料。四是計算機病毒。現(xiàn)代計算機技術的快速發(fā)展，導致計算機病毒日益猖獗。會計信息化檔案是以文件形式存儲在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡通信功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統(tǒng)控制權，直接將檔案文件通過網(wǎng)絡發(fā)送給病毒的支配者或監(jiān)控計算機的硬件設備。不僅如此，隨著計算機硬件和網(wǎng)絡的發(fā)展，計算機病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲介質(zhì)傳播發(fā)展到現(xiàn)在的在網(wǎng)絡上傳播。同時，大量的專用病毒和間諜軟件的出現(xiàn)也對會計信息化檔案的安全造成極大的威脅。

　　(二)維護方面

　　會計信息化檔案的維護要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識，還應具備一定的財務管理方面的專業(yè)技能與計算機硬件知識，這使會計信息化檔案的維護工作變得更為復雜和困難。一是存儲介質(zhì)。會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。對于存儲介質(zhì)的選擇，不僅要考慮其購置價格，而且要考慮到存儲介質(zhì)的維護成本、可靠性、保管環(huán)境要求等多方面因素。二是計算機財務軟件標準不統(tǒng)一。當前企業(yè)常用的會計軟件之間沒有統(tǒng)一的操作規(guī)程，從界面外觀、操作菜單分布到數(shù)據(jù)存儲方式及存儲結構都不盡相同；各會計軟件開發(fā)商之間沒有統(tǒng)一的開發(fā)標準。因此，在對檔案數(shù)據(jù)進行操作時很可能由于會計人員對不同版本的軟件不夠熟悉而導致人為性錯誤。同時，由于會計準則、會計制度的變化以及其它經(jīng)濟法規(guī)的出臺，也會導致財務軟件版本的不斷變化。三是電子檔案數(shù)據(jù)的日常處理。計算機數(shù)據(jù)不同于紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)保管。通常的紙質(zhì)檔案在完成后只需要進行歸檔保存，而會計軟件對會計數(shù)據(jù)多采用數(shù)據(jù)庫存儲。企業(yè)的財務人員一般只會使用相關的財務軟件，而不懂得相關數(shù)據(jù)庫的維護操作知識，這就會造成會計軟件無法充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢。四是使用會計軟件的相關設備與環(huán)境。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在一定介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。所以會計信息化檔案不僅包括了計算機中存儲的會計資料和信息，還包括這些資料與信息的使用環(huán)境、還原方法、相關的數(shù)據(jù)庫信息和會計軟件及版本信息等。由于許多商業(yè)化會計軟件在使用時會有諸多限制，因此在保存的時候需要與會計軟件一起隨同會計信息化檔案進行保存和管理。

　　三、會計信息化檔案管理的對策

　　(一)安全方面

　　一是確保會計信息化檔案的完整性。計算機技術的高速發(fā)展，使許多軟件和硬件設備更新?lián)Q代。會計信息化檔案在保存的同時，應當對相關的計算機軟件也進行備份保存。在必要的情況下，還應對硬件設備進行封存以備日后使用。在備份數(shù)據(jù)方面，應當保證定期備份數(shù)據(jù)的持續(xù)性，除了備份數(shù)據(jù)之外，還應收集計算機系統(tǒng)的型號、存儲空間大小、外部設備的配套類型；計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務軟件的編程語言，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務軟件的銷售公司名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及相關軟件系統(tǒng)的配套說明書及使用手冊等。二是防止檔案數(shù)據(jù)被篡改及泄密。要建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度、嚴格權限分級、加強會計信息系統(tǒng)檔案的安全管理。主要包括：會計信息系統(tǒng)的操作授權管理；加強檔案的借閱修改手續(xù)管理；建立健全會計信息系統(tǒng)檔案的操作日志。通過操作日志管理，檔案管理人員可以掌握借閱人員對檔案的使用情況，監(jiān)督和控制非法操作；根據(jù)會計信息化檔案的載體特性，采取一定的物理保護措施并采用AB備份法進行備份；對傳輸、存檔的會計信息化檔案要進行一定的加密；有條件的單位可以考慮適當運用第三方軟件。三是計算機病毒。隨著計算機技術的普及，計算機病毒也日益呈現(xiàn)多樣化、免殺化、智能化、高破壞性的特點。據(jù)數(shù)據(jù)顯示：我國計算機病毒感染率正在逐年升高，傳播介質(zhì)也更加突出了多樣性的特點，但殺毒軟件的查殺率卻明顯地下降，病毒呈現(xiàn)出“免殺性”。由此可見，作為存放和處理會計信息化數(shù)據(jù)的計算機及服務器應當有專人管理，采取物理上隔絕，財務信息只接人財務系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)與公共互聯(lián)網(wǎng)，并定期用最新的病毒庫查殺病毒。同時還要嚴格禁止在相關的計算機上使用移動存儲介質(zhì)，嚴格病毒查殺和人工檢查，防止財務系統(tǒng)專用的計算機感染病毒。

　　(二)維護方面

　　一是存儲介質(zhì)的選擇。會計信息化檔案保存所使用的存儲介質(zhì)，要在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質(zhì)。一方面，現(xiàn)代計算機常用的外存儲設備為硬盤，因其存儲量大、擦寫方便等優(yōu)點，被各種計算機設備作為外存儲器使用，但硬盤是磁性介質(zhì)，對使用和保存環(huán)境要求較高，因此硬盤只適合作為計算機組成部分使用。同時，硬盤的單位存儲量成本較高，不適宜做長期和大批量的數(shù)據(jù)保存。另一方面，光盤作為一種光存儲介質(zhì)，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達4GB到8GB，而且造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低，因此對數(shù)據(jù)的存儲一般應以光盤存儲為主，并采用AB備份法，對檔案數(shù)據(jù)進行備份。在儲存光盤時應當通過內(nèi)環(huán)進行固定和架空存放，并定期對光盤進行復制備份。二是財務軟件版本的統(tǒng)一。在財務軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發(fā)者是否具有可靠的信譽、足夠強的資本和能力。此外，還應注意會計信息化檔案與對應的財務軟件版本的一致性。同時，會計信息化檔案不同于通常的會計電算化檔案，其還包含通過會計數(shù)據(jù)進行運算和處理而得出的參考信息以及企業(yè)運行和決策的信息等，因此在對會計信息化進行存檔的時候，應注意這些信息與會計數(shù)據(jù)的對應關系。三是電子檔案數(shù)據(jù)的日常處理。常見的財務軟件為了保證軟件的處理速度與效率，都會采用大型商業(yè)數(shù)據(jù)庫作為電子檔案存儲的數(shù)據(jù)源。該類大型商業(yè)數(shù)據(jù)庫一般都有較為強大的數(shù)據(jù)處理能力，但如果僅靠財務軟件的數(shù)據(jù)管理功能，會使數(shù)據(jù)庫不能發(fā)揮其原有的設計效率從而產(chǎn)生數(shù)據(jù)處理瓶頸，嚴重的情況下可能會導致已經(jīng)分離存儲的檔案讀取困難和軟件運行速度變慢，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，對會計信息化檔案的保存造成很大的影響。因此，企業(yè)應當指定熟悉數(shù)據(jù)庫管理的人員專門負責數(shù)據(jù)庫服務器的管理和維護，定期對數(shù)據(jù)庫進行備份和優(yōu)化。除了對正在使用的數(shù)據(jù)庫進行維護外，還應按期對已經(jīng)備份存檔的檔案數(shù)據(jù)進行檢查和核對，以便及時解決發(fā)現(xiàn)的問題。在對電子檔案進行日常維護的時候，應同時將新備份的檔案數(shù)據(jù)打印輸出，進行存檔以保證數(shù)據(jù)的安全。四是會計軟件的相關設備與環(huán)境。隨著計算機軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級，許多較配置落后的計算機將無法運行新的軟件，而版本較低的軟件也不能在新的計算機上進行安裝和運行。這就造成了許多軟件和數(shù)據(jù)雖然進行了備份，但在以后進行恢復讀取的時候卻無法還原出備份時的軟硬件環(huán)境，給恢復工作造成麻煩。因此，如果檔案需要存儲的時間較長，應在計算機軟件和硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的軟硬件和相關說明文檔一并存檔，以便在需要調(diào)閱前期檔案的時候更加方便。部分會計軟件在使用的時候還需要使用一些外部設備如“加密狗”。因此，如果軟件中包含這類設備或者其他影響軟件使用的軟硬件信息，也需要將這些信息和設備等一并備份并做好記錄。